Sachbearbeiter*in Administration Integrationsprogramme 60-80%

AOZ; Wallisellen; On-site; CHF 70,000 - 85,000; Full time

Job summary

AOZ sucht eine administrative Fachkraft in Zürich/Wallisellen für die ganzheitliche Verwaltung von Teilnehmenden­dossiers bis zum Abschluss. Sie unterstützen Tagesgeschäfte, verfassen Protokolle, erstellen Vorlagen und bearbeiten anspruchsvolle Korrespondenz wie Zeugnisse oder Verwarnungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Erheben und Auswerten von Kennzahlen, die Vorbereitung von Präsentationen und Ihre Mitwirkung bei internen Anlässen sowie Projekten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit EFZ.
• Fundierte Kenntnisse in administrativen Prozessen und im Umgang mit qualitätsrelevanten Aufgaben.
• Praxiserfahrung in der Organisation und Koordination administrativer Aufgaben sowie in der Beratung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit IT-gestützten Systemen wie Tocco.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse (mind. Niveau C1).
• Hohe Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Dienstleistungsorientierung.

Responsibilities

• Sie führen die Dossiers der Teilnehmenden von der Eintritts- bis zur Abschlussphase und bewirtschaften die interne Datenbank.
• Sie übernehmen Aufgaben im Tagesgeschäft wie Telefondienst oder Postverarbeitung.
• Sie verfassen Protokolle, erstellen Vorlagen und Anleitungen und bearbeiten anspruchsvolle Korrespondenz wie Zeugnisse oder Verwarnungen.
• Sie sind zuständig für die Erhebung und Auswertung von Statistiken und Kennzahlen, etwa zur Teilnehmendenzufriedenheit oder -auslastung.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen und bringen sich bei der Planung und Durchführung von internen Anlässen und Projekten ein.

Skills

Administrative Arbeiten

Organisation

Koordination

Beratung

Deutsch C1

Selbstständigkeit

Zuverlässigkeit

Dienstleistungsorientierung

Belastbarkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung EFZ

Tools

MS Office

Tocco

Job description

• Sie führen die Dossiers der Teilnehmenden von der Eintritts- bis zur Abschlussphase und bewirtschaften die interne Datenbank.
• Sie übernehmen Aufgaben im Tagesgeschäft wie Telefondienst oder Postverarbeitung.
• Sie verfassen Protokolle, erstellen Vorlagen und Anleitungen und bearbeiten anspruchsvolle Korrespondenz wie Zeugnisse oder Verwarnungen.
• Sie sind zuständig für die Erhebung und Auswertung von Statistiken und Kennzahlen, etwa zur Teilnehmendenzufriedenheit oder -auslastung.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen und bringen sich bei der Planung und Durchführung von internen Anlässen und Projekten ein.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit EFZ
• Fundierte Kenntnisse in administrativen Prozessen und im Umgang mit qualitätsrelevanten Aufgaben
• Praxiserfahrung in der Organisation und Koordination administrativer Aufgaben sowie in der Beratung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit IT-gestützten Systemen wie Tocco
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse (mind. Niveau C1)
• Hohe Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Dienstleistungsorientierung

Noc Steiner
Leiterin Administration
[phone]
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.

Michelle Straub
HR Recruiting Partnerin
[e-mail]

Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlern.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschliesslich über unser Online-Bewerbungssystem entgegen. Bewerbungen per E-Mail können nicht berücksichtigt werden.

Stellenantritt

Wir sind bereit, wenn Sie es sind (Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2026, mit Verlängerungsoption).

Ihr Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 70 000 und 85 000 Franken pro Jahr.

Die genaue Lohnhöhe

Der Bewerbungsprozess

Ihr Arbeitsort

Die AOZ

Die AOZ ist eine nicht gewinnorientierte, selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalt der Stadt Zürich mit über 2000 Mitarbeitenden und mehr als 1000 interkulturellen Dolmetschenden und Freiwilligen. Im Auftrag von Bund, Kantonen, Stadt Zürich und weiterer Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.