Asistente Administrativa de Operaciones

Impala Terminals Group; Arica; On-site; CLP 10,044,000 - 14,508,000; Full time

Job summary

Impala Terminals Group busca cubrir un rol administrativo en su terminal de Arica. El/la titular gestionará documentos de importación/exportación, realizará registros de camiones y proveedores, y gestionará facturas ante el SII. Coordinará con operaciones, HSEC y compras para generar PRQ y PO, asegurando el cumplimiento de normas y plazos.

Se requiere técnico o ingeniero en áreas afines, con 2 años de experiencia y dominio de Excel; se valora Power BI y nivel de inglés intermedio.

Qualifications

• 2 años de experiencia en operaciones logísticas y/o almacenamiento.
• Inglés intermedio escrito y hablado.
• Excel intermedio-avanzado; conocimiento de Power BI deseable.

Responsibilities

• Digitación de datos para gestión de documentos de importación/exportación.
• Registro de camiones, proveedores y visitas en el portal ZEAP.
• Gestión de facturas ante el SII y cambios en el sistema; apoyo al área de abastecimiento.
• Coordinación con operaciones, HSEC, mantenimiento y jefatura para PRQ/PO.
• Cumplimiento de normas de seguridad (HSEC) durante operativa en patio.

Skills

Inglés intermedio

Excel intermedio-avanzado

Power BI (deseable)

Education

Técnico en administración de empresas

Ingeniería o área afín

Job description

El Grupo Impala Terminals ("ITG") facilita el comercio global de productos básicos al ofrecer a los productores y consumidores acceso confiable y eficiente a los mercados internacionales. A través de su red de 30 activos estratégicamente ubicados y operaciones en 20 países, Impala proporciona servicios críticos de infraestructura de almacenamiento para clientes de energía y productos a granel seco en todo el mundo. La empresa gestiona dos negocios globales: almacenamiento de líquidos y a granel seco, y es una empresa conjunta entre una de las casas de comercio de productos básicos más grandes del mundo, Trafigura, y el gestor de fondos globales, IFM Investors.

ITG es una empresa conjunta entre Trafigura y el fondo de inversión IFM, que posee y opera diversos activos como puertos, terminales y cadenas de activos logísticos multimodales en mercados emergentes orientados a la exportación, tanto para cargas líquidas como secas.

Objetivo Del Puesto

Responsable de la gestión documentaria y administrativa derivada de las actividades operativas diarias de la terminal.

Responsabilidades Principales

• Digitación de datos para gestión interna de los documentos de importación/exportación para el preingreso de camiones (Proceso recepción y despacho).
• Comunicación con conductores en caso de registros erróneos o incompletos.
• Registro de camiones, proveedores y visitas en Portal ZEAP.
• Presentación física de documentación preparada por Asistente de Logística, ante aduanas, cuando corresponda durante su turno.
• Tareas administrativas de registros o modificaciones manuales en sistema WMS.
• Coordinar transversalmente con las áreas de operaciones, HSEC, mantenimiento y jefatura para la generación de solicitud de compra (PRQ), durante su turno.
• Catalogación de items para almacén en soporte con comprador.
• Control de PRQs asegurando que el área de abastecimiento cumpla con los plazos de generación de PO.
• Registrar y controlar, de manera independiente, las facturas emitidas ante el SII por los proveedores, contrastando periódicamente con las aprobaciones/rechazos gestionados por el área de abastecimiento e informando a jefatura cualquier discrepancia.
• Gestionar con usuario solicitante de bien o servicio, la emisión de la conformidad en sistema. Asimismo, compartir documentación con el proveedor.
• Asegurar que los documentos contables de todo bien o servicio brindado se hayan transmitido con equipo de AP, cumpliendo correctamente la política de pagos.
• Realizar traspaso de turno documentado (bitácora o similar), informando pendientes, incidencias abiertas o requerimientos en curso.
• Cumplir con las normas de seguridad (HSEC) establecidas para el desarrollo de sus funciones en patio de operaciones.
• Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas respecto a la gestión administrativa de la terminal.

Requisitos

• Técnico o Profesional en administración de empresas, ingeniería o áreas afines al rubro logístico.
• 2 años de experiencia en posiciones similares de operaciones logísticas y/o almacenamiento.
• Inglés nivel intermedio oral y escrito
• Excel intermedio - avanzado / Deseable conocimiento de Power BI

Empleador con Igualdad de Oportunidades

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