Asistente Secretaria

CMPC; Laja; On-site; CLP 7,812,000 - 12,276,000; Full time

Job summary

CMPC busca un asistente/auxiliar administrativo para apoyar a la Gerencia de Proyectos en la Planta Laja. El/la profesional será responsable de gestionar la documentación, compras, archivo y logística para asegurar la ejecución eficiente de los proyectos.

Se requiere título técnico en Administración de Empresas o carrera afín y al menos 2 años de experiencia. Se valora manejo de SAP y Office; la posición es 100% presencial en planta, con movilidad según necesidad.

Qualifications

• Título técnico en Administración de Empresas, RRHH o carrera afín.
• Experiencia mínima de 2 años en cargos similares.
• Conocimiento de Microsoft Office a nivel usuario.

Responsibilities

• Gestionar actividades administrativas para atender solicitudes de la jefatura y requerimientos corporativos.
• Recepción, organización, archivo y registro de documentos y formatos administrativos.
• Mantener archivo físico y digital, control de firmas y expedición de documentos.
• Gestionar inventarios, suministros, viajes y logística de planta.
• Coordinar mantenimiento, limpieza y control de proveedores de servicios.
• Apoyar en control de estados de pago y registros contables básicos.

Skills

Gestión administrativa

Relación con clientes

Microsoft Office

SAP

Education

Título técnico en Administración de Empresas, RRHH o carrera afín

Tools

SAP

Job description

Somos una compañia global, con presencia en 12 países y un fuerte compromiso con un futuro más sustentable para las próximas generaciones.
respeto, la integridad, el coraje y la colaboración, fomentando siempre la inclusión y diversidad
fibra natural para un futuro mejor.
Dar soporte a las actividades del equipo de la Gcia de Proyectos en materias administrativas con el objetivo de contribuir al adecuado desarrollo de los proyectos en ejecución, incluyendo entre otros gestionar los recursos de infraestructura de oficina, equipamiento (copiadoras, impresoras), servicios generales (aseo, alimentación, correo expreso), logística (traslados, viajes), control de costos, manejo y archivo de documentación, etc.
Brindar apoyo con alto nivel de profesionalismo en la labor administrativa, mediante el cumplimiento de sus actividades, organizando de forma óptima los recursos, registros y documentos para el buen desempeño de la organización, además velar por la ejecución de requerimientos generados al área administrativa, acorde con las normas y procedimientos internos, de la empresa, orientado a todo el personal de la Gerencia de Proyectos.

• Gestionar las actividades del área administrativa a fin de atender las asignaciones de su jefatura en pro de las solicitudes de clientes internos y en cumplimiento con los requerimientos corporativos.
• Recepción, organización, archivo y registro de formatos, procedimientos, instructivos y/o cualquier otra documentación administrativa del área.
• Generar y administrar el archivo físico y digital, manteniendo un registro adecuado, fácil y ordenado de los documentos del área.
• Gestionar la correcta emisión y firma de documentos administrativos, y plantear cualquier inquietud o duda que pueda afectar el desarrollo de sus actividades ante su jefatura.
• Conocer, comprender, cumplir y hacer valer las políticas internas de CMPC.
• Gestionar adecuadamente las actividades de su área, proporcionando a su jefatura información oportuna para la toma de decisiones.
• Recopilar información y/o documentación organizada con el objetivo de proporcionar datos concretos de sus actividades, generando los reportes correspondientes.
• Cuidar y preservar el equipamiento de trabajo asignado, EPP, útiles y material de oficina, haciendo buen uso y resguardo de los mismos.
• Cumplir con las capacitaciones asignadas en pro de su desarrollo profesional dentro de la empresa.
• Mantener relaciones cordiales tanto con el cliente interno como externo, asegurando una comunicación cortés y trabajo en equipo, colaborando en la organización y ejecución de actividades que se conduzcan en su área.
• Asegurar el registro, marcación y cuidado del mobiliario existente dentro de las oficinas de la Gerencia de Proyectos, reportando anomalías y generando acciones para asegurar el correcto inventario.
• Supervisión y verificación de limpieza, aseo y control de plagas, entre otros, en las plantas y oficinas del área, asegurando el debido registro del servicio por parte de los proveedores.
• Brindar apoyo a su jefatura, recordándole temas importantes y colaborando en la gestión de viajes, alojamientos, itinerarios, eventos, entre otros.
• Gestionar la distribución, recepción y despacho de valijas, correspondencia, documentos o materiales.
• Coordinar la activación y movilización del personal en las plantas, así como el ingreso de personal de visitas.
• Registro y control de entregas de Elementos de Protección Personal (EPP).
• Emitir y llevar control de las SP para servicios y suministros de planta.
• Apoyar en la creación y seguimiento de las HAS relacionadas a la Gerencia de Proyectos.
• Registro de inventarios para materiales y suministros del área administrativa en las plantas.
• Realizar la reserva de insumos administrativos en el sistema SAP.
• Gestionar el suministro oportuno de los materiales para el uso de las impresoras, optimizando los recursos necesarios para su funcionamiento; solicitar nuevos suministros cuando sean necesarios de acuerdo con el control de inventario.
• Dar aviso cuando se requieran revisiones, mantenciones y reparaciones a los equipos de impresión, con el fin de asegurar la continuidad operativa del personal de terreno.
• Revisión y control de Estados de Pago (EDP) de gastos administrativos mensuales.
• Realizar actividades o requerimientos específicos, relacionados con sus funciones, que le sean solicitados o impartidos por su respectiva jefatura o por quien la represente.
• Recibir y orientar a las visitas en las instalaciones de las oficinas de proyectos.
• Monitorear permanentemente el estado de la infraestructura dispuesta para la operación de las oficinas de proyectos, advirtiendo condiciones inseguras, deterioros o faltantes, y sugiriendo medidas para su mejor uso y administración.

Formación: Título técnico en Administración de Empresas, RRHH o carrera afín.
Conocimientos específicos: Experiencia en gestión administrativa y relación con clientes.
Experiencia: Desde 2 años en cargos similares, en áreas de administración o servicio al cliente.
Softwares: Conocimiento excluyente de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, entre otros) a nivel usuario.
Otros: Deseable Licencia de Conducir Clase B y conocimiento en sistema SAP.

• Contrato: Indefinido
• Ubicación: Planta Laja (según requerimientos, se solicita disponibilidad para movilización a Planta Santa Fé y Pacífico).
• Modalidad: 100% presencial.
  

En CMPC promovemos una cultura de inclusión y diversidad, centrada en las personas, que promueve el respeto y la igualdad de oportunidades.
Nuestras vacantes aceptan personas sin distinción de identidad y/o expresión de género, con todas las características físicas y/o discapacidad, de cualquier generación y nacionalidad, sin importar raza o etnia y orientación afectiva.
¡Te invitamos a trabajar con nosotros, alcanzar tu máximo potencial y crear fibra natural para un futuro mejor!