Office Management Specialist 40-60% (w/m/d)

Datahouse AG; Zürich; On-site; CHF 39,000 - 58,000; Part time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsbudget inkl. Zeit

Fringe Benefits

Schöner Arbeitsplatz im Zentrum von Z

Tolle Events & Teamkultur

Job summary

Datahouse AG sucht eine engagierte Teilzeitkraft im Office Management am Standort Zürich. Sie sind erste Ansprechperson vor Ort, bearbeiten Anfragen, unterstützen Buchhaltung und organisieren Termine, Veranstaltungen sowie Reisen.

Sie pflegen CRM-Daten, erstellen Präsentationen in Deutsch/Englisch und unterstützen Marketing- sowie Kommunikationsanfragen. Französischkenntnisse sind von Vorteil; Verfügbarkeit mittwochs bis freitags bevorzugt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; eine fachverwandte Weiterbildung ist von Vorteil.
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung.
• Hands-on-Mentalität und selbstständige Arbeitsweise.
• Souveränes Auftreten, zuverlässige Teamarbeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Französisch von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang vor Ort für Kundinnen, Kunden und Gäste; Telefon- und E-Mail-Anfragen bearbeiten.
• Administrative Unterstützung im Office Management.
• Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung erstellen und prüfen.
• Drehscheibenfunktion: Termine, Events, Sitzungen, Reisen organisieren.
• Kundenstamm im CRM pflegen und aktualisieren.
• Verfassen/Prüfen von administrativen Arbeiten und PowerPoint-Präsentationen in Deutsch und Englisch.
• Telefonzentrale betreuen und interne/externe Kommunikation unterstützen.
• Verpflegung bei Sitzungen und interne Anlässe organisieren.

Skills

Empfang & Office Management

CRM-Systeme

PowerPoint-Präsentationen

Deutsch & Englisch fließend

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CRM-Systeme

Job description

• Teilzeit

Unternehmensbeschreibung

Wüest Partner ist ein innovatives und unabhängiges Software- und Dienstleistungsunternehmen der Immobilienwirtschaft. Seit 1985 schaffen wir fundierte Entscheidungsgrundlagen durch die Verbindung von Immobilien-Fachexpertise, Daten und digitalen Lösungen. Als Branchenführer gestalten wir gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden die Zukunft der Immobilienbranche – mit umfassenden Leistungen in den Bereichen Bewertung, Beratung, Data, Analytics, KI, Software, Nachhaltigkeit und Bildung.

Wüest Partner wird von 29 Partnerinnen und Partner geführt. Diese bürgen für Kontinuität, Qualität und Unabhängigkeit.

Die Wüest-Partner-Gruppe beschäftigt rund 500 Mitarbeitende an 15 Standorten in Europa mit Hauptsitz in der Schweiz. Zur Gruppe gehören die Tochtergesellschaften Durable, Datahouse, Qualicasa und Signa-Terre.

Stellenbeschreibung

Dein Aufgabengebiet

• Du bist vor Ort die erste Ansprechperson für unsere Kund:innen und Gäste und kümmerst dich um den Empfang sowie eingehende Telefonate und E-Mails.
• Du unterstützt uns proaktiv in allen administrativen und organisatorischen Belangen im Bereich Office Management.
• Du erstellst und prüfst die ein- und ausgehenden Rechnungen in Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung.
• In deiner Drehscheibenfunktion organisierst du Termine, Events, Sitzungen, Reisen und Veranstaltungen für unser Team.
• Du pflegst unseren Kundenstamm in unserem CRM-System.
• Du verfasst und prüfst administrative Arbeiten und PowerPoint-Präsentationen in Deutsch und Englisch in Absprache mit den jeweiligen Ansprechpartnern.
• Du nimmst Anrufe in der Telefonzentrale entgegen und stärkst die interne & externe Kommunikation, z.B. bei Marketinganfragen.
• Du unterstützt bei der Verpflegung unserer Kund:innen an Sitzungen und bei kleineren internen Anlässen.

Deine Qualifikationen:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; eine fachverwandte Weiterbildung ist von Vorteil.
• Du überzeugst durch dein professionelles, selbstbewusstes Auftreten, eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie deine Hands-on-Mentalität.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und eigenverantwortlich und schätzt die Zusammenarbeit im Team.
• Du gehst versiert mit den gängigen Office-Anwendungen um, bringst Kenntnisse in CRM-Systemen mit undinteressierst dich für ein daten- und technologiegetriebenes Umfeld.
• Du kommunizierst souverän und adressatengerecht mit einer anspruchsvollen internen und externen Kundschaft.
• Du verfügst über stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du schätzt die Zusammenarbeit vor Ort und bist idealerweise mittwochs, donnerstags undfreitags verfügbar.

Zusätzliche Informationen

• Erfrischende, professionelle und kollegiale Unternehmenskultur mit tollen Events (Unternehmensfeiern, Gipfeli-Pausen etc.)
• Hoher Teamspirit, flache Hierarchien und abwechslungsreiche Aufgaben
• Schöner Arbeitsplatz im Zentrum von Zürich mit moderner Infrastruktur
• Grosszügiges Weiterbildungsbudget inkl. Zeit dafür sowie weitere attraktive Fringe Benefits

Bei offenen Fragen steht dir Katharina Senning, Senior Talent Acquisition Specialist, gerne unter [e-mail] zur Verfügung.

Wir freuen uns auf dich!