TSW Leiterin CIO Office und persönlicher Assistentin CIO

Die Schweizerische Post; Bern; Vor Ort; CHF 80’000 - 100’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen im Bereich Digitalisierung in Bern sucht eine persönliche Assistenz des CIO. In dieser Rolle führen Sie ein Team von 10 Assistent:innen, verantworten administrative Aufgaben und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Ideale Bewerber haben einen Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant und mehrjährige Berufserfahrung auf GL-Stufe. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe oder einer ähnlichen Executive-Position.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erste Erfahrungen mit Copilot sind von Vorteil.

Aufgaben

• Führung des Teams CIO Office mit 10 Assistent:innen.
• Unterstützung des CIO in administrativen und organisatorischen Belangen.
• Verantwortung für das Budget der IT-Leitung.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationstalent

IT-affin

Zuverlässigkeit

Proaktives Handeln

Ausbildung

eidg. dipl. Executive Assistant oder vergleichbarer Abschluss

Tools

Microsoft Office 365

SAP

Microsoft Power Platform (Power Automate)

Jobbeschreibung

Einleitung

Bereit für den nächsten Karriereschritt

Du möchtest erste Führungserfahrungen sammeln oder deine bisherigen Kenntnisse vertiefen. Dich reizt die Verantwortung als persönliche Assistenz eines KL-Mitglieds und du interessierst dich für I / T-Themen Digitalisierung und den Einsatz von KI.

Mit dir gewinnen wir eine engagierte Persönlichkeit, die teamorientiert und eigenverantwortlich handelt und über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügt. Wenn das auf dich zutrifft freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Das kannst du bewirken

Du führst das Team CIO Office bestehend aus 10 Assistent:innen der FL I / T und verantwortest sämtliche mit dieser Rolle verbundenen Führungsaufgaben und stellst den Informationsfluss aus der FL I / T sicher sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Als persönliche Assistenz des CIO unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen: Postfach-Management, Termin- und Agenda-Koordination sowie Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von FL I / T Meetings inklusive Protokollführung.

Du trägst Mitverantwortung für das Budget der IT-Leitung indem du die Planung für das kommende Jahr unterstützt und die Einhaltung des aktuellen Budgets sicherstellst.

Du organisierst die Workshops der FL I / T und unterstützt bei Bedarf bei der Planung und Koordination der Kaderanlässe I / T. Zudem organisierst du sämtliche Reisen für den CIO.

Die Verantwortung für die gesamte Jahresplanung 2027, die alle FL I / T Meetings & Workshops, Live Talks, I / T Kaderanlässe sowie weitere übergeordnete Formate umfasst, liegt bei dir.

Du prüfst und testest den Einsatz von KI sowie neuen Tools, um Meetings effizienter zu gestalten und Prozesse zu vereinfachen und nimmst bei Bedarf an entsprechenden Schulungen und Besprechungen teil.

Du stellst das Workflowmanagement für Beschaffungen, Rechnungen, Personalthemen und Rollen (IAM) für den CIO und das Team CIO Office sicher.

Das bringst du mit

Idealerweise verfügst du über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent-/in) oder über einen vergleichbaren Abschluss und du hast mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe oder einer ähnlichen Executive-Position.

Du bist IT-affin kennst die gängigen IT-Tools (Microsoft Office 365, SAP) und du hast idealerweise bereits erste Erfahrungen mit Copilot sowie der Microsoft Power Platform (Power Automate) gesammelt.

Zuverlässigkeit, proaktives Handeln und vernetztes Denken prägen deine Arbeitsweise, ergänzt durch Ausdauer und Freude an der Assistenztätigkeit.

Du kommunizierst adressatengerecht über verschiedene Plattformen und Stakeholder hinweg.

Organisationstalent, Prioritätensetzung und ein gutes Gespür für Menschen zeichnen dich aus, ergänzt durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise.

Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Kontakt

Stephanie Jann

Leiterin CIO Office Informatik / Technologie

Telefon

Weitere Infos

Required Experience:

Employment Type: Full Time

Experience: years

Vacancy: 1