Secrétaire médical ou médicale - 100%

HUG; Genf; Hybrid; CHF 58,000 - 78,000; Full time

Job summary

HUG recherche une secrétaire médicale expérimentée pour prendre en charge les tâches administratives du Service de pathologie clinique à Genève. Vous gérerez les demandes d'examens, formalisez les rapports et assurez la traçabilité des informations et du matériel.

Vous devrez maîtriser le pack Microsoft 365, avoir au moins 2 ans d'expérience et une excellente connaissance du français; des bases en anglais et allemand sont un atout.

Qualifications

• Titulaire d'un Certificat fédéral de capacité (CFC) et/ou, idéalement, d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou d'une formation administrative équivalente.
• Deux ans d'expérience dans un secrétariat, idéalement en milieu médical/ hospitalier.
• Bonne maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; connaissance de l'anglais et de l'allemand souhaitable.

Responsibilities

• Prise en charge administrative des demandes d'examens de pathologie du service, de la réception au suivi des résultats.
• Gestion des appels téléphoniques, courriels et courriers, transmission sécurisée des rapports médicos.
• Mise en forme des rapports médicaux et transmission aux destinataires concernés.
• Contribution à la préparation des dossiers pour les colloques multidisciplinaires et à la traçabilité du matériel diagnostic.
• Travail au sein d'une équipe de 9 collaboratrices sous supervision pour assurer flux médico-administratifs et respect des délais.

Skills

Rigueur

Précision

Autonomie

Organisation

Esprit d'équipe

Confidentialité

Terminologie médicale

Anglais basique

Allemand basique

Education

Certificat fédéral de capacité (CFC)

Diplôme secrétaire médical

Formation administrative équivalente

Tools

Microsoft 365

Word (ECDL)

Excel (ECDL)

PowerPoint (ECDL)

Outlook (niveaU avancé)

Systèmes d'information

DPA et DPI

Job description

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici .

Le poste est rattaché au Département diagnostique . Ce département, composé de neuf services médicaux, a pour mission de fournir des diagnostics, produits thérapeutiques, actes thérapeutiques, et consultations cliniques spécialisées, de haute qualité médicale, dans les meilleurs délais et à un coût acceptable, pour orienter la prise en charge des patientes et patientset contribuer aux décisions et gestes thérapeutiques.

Le Service de pathologie clinique assure une activité clinique diagnostique , principalement sur les tissus issus de biopsies ou de pièces opératoires. Cette activité permet ainsi d'orienter la prise en charge des patients et patientes et contribue de façon majeure aux décisions thérapeutiques. Par la réalisation d'autopsies médicales et par ses activités de recherche et développement, le service participe à la compréhension des mécanismes physiopathologiques impliqués dans les processus lésionnels. Le service a aussi des missions de recherche et d'enseignement .

Description du poste

Dans le cadre de votre mission, vous assurez la prise en charge administrative des demandes d'examens de pathologie adressées au service, depuis leur réception et leur enregistrement jusqu'à la transmission des résultats et au suivi des demandes complémentaires, en collaboration avec les équipes médicales et médico-techniques.

Vous veillez à l'exhaustivité et à la cohérence des informations, à la fiabilité de l'identification des patients et patientes ainsi qu'à la traçabilité des demandes, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité.

Vous prenez en charge les appels téléphoniques, courriels et courriers adressés au service, participez à la mise en forme des rapports médicaux et assurez leur transmission sécurisée aux destinataires concernés.

Vous contribuez également à la préparation des dossiers pour les colloques multidisciplinaires, à la gestion des demandes de deuxième avis ainsi qu'à la traçabilité du matériel diagnostique.

Vous travaillez au sein d'une équipe composée de 9 collaboratrices, sous la supervision de la responsable médico-administrative, afin de garantir la continuité de l'ensemble des flux médico-administratifs, la qualité et la standardisation des pratiques, le respect des délais et la bonne gestion des priorités.

Vous êtes titulaire d'un Certificat fédéral de capacité (CFC) et/ou, idéalement, d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou d'une formation administrative équivalente.

Vous bénéficiez d'au minimum deux ans d'expérience dans un secrétariat, idéalement dans un environnement médical, hospitalier ou de laboratoire. Une bonne maîtrise de la terminologie médicale et un intérêt certain pour le domaine diagnostique sont attendus.

Vous possédez une très bonne maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit. Des connaissances de base en anglais et en allemand constituent un atout.

Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Microsoft 365) avec un niveau ECDL standard pour Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’un niveau avancé pour MS Outlook. Vous êtes également à l'aise dans l'utilisation de plusieurs systèmes d'information. Une connaissance des outils institutionnels des HUG, notamment DPA et DPI, ainsi que des systèmes de gestion de laboratoire, représente un atout.

Vous faites preuve de rigueur, de précision, d'autonomie et d'un excellent sens de l'organisation. Vous savez gérer simultanément plusieurs activités, identifier les priorités et vous adapter aux sollicitations d'un environnement hospitalier exigeant.

Votre esprit d'équipe, vos qualités relationnelles, votre sens des responsabilités et votre vigilance en matière de confidentialité, d'identitovigilance et de protection des données sont indispensables à l'exercice de cette fonction.

Vous êtes motivée ou motivé à contribuer à l'efficience, la qualité et l'excellence des missions du Service de pathologie clinique, au bénéfice des patients et de l'ensemble des collaborateurs, dans un poste-clé au sein d'une équipe interprofessionnelle composée de collaboratrices et collaborateurs administratifs, techniciens et techniciennes de laboratoire, médecins, chercheurs, etc.

Nous vous proposons un environnement de travail stimulant dans une équipe dynamique et en étroite collaboration avec les professionnels et professionnelles médico-techniques, où vous aurez l'opportunité de développer vos compétences et de contribuer à l'excellence des prestations et de l'organisation du service.

Nous nous engageons à soutenir votre développement professionnel et à valoriser votre contribution.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : 01.01.2027 ou à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 09
• Contrat : CDD de 6 mois, avec perspective d'évolution vers un contrat à durée indéterminée (CDI)
• Délai de candidature : 23.11.2026
• Demande de renseignement : Mme E. Namer, responsable médico-administrative au Service de pathologie clinique, [e-mail]

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.