Asistente Administrativo/a de Proyecto

Bechtel Corporation; Santiago; Presencial; CLP 10.044.000 - 13.392.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Bechtel busca un/a asistente administrativo/a para brindar apoyo confidencial a un departamento o proyecto en Santiago. El cargo exige iniciativa, precisión y discreción para garantizar el buen funcionamiento operativo.

Entre las funciones se incluye coordinar solicitudes, gestionar correspondencia, planificar viajes, preparar informes y apoyar en reuniones y archivos. Se valora la proactividad y la capacidad de multitarea. Se ofrece estabilidad en una empresa global.

Formación

• Se requiere mínimo 4-6 años de experiencia relacionada.
• Se prefiere título asociado o capacitación técnica relacionada.
• Conocimiento de Excel, PowerPoint y Word.
• Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.
• Capacidad de trabajar en equipo y gestionar múltiples tareas.

Responsabilidades

• Coordinar solicitudes de clientes, gerentes y personal interno; mantener archivos de asuntos para la atención del/de la gerente/a.
• Recopilar, revisar y distribuir copias impresas y correo electrónico entrantes; revisar el correo saliente para garantizar precisión y formato.
• Coordinar arreglos de viaje complejos, elaborar itinerarios e informes de gastos; organizar reuniones y sesiones de capacitación.
• Mantener un calendario electrónico para el/la gerente/a responsable.
• Desarrollar y orientar la implementación de procedimientos de oficina y archivos.
• Preparar información para planificaciones diarias y evaluaciones de personal.
• Actuar como delegado/a en reuniones y dirigir asuntos al supervisor.

Conocimientos

Interpersonal skills

Proactive

Multitasking

Teamwork

Office procedures

Educación

Associate degree or related technical training

Herramientas

Excel

PowerPoint

Word

Descripción del empleo

Requisition ID: 298760

• Relocation Authorized: None

• Telework Type: Full-Time Office/Project

• Work Location: Santiago

Equipos construyendo proyectos inspiradores:

Desde 1898, hemos ayudado a clientes a completar más de 25,000 proyectos en 160 países en los siete continentes que han creado empleos, hecho crecer economías, mejorado la resiliencia de la infraestructura mundial, aumentado el acceso a la energía, recursos y servicios vitales, y hecho del mundo un lugar más seguro y limpio.

Diferenciados por la calidad de nuestra gente y nuestro incansable impulso para ofrecer los resultados más exitosos, alineamos nuestras capacidades con los objetivos de nuestros clientes para crear un impacto positivo duradero. Atendemos los mercados de Infraestructura; Nuclear, Seguridad y Medioambiente; Energía; Minería y Metales; y Manufactura y Tecnología. Nuestros Servicios abarcan desde la planificación e inversión inicial, hasta la puesta en marcha y operaciones.

El núcleo de Bechtel es nuestra Visión, Valores y Compromisos . Son lo que creemos, lo que los clientes pueden esperar y cómo cumplimos. Más información sobre nuestros equipos extraordinarios que crean proyectos inspiradores en nuestro Impact Report .

Resumen del Proyecto:

Minería y Metales:

El aumento de la producción de minerales críticos proporciona componentes clave de tecnologías de energía limpia, desde tuberías eólicas hasta baterías. Este cambio hacia la energía limpia—y la necesidad de productos básicos—es fundamental para sustentar la transición energética. En Bechtel, nuestros equipos extraen estos recursos vitales para respaldar cero emisiones de una manera más sostenible que nunca.

Resumen del Puesto:

El puesto será responsable de trabajar de manera independiente para brindar apoyo administrativo y secretarial de naturaleza responsable y confidencial para ayudar a garantizar el buen funcionamiento de un departamento o proyecto. Los deberes requieren precisión, juicio, un alto grado de iniciativa, discreción, diplomacia y conocimiento del protocolo. Anticipa prioridades y problemas cambiantes.

Principales Responsabilidades:

• Coordinar las solicitudes de clientes, gerentes y personal interno. Determinar acciones sobre asuntos importantes o de emergencia o saber a quién contactar en ausencia del gerente. Mantener archivos de asuntos importantes para la atención del/de la gerente/a a su regreso.

• Recopilar, revisar y distribuir copias impresas y correo electrónico entrantes. Manejar de forma independiente el correo que no requiere la atención del gerente. Revisar el correo saliente para garantizar la precisión y el formato adecuado, y dar seguimiento para asegurar la acción.

• Coordinar arreglos de viaje complejos, incluidos los detalles de los planes de negocios. Elaborar itinerarios e informes de gastos. Coordinar reuniones, organizar instalaciones, equipos y refrigerios. Puede preparar y distribuir avisos, agendas, paquetes de información y actas.

• Mantener de forma independiente una copia impresa o un calendario electrónico para el/la gerente/a responsable.

• Desarrollar y orientar la implementación de procedimientos de oficina y de sistemas de archivo y mantenimiento de registros.

• Puede preparar o proporcionar información para la planificación diaria del trabajo, la capacitación y/o las evaluaciones de los/as empleados/as del personal asignado.

• Actuar como delegado/a del/de la gerente/a en las reuniones.

• Revisar las comunicaciones entrantes, las órdenes de trabajo y las solicitudes de servicio para el contenido del tema y dirigirlas a la atención adecuada del supervisor.

• Redactar correspondencia de rutina en respuesta a solicitudes de servicios departamentales, responde consultas de otros departamentos, oficinas de área o entidades externas.

• Monitorear todas las acciones de seguimiento requeridas por supervición / gerencia.

• Extracción de datos de material de referencia, ya sea de alcance semitécnico o no técnico.

• Compilar, analizar y preparar o ayudar a preparar información para estudios o informes, como planificación organizacional, cuadros, gráficos y pronósticos de carga de trabajo.

• Trabajar con clientes y partes interesadas para programar reuniones. Organizar material para reuniones, presentaciones y sesiones de capacitación.

• Puede operar una variedad de equipos audiovisuales en la presentación de programas, orientación y conferencias, puede implementar un programa de administración de registros, mantener archivos de diversos datos históricos, puede ayudar en actividades de personal, como reclutamiento, administración de pólizas, administración de compensaciones o desarrollo de empleados.

Requisitos: Educación y Experiencia:

Requiere un mínimo de 4-6 años de experiencia relacionada y se prefiere un título asociado o capacitación técnica relacionada

Conocimientos y habilidades requeridas:

• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con capacidad para entablar relaciones.

• Proactivo/a y asume la responsabilidad del trabajo.

• Las habilidades creativas y analíticas serían muy valoradas para respaldar el desarrollo de presentaciones de PowerPoint y la recopilación de información de mercado, así como Excell y Word.

• Capacidad de trabajo de equipo, flexible y capaz de colaborar con entusiasmo en todos nuestros equipos.

• Capacidad para realizar múltiples tareas, mientras está altamente organizado y manejo con múltiples flujos de trabajo.

• Conocimiento demostrado de sistemas de archivo y procedimientos comunes de oficina.

Beneficios:

Por décadas, Bechtel ha trabajado para inspirar a la próxima generación de Ingenieros/as ¡y más allá! Porque nuestros equipos enfrentan uno de los desafíos más difíciles del mundo, ofrecemos beneficios sólidos para garantizar que nuestra gente prospere. Ya sea para avanzar en sus carreras, ofrecer programas para mejorar nuestra cultura o brindar tiempo para recargar energías, Bechtel tiene los beneficios para construir un legado de crecimiento sostenible. Obtenga más información en bechtel.com/total-rewards.

Equipos diversos construyen lo extraordinario:

Como empresa global, Bechtel ha sido durante mucho tiempo el hogar de una vibrante multitud de nacionalidades, culturas, etnias y experiencias de vida. Esta diversidad nos ha convertido en un socio más confiable, solucionadores de problemas e innovadores más eficientes, y un destino más atractivo para el talento líder.

Estamos comprometidos a ser una empresa donde cada colega sienta que pertenece—donde colegas se sientan parte de “Un Equipo”, respetados y compensados por lo que aportan, apoyados en perseguir sus metas, comprometidos con nuestros valores y propósitos, y tratados equitativamente. Click here to learn more about the people who power our legacy.

Bechtel is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity and expression, age, national origin, disability, citizenship status (except as authorized by law), protected veteran status, genetic information, and any other characteristic protected by federal, state or local law.

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