Koordinatorin Research Management & Administration (w/m) 80-100%

Kinderspital Zürich - Eleonorenstiftung; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Kinderspital Zürich sucht eine/n engagierte/n Assistenz der Research Managerin zur Unterstützung im operativen und administrativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren HR-Prozesse, erstellen Budgetübersichten, bearbeiten Rechnungen und unterstützen bei Onboarding.

Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen, bereiten Unterlagen vor, führen Protokolle und unterstützen Forschungs- und Klinikanträge sowie Studienprozesse. Sie tragen zur Optimierung interner Abläufe bei.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in administrativen oder koordinierenden Funktionen, idealerweise im universitären/klinischen Umfeld.
• Kenntnisse regulatorischer Anforderungen in der klinischen Forschung vorteilhaft oder Bereitschaft, sich diese Kenntnisse rasch anzueignen.
• Ausgeprägte Organisationskompetenz und eigenständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Research Managerin im operativen Tagesgeschäft
• Begleitung administrativer HR-Prozesse vom Unterlagen-Vorbereitung bis Onboarding
• Erstellung von Budgetübersichten, Rechnungsbearbeitung und Kontierung
• Organisation von Sitzungen, Workshops, Retreats und Veranstaltungen
• Erstellung von Agenden/Protokollen, Terminplanung und Nachbereitung
• Unterstützung bei Forschungs-/Projektberichten und regulatorischen Abläufen
• Koordination von Studiendokumenten und Vereinbarungen
• Zentrale Ansprechperson für interne/externe Partner
• Ideenbeitrag zur Optimierung administrativer Prozesse

Kenntnisse

Administration

Budgetverwaltung

Projektkoordination

Studiendokumente

Events-Organisation

MS Office (Excel)

Kommunikation

Englischkenntnisse

Ausbildung

Hochschulabschluss

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Research Managerin im operativen und administrativen Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Administrative HR-Prozesse für neue und bestehende Teammitglieder begleitest du von der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen über Rekrutierungen und Interviews bis hin zu Eintritten und Onboarding.
• Bei administrativen Finanzprozessen packst du mit an – insbesondere bei der Erstellung und Aktualisierung von Budgetübersichten, der Rechnungsstellung und -bearbeitung sowie der Kontierung in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
• Sitzungen, Workshops, Retreats und weitere Veranstaltungen organisierst du selbstständig und übernimmst deren Vor- und Nachbereitung.
• Agenden und Protokolle erstellst du zuverlässig und behältst dabei Pendenzen, Termine und Fristen im Blick.
• Interne und externe Meetings sowie Termine koordinierst und bereitest du sorgfältig vor.
• Bei der Erstellung, Zusammenstellung und Aufbereitung von Forschungs-, Projekt- und weiteren Berichten unterstützt du das Team tatkräftig.
• Projektunterlagen und administrative Dokumentationen koordinierst und pflegst du strukturiert und gewissenhaft.
• Im Rahmen von Forschungsprojekten und klinischen Studien unterstützt du bei administrativen und regulatorischen Abläufen, insbesondere bei der Koordination von Studiendokumenten, Vereinbarungen und weiteren regulatorisch relevanten Unterlagen.
• Als zentrale Ansprechperson koordinierst du die Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen.
• Beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen bringst du deine Ideen aktiv ein.
• Teammitglieder unterstützt du bei der Klärung von Abläufen, Zuständigkeiten und erforderlichen Unterlagen und trägst damit zu effizienten Arbeitsprozessen bei.

Dein Profil

• Abgeschlossene höhere Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, Beispielsweise in Administration/Management, Gesundheitswesen oder Life Sciences; ein Hochschulabschluss (Bachelor oder Master) ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im universitären, klinischen oder wissenschaftlichen Umfeld
• Kenntnisse regulatorischer Anforderungen und Abläufe in der klinischen Forschung sowie Erfahrung mit Studiendokumenten und Vereinbarungen sind von Vorteil oder alternativ Bereitschaft, sich diese Kenntnisse rasch anzueignen
• Interesse an wissenschaftlichen und medizinischen Fragestellungen sowie Offenheit und Neugier für Forschungsthemen
• Erfahrung in der Budget-/Finanzadministration und Projektkoordination
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Freude an einer dynamischen, vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Koordination unterschiedlicher Aufgaben
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine lösungsorientierte und kooperative Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Dr. sc. nat. Elisa Zimmermann
Forschungsmanagerin Klinik
[phone]

Arbeitgeber Kinderspital Zürich

Das Kinderspital Zürich ist mit rund 3'000 Mitarbeitenden das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Das Grösste am "Kispi" aber sind die Kleinen: Bis zu 100'000 Patientinnen und Patienten werden jährlich versorgt, in 47 Fachbereichen tun wir alles zu ihrem Wohl. Nicht nur modernste Geräte und höchste Qualität in der Behandlung werden am Kispi gross geschrieben, sondern auch ein gutes Gespür für Zwischenmenschliches. Neben dem gesamten kindermedizinischen und kinder-chirurgischen Spektrum bietet das Kinderspital auch ein einzigartiges Rehabilitationszentrum und ein Forschungszentrum.