Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d)

Herlanco GmbH; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen für Verwaltungsdienstleistungen sucht ab September 2025 eine Assistenz der Geschäftsleitung. Zu den Aufgaben gehören allgemeine Büroorganisation, vorbereitende Buchhaltung und die Betreuung von Mietobjekten. Bewerber müssen Kenntnisse in Microsoft Office, DATEV und gute Deutschkenntnisse besitzen. Diese Vollzeitstelle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.

Qualifikationen

• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen sind erforderlich.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und Reisekostenabrechnung ist wünschenswert.
• Gute Deutschkenntnisse sind unbedingt notwendig, Englisch und Französisch sind von Vorteil.

Aufgaben

• Verantwortlichkeit für allgemeine Büroorganisation und -verwaltung.
• Erledigung der vorbereitenden Buchhaltung und Finanzbuchhaltung.
• Unterstützung im Bereich Lohnbuchhaltung und Reisekostenabrechnungen.

Kenntnisse

Microsoft Office-Anwendungen

Deutsch

Englisch

Französisch

Vorbereitende Buchhaltung

Excel

Büromanagement

Tools

DATEV

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d)

Wir suchen ab dem 01.09.2025 eine/n Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d). Nach Rücksprache ist auch ein späterer Eintrittstermin möglich.

Aufgaben

• Sekretariat allgemein: Regelmäßige Postgänge 1-mal wöchentlich (Schließfach, Briefkästen Gerwig- und Tullastraße). Bearbeitung und Verwaltung der den allgemeinen Büroablauf betreffenden ein- und ausgehenden Post (postalisch, elektronisch), sowohl eigenverantwortlich als auch in Absprache mit der Geschäftsleitung
• Korrespondenz eigenverantwortlich oder nach Diktat/Vorgabe der Geschäftsleitung
• Erledigung aller allgemein anfallenden Bürotätigkeiten, Büroorganisation, Ablage Management (analog und digital)
• Überblick: Erstellen und Pflege von Verzeichnissen (Excel), z. B. Verträge, Passwörter, Verbräuche, Kosten, Mieten, Urlaubsplanung etc.
• Reservierungen von Hotels, Zugfahrten, Flüge für die Geschäftsleitung
• Pflege der Adressdatei (Outlook)
• Jährliche Weihnachtsaktion: Pflege und Aktualisierung der Adressdatei (Excel), Koordination der Aussendungen (Karten und Präsente)
• Telefonbetreuung, Empfang und Service für Besucher/Gäste
• Verwaltung von Büromaterial, sonstige Besorgungen für den täglichen Bedarf im Büro (Kaffee, Wasser etc…)

Finanzbuchhaltung

• Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater, Belegtransfer via DATEV
• Kontrolle Ein- und Ausgangsrechnungen, Überwachung der zu vergebenden Rechnungsnummern
• Kontrolle aller Belege
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Online-Banking
• Zugang zu Geschäfts-, Privat- und Kreditkartenkonten, Überwachung der Transaktionen (Einnahmen, Ausgaben)
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung sämtlicher steuerrelevanten Belege (analog, digital)

Lohnbuchhaltung

• Kontrolle von Reisekostenabrechnungen
• Löhne: Mitteilungen an das Steuerbüro, Werkstudenten nach Zeiterfassung, Erledigung und Überwachung der korrekten Auszahlung aller Gehälter
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen
• DSGVO-konforme Verarbeitung

Betreuung der Gesellschaften

• Zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten: Betreuung der Mietobjekte und Erstellen der jährlichen Nebenkostenabrechnungen

Marketing

• Kampagnen nach Bedarf

Profil

Anforderungen:

• Alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen
• Datev
• Deutsch, Englisch, Französisch
• Erweiterte Kenntnisse: Vorbereitende Buchhaltung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware DATEV, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Buchführung, Terminplanung/Überwachung

Wir bieten

Important note: Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

Karrierestufe

• Berufseinstieg

Beschäftigungsverhältnis

• Vollzeit

Tätigkeitsbereich

• Verwaltung

Branchen

• Verwaltungs- und Supportdienstleistungen

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