Secrétaire – assistante ou assistant de l’Adjointe de la Responsable des soins des blocs opérat[...]

HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève; Genf; Vor Ort; CHF 60’000 - 80’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Un établissement hospitalier de référence à Genève recherche un(e) secrétaire pour soutenir l'Adjointe Responsable des soins. Vous serez responsable de l'organisation et de la fluidité administrative, en gérant des réunions, en rédigeant des comptes rendus et en garantissant des communications de qualité. Ce poste nécessite un diplôme de commerce, 3 à 5 ans d'expérience, une maîtrise du français, et une aisance avec les outils numériques. Poste à 80% en CDI, entrée en fonction à convenir.

Leistungen

Cantine avec options légères

Qualifikationen

• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Capacité à gérer les imprévus et à anticiper les besoins.
• Savoir réagir face aux urgences en apportant un soutien efficace.

Aufgaben

• Assurer le secrétariat de l’Adjointe Responsable des soins.
• Gérer l'agenda et la messagerie de manière proactive.
• Organiser des déplacements professionnels et des événements internes.

Kenntnisse

Excellente maîtrise du français

Connaissances informatiques

Maîtrise des outils Microsoft 365

Proactivité

Sens relationnel

Ausbildung

Diplôme ou CFC employé de commerce

Tools

Outils de communication

Jobbeschreibung

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

La Direction des soins incarne l’autorité en matière de soins. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des soins au sein de l'établissement. A ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l’ensemble des activités des soins (infirmiers, infirmières et différents corps professionnels de santé). Pour remplir sa mission, elle s’appuie sur trois pôles d'expertises : pratiques professionnelles, interprofessionnalité et transformation dans les soins.

Description Du Poste

Dans cette fonction, vous assurez le secrétariat de l’Adjointe Responsable des soins et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’organisation. Vous veillez à la fluidité des activités administratives et opérationnelles, en gérant l’agenda et la messagerie de manière proactive, en préparant les dossiers et les documents nécessaires, et en garantissant la qualité des communications internes et externes. Votre rôle permet à la hiérarchie de se concentrer sur les tâches stratégiques, tandis que vous prenez en charge la coordination des aspects pratiques et organisationnels.
Vous êtes responsable de l’organisation et du suivi des réunions, de la rédaction des comptes rendus et de la gestion des courriers. Vous assurez également le suivi des entrées et sorties de personnel, en veillant à l’accueil et à l’intégration des collaborateurs et collaboratrices. Votre sens du service et votre rigueur garantissent un accueil téléphonique et physique de qualité, attendu dans un secrétariat de direction.
En tant qu’interface entre l’Adjointe Responsable des soins et les différentes parties prenantes, vous relayez les informations de manière claire et précise, participez à certaines réunions et contribuez à maintenir une communication fluide et efficace au sein du département.
Vous organisez les déplacements professionnels et participez à l’organisation d’événements internes, en coordonnant les acteurs impliqués et en assurant le respect des budgets.
Vous êtes également amené ou amenée à suivre des projets transversaux, à coordonner les différents intervenantes et intervenants et à assurer le suivi administratif et financier, notamment par le traitement des notes de frais et la validation des factures.
Votre capacité à anticiper les besoins et à gérer les imprévus sera essentielle pour garantir la continuité et l’efficacité des activités.
Enfin, vous assurez la confidentialité des informations sensibles et stratégiques, en particulier celles liées aux ressources humaines et aux décisions de la direction. Vous savez réagir rapidement face aux urgences et imprévus, en apportant un soutien fiable et discret dans toutes les situations.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d’un diplôme ou d’un CFC employé ou employée de commerce ou titre jugé équivalent.
• Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire.
• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée ainsi que de très bonnes connaissances informatiques.
• Vous avez une excellente maîtrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.
• Vous avez une facilité rédactionnelle et une aisance dans les contacts.
• Vous avez un sens relationnel élevé.
• Vous êtes proactif ou proactive, force de proposition.
• Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées et avez un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Le lieu de travail est au sein des blocs opératoires, cela implique de garantir la stérilité de l’environnement, par exemple :
Se changer pour porter la tenue du bloc opératoire chaque jour et à chaque sortie et entrée des blocs opératoires.
Une cantine est à disposition avec du pain, du fromage et des yoghourts, toutefois sans proposer de plats chauds à l’intérieur du bloc. Elle dispose de plusieurs micro-ondes.
Pas trop de bijoux ni de faux ongles.

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80%
• Classe : 11
• Type emploi : CDI
• Délai de dépôt de candidature : 16.01.2026
• Demande de renseignements : Mme A. Poncet, assistante de direction, tél. [phone]

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.