Auxiliar Administrativo

DHL Supply Chain; Cundinamarca; Presencial; COP 10.000.000 - 40.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa multinacional de logística busca brindar apoyo administrativo en Colombia, específicamente en Cundinamarca. El candidato será responsable de la gestión de documentos y la atención a usuarios internos y externos. Se requiere experiencia en administración y capacidad para seguir procedimientos internos. Esta es una gran oportunidad para crecer dentro de un ambiente colaborativo y diverso.

Formación

• Experiencia en administración y manejo de documentación.
• Capacidad de trabajo bajo presión y cumpliendo cronogramas.
• Habilidad para generar informes de gestión.

Responsabilidades

• Brindar apoyo administrativo con documentación.
• Gestionar la correspondencia interna y externa.
• Realizar informes de gestión solicitados.

Conocimientos

Recepción y digitalización de documentos

Seguimiento a facturas electrónicas

Manejo de correspondencia

Organización de archivos

Atención al cliente

Herramientas

Oracle

Descripción del empleo

Company Overview

Conectando Personas Mejorando Vidas Conviértete en un DHL y consigue lo esencial de tu vida diaria, a través de los mejores beneficios, buscamos tu seguridad, tu salud y la de tu familia. Construye tu carrera con nosotros y ten la oportunidad de crecer a través de experiencias multiculturales y retos que te desafiarán cada día. Este no será un trabajo más, será su oportunidad de impactar positivamente en el medio ambiente y en las personas dentro y fuera de DHL. Como empresa global, valoramos la diversidad de nuestros empleados como una verdadera fortaleza, y esta fortaleza solo se puede aprovechar si hacemos que todos sientan que realmente pueden ser ellos mismos a diario, independientemente de su origen étnico, religión, orientación sexual, sexo, discapacidad o cualquier otra característica personal. A eso nos referimos cuando hablamos de inclusión. Diversidad es nuestra fuerza. Ser DHL significa desarrollar al máximo tus capacidades. Esta posición es para SUPPLA S.A

Descripción del Rol

Brindar apoyo administrativo, mediante la atención, seguimiento, registro y control de la documentación que se recibe y tramita conforme a las actividades que se derivan de los requerimientos de las áreas de apoyo, de acuerdo con las normas y procedimientos internos de la compañía.

Requerimientos

• Recibir, verificar, registrar y digitalizar documentos de usuarios internos y externos para gestión de pago en diferentes sistemas de información; cumpliendo con la normatividad vigente y requisitos establecidos por la compañía.
• Revisar, hacer seguimiento y acuse mercantil a las facturas electrónicas recibidas, o en su defecto que puedan ser motivo de devolución.
• Recibir, registrar y distribuir la correspondencia interna y externa, reportando las respectivas novedades.
• Recibir y gestionar por medio del equipo de mensajería las diligencias internas que se pueden presentar desde diferentes áreas.
• Manejar y mantener al día el archivo administrativo físico y digital, documentación generada en el área o áreas de apoyo, conforme a la Tabla de Retención Documental.
• Realizar informes de gestión del proceso a cargo, solicitados por el jefe inmediato.
• Garantizar el estado y manejo de los documentos prioritarios (vitales) corporativos.
• Conservar y salvaguardar de manera confidencial la información, por medio de su manipulación física o digital.
• Elaborar actas, cartas y memorandos necesarios para control documental.
• Realizar oportunamente la atención y emisión de respuestas a usuarios internos y externos, por cualquiera de los medios solicitados. (Telefónico, Email, Fax, Informes, Reportes, Comunicados, etc.)
• Cumplir operativamente con los cronogramas de cierres estipulados.
• Realizar el proceso correcto de clasificación, organización, alistamiento y encarpetado de la documentación para transferencias documentales (conforme al FUID y respectivo procedimiento).
• Generar y hacer seguimiento a las requisiciones generadas en Oracle por concepto de insumos o servicios que se requiere para el CAD.
• Generación y seguimiento de Guías correspondientes a las diversas transportadoras, requeridas para gestiones internas de la compañía.
• Apoyo en la recepción, custodia y entrega de los equipos celulares y sim cards de acuerdo con las indicaciones recibidas del área encargada.