Profesional administrativo y logístico - Cali o Pereira

CONFIDENTIAL; Sur; Presencial; COP 33.480.000 - 50.220.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

CONFIDENTIAL es una ONG internacional dedicada a la protección infantil y comunidades. Se busca un profesional para asegurar soporte administrativo y logístico para la implementación de proyectos, abarcando planificación operativa, compras y contratación de servicios, gestión de inventarios y archivos, movilización de personal e insumos y coordinación de eventos.

La posición requiere organización, priorización y capacidad de trabajar con plazos en contextos humanitarios; disponibilidad para

Formación

• Conocimientos en procesos administrativos, logística, compras, inventarios, activos y soporte financiero básico.
• Capacidad para organizar múltiples requerimientos y cumplir plazos en contextos cambiantes.
• Manejo intermedio o avanzado de Excel y Microsoft 365; experiencia con plataformas de compras e inventario.
• Habilidad para elaborar cuadros de seguimiento e informes trazables.
• Integridad, confidencialidad y rigor en controles internos.

Responsabilidades

• Apoyar la planificación y ejecución administrativa y logística de las actividades del proyecto, en coordinación con liderazgo regional y equipos técnicos.
• Consolidar requerimientos de bienes y servicios, preparar soportes y verificar entrega oportuna según especificaciones.
• Coordinar recepción, almacenamiento, control, despacho y entrega de materiales y equipos, manteniendo inventarios actualizados.
• Identificar y coordinar proveedores, transporte, alojamiento y servicios necesarios para la operación, respetando aprobaciones.
• Organizar jornadas comunitarias, distribuciones, capacitaciones y misiones de terreno, incluyendo cronogramas y logística.
• Mantener archivos administrativos y logísticos completos y trazables (cotizaciones, órdenes, facturas, evidencias).
• Controlar activos y suministros asignados, reportando novedades y promoviendo buen uso.

Conocimientos

Excel Avanzado

Microsoft 365

Organización de logística

Gestión de archivos

Comunicación

Equipo de trabajo

Seguimiento de requerimientos

Educación

Titulación universitaria afín

Herramientas

Sistemas de compras

Gestión de inventarios

Descripción del empleo

Reconocida ONG Internacional comprometida con la protección y salvaguarda de la niñez, sus familias y las comunidades, enfoca sus esfuerzos en el fortalecimiento de entornos de protección. Afirmamos nuestro compromiso con la Cero tolerancia frente al abuso y la explotación sexual, el acoso y la discriminación y por esto integramos en nuestros procesos de selección rigurosa verificación de referencias y antecedentes, acordes a nuestra Misión, Visión y Valores Centrales y lo establecido en la Política de Salvaguarda (PEAS), Código de conducta, Conflicto de intereses y Anticorrupción.

OBJETIVO DEL CARGO

Asegurar el soporte administrativo y logístico oportuno, ordenado y eficiente para la implementación del proyecto. La posición apoyará la planificación operativa, compras y contratación de servicios, gestión de inventarios y activos, organización documental, movilización de personal e insumos, coordinación de eventos y seguimiento de requerimientos, cumpliendo los procedimientos institucionales, requisitos del donante y principios humanitarios.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:

1. Apoyar la planificación y ejecución administrativa y logística de las actividades del proyecto, en coordinación con el liderazgo regional, Operaciones, Finanzas, Supply Chain y equipos técnicos.
2. Consolidar requerimientos de bienes y servicios, preparar soportes, hacer seguimiento a solicitudes de compra y contratación, y verificar la entrega oportuna de acuerdo con las especificaciones aprobadas.
3. Coordinar la recepción, almacenamiento, control, despacho y entrega de materiales, equipos, kits y artículos humanitarios, manteniendo registros e inventarios actualizados.
4. Apoyar la identificación y coordinación de proveedores, transporte, alojamiento, alimentación, espacios, bodegas y otros servicios necesarios para la operación, sin sustituir los controles ni niveles de aprobación establecidos.
5. Organizar la logística de jornadas comunitarias, distribuciones, capacitaciones, reuniones y misiones de terreno, incluyendo cronogramas, listados, materiales, movilización y soportes.
6. Mantener ordenados, completos y trazables los archivos administrativos y logísticos, incluidos cotizaciones, órdenes, actas, remisiones, entradas y salidas de inventario, facturas, legalizaciones y evidencias de entrega.
7. Apoyar el control de activos, equipos y suministros asignados al proyecto, realizando verificaciones físicas, reportando novedades y promoviendo su uso responsable.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES:

• Conocimiento de procesos administrativos, logística, compras, inventarios, activos, archivo y soporte financiero básico.
• Capacidad para organizar múltiples requerimientos, priorizar tareas y trabajar con plazos cortos en contextos cambiantes.
• Manejo intermedio o avanzado de Excel y Microsoft 365; deseable experiencia con sistemas y plataformas de compras, inventario y gestión documental.
• Habilidad para elaborar cuadros de seguimiento, conciliaciones básicas, informes y expedientes con información completa y trazable.
• Atención al detalle, orientación al servicio, iniciativa, comunicación asertiva, trabajo en equipo y resolución práctica de problemas.
• Integridad, confidencialidad y criterio para aplicar procedimientos, segregación de funciones y controles internos.
• Conocimiento deseable de principios humanitarios, enfoque de no hacer daño, salvaguarda, PSEA y rendición de cuentas a las comunidades.
• Disponibilidad para desplazarse a terreno en caso de ser requerido y trabajar de manera flexible según las necesidades de la respuesta.

FORMACIÓN ACADÉMICA

Profesional en Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Industrial, Logística, Comercio, Contaduría, Economía, Finanzas o áreas afines. Se valorará formación complementaria en logística, cadena de suministro, compras, gestión de proyectos, administración financiera o acción humanitaria.

AÑOS DE EXPERIENCIA

Mínimo 1 año de experiencia profesional en funciones administrativas y logísticas, compras, inventarios, activos, soporte financiero u operaciones. Se valorará experiencia en proyectos sociales o humanitarios, emergencias, trabajo territorial, distribuciones, coordinación de proveedores y manejo de documentación para auditoría.