Leiter*in Administration Wohnen & Beschäftigung 100%

Stiftung Balm; Schweiz; Remote; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Jahresarbeitszeit

Fortbildungsmöglichkeiten

Gratisparkplätze

Gute ÖV-Verbindungen

Interdisziplinäres Umfeld

Job summary

Stiftung Balm sucht per 1. April 2027 eine engagierte Leiter*in Administration Wohnen & Beschäftigung (100%). Sie übernehmen die operative, organisatorische und personelle Führung des Bereichs und berichten an die Geschäftsleitung.

Sie gestalten effiziente Abläufe, verantworten Budget, QMS, Personalzeiten, Onboarding neuer Fachpersonen und Schulungen. Voraussetzung ist kaufmännische Ausbildung, Führungserfahrung und sehr gute MS-Office Kenntnisse; Abacus von Vorteil.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Werdegang; mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Führungserfahrung oder Bereitschaft, Führungsverantwortung zu übernehmen.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Abacus-Kenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Operative, organisatorische und personelle Führung der Bereichsadministration mit 2 unterstellten Fachpersonen.
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe sowie deren Weiterentwicklung.
• Verantwortung für administrative Prozesse rund um Ein- und Austritte sowie Mutationen von Bewohner*innen und Fachpersonen.
• Unterstützung bei Konzept- und Projektarbeiten, Marketingaktivitäten, Analysen und organisatorischen Aufgaben.
• Budgeterstellung und -kontrolle, Eingangsrechnungen kontieren.
• Verantwortlich für operative Aufgaben im Qualitätsmanagementsystem (QMS).
• Ansprechperson für die Fachsoftware Betreuungsmanager, Zeiterfassung und Dienstplanung.
• Einführung und Schulung neuer Fachpersonen in Abacus, Klientendokumentation, Bananas, Office 365.

Skills

Führungserfahrung

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Dienstleistungsorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Werdegang

Tools

MS Office

Abacus

Klientendokumentation

Bananas

Office 365

Job description

Organisation ist Ihre Stärke und Sie behalten auch dort den Überblick, wo viele Fäden zusammenlaufen?

Dann erwartet Sie bei uns eine vielseitige Führungs- und Drehscheibenfunktion mit Raum zum Mitdenken und Mitgestalten.

Wir suchen per 1. April 2027 oder nach Vereinbarungeine*n engagierte*n, zuverlässige*n und dienstleistungsorientierte*n

Leiter*in Administration Wohnen & Beschäftigung 100%

Ihre Aufgaben:

• Operative, organisatorische und personelle Führung der Bereichsadministration mit 2 unterstellten Fachpersonen
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe sowie deren kontinuierliche Weiterentwicklung
• Verantwortung für administrative Prozesse rund um Ein- und Austritte sowie Mutationen von Bewohner*innen und Fachpersonen
• Unterstützung bei Konzept- und Projektarbeiten, Marketingaktivitäten, Analysen und organisatorischen Aufgaben
• Erstellen und Aufbereitung des Budgets sowie Kontrolle und Kontierung von Eingangsrechnungen
• Verantwortlich für die operativen und organisatorischen Aufgaben im Qualitätsmanagementsystem (QMS)
• Ansprechperson für die Fachsoftware «Betreuungsmanager», Zeiterfassung und Dienstplanung
• Einführung und Schulung neuer Fachpersonen in gängigen IT-Anwendungen (Abacus, Klientendokumentation, Bananas, Office 365)

Sie bringen mit:

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Werdegang sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Führungserfahrung oder die Motivation und persönlichen Voraussetzungen, Führungsverantwortung zu übernehmen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Abacus-Kenntnisse von Vorteil
• Organisationstalent sowie eine selbständige, zuverlässige und exakte Arbeitsweise
• Vernetztes Denken, pragmatisches Handeln und Freude an der Weiterentwicklung von Prozessen
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen

Unser Angebot:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe mit Gestaltungsspielraum
• Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative und selbständiges Handeln erwünscht sind
• Ein interdisziplinäres Arbeitsumfeld in einer etablierten Stiftung
• Flexible Arbeitszeiten mit Jahresarbeitszeit
• Unterstützung bei fachlicher Aus- und Weiterbildung
• Kurze Entscheidungswege sowie die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Eine sinnstiftende Tätigkeit für und mit Menschen mit Beeinträchtigung
• Einen schönen, naturnahen Arbeitsplatz auf dem Balm-Areal
• Gratisparkplätze und gute ÖV-Verbindungen

Für weitere Informationen steht Ihnen Gaby Kälin, Leiterin HR, unter Tel. [phone] gerne zur Verfügung.

Einen ersten Einblick in unsere Institution erhalten Sie unter stiftungbalm.ch.