Mitarbeiter/in Sekretariat Sozialdienst 60 – 100% (m/w/d)

Convalere AG; Liestal; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Convalere AG in Basel-Landschaft sucht eine/n kaufmännische/n Sachbearbeiter/in im Sekretariat mit Fokus auf administrative Unterstützung im Sozialdienst.

Sie übernehmen den Empfang, koordinieren Termine, bearbeiten Anfragen und unterstützen die Fachpersonen bei administrativen Aufgaben. Voraussetzung sind eine kaufmännische Grundausbildung und gute Deutschkenntnisse; Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht sind von Vorteil. Moderne Arbeitsmittel und kollegiales Umfeld erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung.
• Zusatzausbildung oder Weiterbildung im Sozialversicherungsrecht.
• Berufserfahrung in Sekretariat, öffentlicher Verwaltung oder Sozialdienst.
• Erfahrung mit der Klientensoftware KLIB von Vorteil.
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Sozialversicherungswesens.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Lebenssituationen.
• Freundliches, respektvolles Auftreten sowie die Fähigkeit, klare Grenzen zu setzen.
• Hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personendaten.
• Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Responsibilities

• Persönlicher Empfang von Klientinnen und Klienten sowie Besucherinnen und Besuchern.
• Entgegennahme, Triage und Weiterleitung von Telefonanrufen, E-Mails und persönlichen Anfragen.
• Erteilung von Standardauskünften im Rahmen der vorgegebenen Zuständigkeiten.
• Organisation und Koordination von Terminen für die zuständigen Fachpersonen.
• Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingereichter Unterlagen.
• Pflege von Stammdaten, Terminübersichten, Pendenzen.
• Unterstützung der Sozialarbeitenden in administrativen Aufgaben.
• Koordination mit Gemeinden, Behörden und weiteren internen und externen Stellen.
• Mitarbeit bei der laufenden Optimierung von Abläufen, Vorlagen und Checklisten im Sekretariat.

Skills

KLIB

Microsoft 365

Deutschkenntnisse

Diskretion

Kommunikation

Kundenkontakt

Sprachkenntnisse

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Zusatz-/Weiterbildung Sozialversicherungsrecht

Tools

KLIB

Microsoft 365

Job description

Über uns

Die Convalere AG ist ein seit 2013 etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Sozial- und Integrationsbereich. Mit ca. 300 Mitarbeitenden an 14 Standorten begleitet und unterstützt Convalere Gemeinden, Kantone und weitere Auftraggeber mit praxisnahen, verlässlichen und wirkungsvollen Lösungen – von der Führung von Sozialdiensten über die Betreuung und Integration von Asylsuchenden und Flüchtlingen bis hin zu Förder-, Beschäftigungs- und Integrationsprogrammen.

Heute betreut das Unternehmen Mandate von rund 50 Gemeinden sowie zwei Kantonen. Unsere Vision ist ein moderner, schlanker und wirkungsvoller Sozialstaat, in dem öffentliche Mittel verantwortungsvoll eingesetzt und Menschen nachhaltig zu einem selbständigen Leben befähigt werden. Dabei verbinden wir fachliche Kompetenz mit unternehmerischem Denken, hoher Dienstleistungsorientierung und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Anspruchsgruppen.

Ihre Aufgaben

• Persönlicher Empfang von Klientinnen und Klienten sowie Besucherinnen und Besuchern


• Entgegennahme, Triage und Weiterleitung von Telefonanrufen, E-Mails und persönlichen Anfragen


• Erteilung von Standardauskünften im Rahmen der vorgegebenen Zuständigkeiten


• Organisation und Koordination von Terminen für die zuständigen Fachpersonen


• Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingereichter Unterlagen


• Pflege von Stammdaten, Terminübersichten, Pendenzen


• Unterstützung der Sozialarbeitenden in administrativen Aufgaben


• Koordination mit Gemeinden, Behörden und weiteren internen und externen Stellen


• Mitarbeit bei der laufenden Optimierung von Abläufen, Vorlagen und Checklisten im Sekretariat

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung


• Zusatzausbildung oder fundierte Weiterbildung im Bereich Sozialversicherungsrecht


• Berufserfahrung in einem Sekretariat, einer öffentlichen Verwaltung, einem Sozialdienst oder einer vergleichbaren administrativen Funktion


• Erfahrung mit der Klientensoftware KLIB ist von Vorteil


• Gute Kenntnisse des schweizerischen Sozialversicherungswesens


• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse


• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln


• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise


• Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Lebenssituationen


• Freundliches, respektvolles und professionelles Auftreten sowie die Fähigkeit, bei Bedarf klare Grenzen zu setzen


• Hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personendaten


• Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil

Warum wir?

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit direktem Kontakt zu Menschen


• Mitarbeit in einem kleinen Team mit kurzen Kommunikations- und Entscheidungswegen


• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld


• Klare Aufgaben, geregelte Zuständigkeiten und strukturierte Arbeitsprozesse


• Moderne digitale Arbeitsmittel


• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten und sich fachlich weiterzuentwickeln


• Ein dynamisches Unternehmen mit spannenden Entwicklungs- und Zukunftsperspektiven