00171 | Assistent:in der Amtsleitung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Kiel; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Kiel sucht eine/n Assistent:in der Amtsleitung zur Unterstützung der zentralen Steuerung. Die Position bietet flexible Arbeitszeiten, Home-Office und eine sinnstiftende Aufgabe. Bewerber:innen sollten eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich und mindestens 3 Jahre Erfahrung mitbringen. Ein engagiertes Team erwartet Unterstützung in der Verwaltung und Kommunikation innerhalb der Organisation.

Leistungen

Flexibilität in der Arbeitszeit

Mobilitätsförderung

Betriebliche Gesundheitsförderung

Vielfalt und Inklusion

Sinnstiftende Aufgaben

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
• Kenntnisse in Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting.
• Fähigkeit, mit neuen Aufgaben umzugehen und vielfältige Menschen zu unterstützen.

Aufgaben

• Assistenz der Amtsleitung sicherstellen.
• Unterstützung bei Entscheidungsprozessen.
• Vorbereitung von Präsentationsunterlagen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt

Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Tools

Business-Intelligence-Tools

PowerPoint

Canva

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: 00171 | Assistent:in der Amtsleitung

Arbeitgeber: Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße

Arbeitsort

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung
• Kaufmännische Fachkraft
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Kieler Personal- und Organisationsamt sucht frische Köpfe

Starten Sie bei uns als

Assistent:in der Amtsleitung

(Eingruppierung nach EG 8 TVöD bzw. A 8 SHBesG)

und unterstützen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Was wir bieten

• Flexibilität. Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home‑Office
• Mobilitätsförderung. Zuschuss für Fahrräder, E‑Bikes, Job‑ oder Deutschlandticket
• Betriebliche Gesundheitsförderung. Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport‑ und Fitnessangebote
• Vielfalt. Safe‑Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
• Sinnstiftende Aufgabe. Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler:innen

Was zu tun ist

Mit der Gewinnung, Auswahl, Einstellung und Begleitung der derzeit 7.000 Beschäftigten der Kieler Stadtverwaltung hat das Personal‑ und Organisationsamt eine zentrale Bedeutung für die Funktionsfähigkeit der Kieler Verwaltung und damit für die Bürger:innen Kiels. Außerdem erbringt das Personal‑ und Organisationsamt weitere zentrale Services zur Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter:innen, mit dem Ziel die Effizienz der Verwaltung permanent zu verbessern.

Ihre zukünftigen Aufgaben

• Assistenz der Amtsleitung, z. B.
• Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
• Steuerungsunterstützung
• Tätigkeiten zur Entscheidungsunterstützung bei der Unternehmens‑ und Strategieentwicklung (z. B. KPI‑Tracking, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen)
• Nutzung von Business‑Intelligence‑Tools, um Reports oder Analysen für die Amtsleitung vorzubereiten
• Vor‑ und Nachbereitung von Führungskräfte‑Meetings, inklusive Follow‑up‑Steuerung
• Erstellung, Vorbereitung oder Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen mit Powerpoint oder Canva
• Schnittstellenfunktion und interne Kommunikation, z. B.
• Förderung einer aktiven Vernetzung innerhalb der Organisation: Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Führung, Teams und Abteilungen
• Gestaltung interner Kommunikationsformate (z. B. Amts‑Newsletter, Townhalls, Intranet‑Beiträge)
• Projekte, Corporate Design & Wohlfühlkultur, z. B.
• Begleitung von amtsinternen Projekten von der Amtsleitung oder aus der Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz
• Monitoring von Projektfortschritt, Budget und Ressourcen
• Sicherstellen eines einheitlichen Corporate Designs im gesamten Haus
• Initiierung von Mitarbeiterevents, Teamtagen oder kleinen Alltagsmomenten (z. B. Geburtstagskultur, Pausenaktionen, Dankesrituale)
• Spezialaufgaben, z. B.
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
• Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen (Infosystem der Kommunalpolitik)
• Zentrale Arbeitszeiterfassung (Ansprechperson für Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung/Urlaubsansprüche/Arbeitszeitregelungen)

Was Sie mitbringen

Ausbildung. Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen Bereich oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe Eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste

oder abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I

Erfahrung. Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung

Fachlichkeit. Kenntnisse im Bereich Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind freundlich und serviceorientiert, haben Spaß an neuen Aufgaben und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Sie haben ein Organisationstalent, sind diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Sie arbeiten selbständig, strukturiert und zuverlässig.

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung.

Interessiert? – Wir auch.

Gern möchten wir Sie kennenlernen!

Bei fachlichen Fragen zur Stelle steht Ihnen Hark Eitel, Tel.: [phone]‑2230 zur Verfügung.

Bei Fragen zum Auswahlverfahren hilft Ihnen Julia Holborn, Tel.: [phone]‑5294 weiter.

Vielfalt & Inklusion

Wir setzen uns aktiv für die Förderung von Frauen im Beruf ein und freuen uns besonders über Ihre Bewerbungen. Gleiches gilt für Menschen mit Behinderungen – wir treffen angemessene Vorkehrungen, um die volle und wirksame Teilhabe am Berufsleben gleichberechtigt sicherzustellen. Auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen verschiedenster Biographien. Ansprechpartner:innen zu diesen Themen finden Sie auf www.kiel.de/grundsätze.

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 14. Dezember 2025 die Referenznummer 00171 an und fügen Sie ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits‑ und Abschlusszeugnisse bei.

Unternehmensdarstellung: Landeshauptstadt Kiel Personal‑ und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße

Landeshauptstadt Kiel Personal‑ und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße

Öffentlicher Dienst Verwaltung Landeshauptstadt

Gründung: 1242

Betriebsgröße: über 6.000 Mitarbeitende

Kiel sucht frische Köpfe

Die Landeshauptstadt Kiel ist eine der spannendsten Arbeitgeberinnen im Norden. Teamkultur, Familienfreundlichkeit, der Arbeits‑ und Lebensmittelpunkt direkt am Meer.

Festmachen. Arbeiten am Meer

Kiel ist auf dem Weg. Die Landeshauptstadt Schleswig‑Holsteins sucht Menschen mit Herzblut, Ideen und Expertise.

Wir gehören zu den größten Arbeitgeberinnen und Ausbildungsbetrieben im Norden. Derzeit sind mehr als 5.500 Mitarbeiter*innen in 27 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Betrieben bei uns beschäftigt. Bei uns arbeiten Sie flexibel und familienfreundlich für spannende Projekte der Stadtsteuerung – gern auch in Teilzeit oder mobil.

Wir setzen auf engagierte Führungskräfte‑Förderung, auf ein umfangreiches Gesundheitsprogramm, eine stadteigene Kita für Beschäftigte und ein umfassendes Fortbildungsprogramm für die persönliche Entwicklung.

Wir sichern Sie ab: Zusätzliche Altersvorsorge, Förderung für Pendler*innen und eine Notfallbetreuung für Ihre Jüngsten in Randzeiten und bei Gremiensitzungen sind bei uns selbstverständlich.

Kiel ist eine dynamische, weltoffene und wachsende Großstadt: Wohnen und arbeiten Sie am Meer – und genießen Sie Kiels hohe Lebensqualität durch die einmalige Lage an der Förde.