Sachbearbeiter/in Schulsekretariat

Immobilien Basel-Stadt; Basel; Hybrid; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Familienzulage

Unterhaltszulage

Zusammenfassung

Das Erziehungsdepartement Basel-Stadt sucht eine rechtschaffene Drehscheibenfachkraft im Bereich Volksschulen. Sie übernehmen zentrale administrative Aufgaben, betreuen Lehrpersonen und Eltern und unterstützen Schulverwaltung, Budget und Personalprozesse.

Sie bringen eine kaufmännische Grundbildung EFZ, sehr gute MS-Office Kenntnisse und Bereitschaft zum Einarbeiten in JCS, Banana, Untis etc. Mit freundlichkeit und Teamgeist tragen Sie zu einem reibungslosen Schulalltag bei.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Schulhaussekretariat oder einer vergleichbaren Verwaltung.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Bereitschaft, neue Programme zu erlernen.
• Stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Schulleitung und Verwaltung der Personal- und Vikariatsprozesse.
• Empfang, Beratung von Lehrpersonen und Eltern, Telefon, Post und Terminkalender.
• Koordination von Stellvertretungen, Beschaffung von Material und Pflege der Schülerdaten.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Dienstleistungsorientierung

Deutschkenntnisse (schriftlich/mündl.)

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung EFZ

Tools

JCS

Banana

Untis

Jobbeschreibung

Erziehungsdepartement, Volksschulen, Primarstufe Theodor

Drehscheibenfunktion: Sie übernehmen in Ihrer zentralen Drehscheibenfunktion die erste Anlaufstelle am Standort. Ihre Aufgaben umfassen die administrative Unterstützung der Schulleitung, die Verantwortung für die Schülerinnen- und Schüleradministration sowie das Personal- und Vikariatswesen.

Schulalltag organisieren: Sie empfangen und beraten Lehrpersonen und Eltern, betreuen Telefon, bearbeiten Post und pflegen den Terminkalender. Zudem koordinieren Sie Stellvertretungen, beschaffen Material und kümmern sich um die Bürogeräte. Mit Ihrer freundlichen und professionellen Kommunikation unterstützen Sie einen reibungslosen Schulalltag.

Personal: Sie sind verantwortlich für die Organisation und Koordination der Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, die Planung und Koordination von kurz- und langfristigen Stellvertretungen sowie die sorgfältige Verwaltung und Bewirtschaftung der Lektionenkonten.

Finanz- und Rechnungswesen: Sie unterstützen die Schulleitung bei der Erstellung und Einhaltung des Schulbudgets (Spesenabrechnungen, Klassenkredite, Quartals- und Jahresabschlüsse, Weiterbildungen).

Schülerinnen- und Schüleradministration: Sie sind für die Verwaltung von Klasseneinteilungen, Zeugnissen, Schülerinnen- und Schülereintritten und Mutationsmeldungen sowie für die Pflege der Schülerdaten zuständig. Zudem koordinieren Sie die Kommunikation mit der Dienststelle der Volksschulen, Eltern und Lehrpersonen und unterstützen bei der Organisation von Schulanlässen und Schulkolonien.

Erfahrung: Sie bringen bereits Berufserfahrung in einem Schulhaussekretariat mit, verfügen über sehr gute MS-Office Kenntnisse und sind bereit, sich in neue Programme einzuarbeiten (JCS, Banana, Untis etc.).

Persönlichkeit: Sie überzeugen durch Freundlichkeit, Empathie und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung. Auch in hektischen Situationen bleiben Sie ruhig, belastbar und zuverlässig.

Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung auf EFZ-Niveau.

Sprache: Sie verfügen über stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse. Kenntnisse in weiteren Sprachen sind von Vorteil.

Einblick in unsere Arbeit

Der Bereich Volksschulen des Erziehungsdepartements Basel-Stadt umfasst die gesamte obligatorische Schulzeit, vom Kindergarten über die Primarschule bis zur Sekundarschule. Er ist verantwortlich für den Schulbetrieb und die schulischen Betreuungsangebote ausserhalb der Unterrichtszeit. Dabei macht sich der Bereich für eine integrative Schule stark, in der alle Kinder aufgenommen und ihren Fähigkeiten entsprechend gefördert werden.

Wir unterstützen berufliches Vorankommen mit einer Vielzahl von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten über alle Lebensphasen hinweg.

Von unseren familienfreundlichen Rahmenbedingungen profitieren

Wir unterstützen unsere Mitarbeitenden mit mehr Zeit für ihre Familie und einer Unterhaltszulage zusätzlich zur Familienzulage.

Die eigene Persönlichkeit einbringen

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!

Im gleichen Tätigkeitsbereich wie die angezeigte Stelle werden aktuell keine weiteren Stellen angeboten.