Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat und Administration

Psychiatrie St.Gallen; Wil (SG); Vor Ort; CHF 32.000 - 42.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Psychiatrie St.Gallen sucht eine motivierte Mitarbeiterin (50%) für Sekretariat und Administration in Wil. Sie koordinieren Termine, betreuen Bewohnendenmanagement und unterstützen das Bereitstellen von Unterlagen und Reports.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, idealerweise im Gesundheitswesen, sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel). Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sind erforderlich. Dienstagvormittags ist Anwesenheit Pflicht.

Qualifikationen

• Abschluss als Kauffrau EFZ oder gleichwertige Ausbildung, idealerweise im Gesundheitswesen, oder mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Tools, insbesondere Excel.
• Deutschkenntnisse mindestens C1 (Wort und Schrift) und gute Ausdrucksfähigkeit.
• Analytische Denkweise, Zuverlässigkeit, strukturiertes/vorgangsorientiertes Arbeiten.
• Ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement sowie Belastbarkeit.
• Eigeninitiative, Mitdenken und Freude an Mitgestaltung und Weiterentwicklung.

Aufgaben

• Sitzungstermine planen, koordinieren, Vor- und Nachbereitung inkl. Protokollführung.
• Warteliste im Bewohnendenmanagement pflegen, Vertragserstellung bei Eintritt von Bewohnenden übernehmen.
• Pflege und Verwaltung fakturarelevanter Bewohnendendaten.
• Leitung Pflege und Betreuung im Bewerbermanagement unterstützen und Prozesse/Dokumente pflegen.
• Kennzahlen auswerten und Präsentationen erstellen/bearbeiten.
• SharePoint-Seiten betreuen und in Projekten mitarbeiten.
• Je nach Eignung weitere anspruchsvolle Aufgaben übernehmen.

Tools

MS Office / Excel

Jobbeschreibung

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat und Administration

Psychiatrie St.Gallen Vacant since : 10.09.2026 9500 Wil SG (SG) 50% By agreement Permanent

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat und Administration

Wil

1. November 2026

Deine Aufgaben

• Du planst und koordinierst sämtliche Sitzungstermine und übernimmst deren Vor- und Nachbereitung, inkl. Protokollführung.
• Im Bewohnendenmanagement pflegst du unsere Warteliste und übernimmst die Vertragserstellung bei Eintritt von Bewohnenden.
• Du bist verantwortlich für die Pflege und Verwaltung von fakturarelevanten Bewohnendendaten.
• Du unterstützt die Leitung Pflege und Betreuung im Bewerbermanagement sowie bei der Pflege und Bearbeitung von Prozessmanagementdokumenten.
• Die Auswertung von Kennzahlen sowie die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.
• Zudem betreust und aktualisierst du unsere SharePoint-Seiten und arbeitest in definierten Projekten mit.
• Je nach Eignung und Interesse können weitere anspruchsvolle Aufgaben übernommen werden.

Dein Profil

• Du verfügst über einen Abschluss als Kauffrau/ EFZ, idealerweise mit Erfahrung im Gesundheitswesen, oder bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion und Institution mit.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Tools, insbesondere Excel, werden vorausgesetzt.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift (mind. Niveau C1) ist erforderlich; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Eine analytische Denkweise, Zuverlässigkeit, ein strukturiertes und lösungsorientiertes Vorgehen sowie eine rasche Auffassungsgabe gehören zu deinen Stärken.
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen fokussiert und gelassen.
• Eigeninitiative, aktives Mitdenken und Freude daran, Aufgaben mitzugestalten und weiterzuentwickeln, zeichnen dich aus.
• Jeweils am Dienstagvormittag ist deine Anwesenheit unbedingt erforderlich, die übrigen Einsatztage können nach Absprache festgelegt werden.

Dein Kontaktpersonen

Nelly Howald HR Business Partner

Horsch Leiterin Betreuung und Pflege / Stv. Heimleitung Eggfeld

Über uns

Mit rund 1'400 Mitarbeitenden stellen wir an unseren neun Unternehmensstandorten gut zugängliche, persönliche und wirkungsvolle psychiatrische Behandlungen und die Betreuung von erwachsenen Menschen in den Kantonen und Appenzell Ausserrhoden sowie im Fürstentum Liechtenstein sicher.

Bewerbungsprozess

Online bewerben
Wir sind digital unterwegs und setzen uns für Nachhaltigkeit ein, daher freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung über unsere Homepage.
Bestätigung per E-Mail
Sobald deine Bewerbung online bei uns eingegangen ist, bekommst du eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugestellt. Wir freuen uns, dich anhand deines Dossiers kennenzulernen und prüfen, ob deine Qualifikationen, Fähigkeiten und du als Person zur ausgeschriebenen Stelle und zur Psychiatrie passen. Danach melden wir uns bei dir.
Vorstellungsgespräch mit HR und Fachbereich
Bei einem persönlichen Gespräch lernen wir uns kennen und du erfährst mehr über die Psychiatrie , die ausgeschriebene Stelle und die Herausforderungen.
Einladung zum zweiten Gespräch
In der zweiten Runde möchten wir uns gerne ein noch besseres Bild von Ihnen machen und gemeinsam mit Ihnen herausfinden, ob wir zusammenpassen. Zudem erhalten Sie die Möglichkeit, Ihr künftiges Team kennenzulernen.
Mündliche Zusage
Sie erhalten von uns eine telefonische Zusage, wenn wir uns nach dem zweiten Gespräch für Sie entscheiden und fragen bei Ihnen nach, ob auch Sie weiterhin von uns überzeugt sind. Wenn wir uns einig sind, erstellen wir deinen Vertrag.
Der Vertrag
In den darauffolgenden Tagen senden wir Ihnen per Post den Vertrag im Doppel zu. Mit dem Vertrag erhalten Sie auch relevante Informationen zu Ihrer Anstellung.
Preboarding
Zwischen der Annahme der Stelle und dem ersten Arbeitstag können Sie als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter bereits auf relevante interne Informationen zugreifen. So können Sie sich ein differenziertes Bild des Unternehmens machen und sich bereits auf den Job vorbereiten.
Erster Arbeitstag
Am ersten Tag erwartet Sie ein Onboarding in Ihrem neuen Team und mit weiteren Kolleginnen und Kollegen. Sie richten sich am neuen Arbeitsplatz ein und schaffen sich einen Überblick über Ihre nächsten Aufgaben. Zudem erhalten Sie Ihren individuellen Einführungsplan, der Ihnen dabei hilft, sich zurechtzufinden.

• Work location 9500 Wil SG (SG)
• Workload 50%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• By online Online form