Administrative/Executive Assistant (m/w/d)

Careforce24; Bad Homburg vor der Höhe; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Personalberatungsfirma in Bad Homburg vor der Höhe sucht eine/n Administrative Assistant (m/w/d). Die Rolle umfasst die proaktive Kalender- und Meetingkoordination, die Organisation komplexer Besprechungen und die Unterstützung neuer Mitarbeitender. Erwartet werden mindestens 3 Jahre Erfahrung in einem administrativen Kontext sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Die Position bietet flexible Arbeitszeiten und einen unbefristeten Arbeitsvertrag.

Leistungen

30 Tage Jahresurlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Flexibel Arbeitszeiten

Individuelle Betreuung

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im administrativen Bereich.
• Erfahrung in der Kalender- und Meetingkoordination.
• Fähigkeit zur Organisation komplexer Besprechungen.

Aufgaben

• Proaktive Kalender- und Meetingkoordination für mehrere Partner:innen.
• Organisation komplexer Besprechungen inkl. Raum- und Technikplanung.
• Nutzung von KI zur Effizienzsteigerung.

Kenntnisse

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sehr gute Englischkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Teamorientierte Arbeitsweise

MS Office

Teams

SharePoint

CoPilot

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Overview

Careforce ist der Personalberater der Healthcare Industrie. Seit mehr als 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, die richtigen Spezialisten zu finden. Im Auftrag für unseren Kunden suchen wir eine/n

Administrative Assistant (m/w/d)
Unternehmenssitz: Frankfurt am Main
(hybrid, d. h. regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich)

Unser Mandant zählt weltweit über 34.000 Mitarbeitende und einen weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Es handelt sich um eine Arbeitnehmerüberlassung mit Start zum 01.12.2025.

Aufgaben

• Proaktive Kalender- und Meetingkoordination für mehrere Partner:innen
• Organisation komplexer Besprechungen inkl. Raum- und Technikplanung
• Organisation großer, komplexer Meetings an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Größenordnungen
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Pflege von Gruppen- und Verteilerlisten, Datenbanken und Kollaborationsplattformen
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Nutzung von KI zur Effizienzsteigerung und Automatisierung
• Vertretung anderer Assistenzkräfte bei Bedarf

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit relevanter Berufserfahrung
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im administrativen Bereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office, Teams, SharePoint, CoPilot
• Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise

Darauf darfst Du Dich freuen

• Eine spannende Aufgabe, neue Herausforderung und flexible Arbeitszeiten
• Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
• Ein attraktives Gehalt, vom ersten Tag an sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub
• Eine personalisierte und individuelle Betreuung: Ab der Bewerbung bis zur Einstellung

Nimm gerne Kontakt auf

… und erfahre mehr über diese und weitere spannende Stellen. Oder bewirb Dich direkt und unkompliziert über den unten stehenden Bewerben-Button oder sende Deinen Lebenslauf unter Angabe der Referenz CF18234 an die Kontaktadresse. Ein Anschreiben ist nicht erforderlich. Du erreichst uns auch persönlich montags bis freitags in der Zeit von 08:00 – 18:00 Uhr telefonisch oder per WhatsApp unter 0 22 34 / 20 36 – 213.