Executive Assistant & Project Coordinator (all genders)

Egon Zehnder; Zürich; Hybrid; CHF 80’000 - 100’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Unternehmen in Zürich sucht eine:n Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d). In dieser Rolle steuern Sie Projektprozesse, verantworten die Kommunikation mit Klienten und bauen Beziehungen zu Stakeholdern auf. Sie sollten über fünf Jahre Erfahrung, MS Office-Kenntnisse und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse verfügen. Freuen Sie sich auf ein vielfältiges Umfeld und spannende Projekte in einem internationalen Team.

Leistungen

Offene und transparente Kommunikationskultur

Flache Hierarchien

Internationale Projekte

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistent:in oder Executive Assistant.
• Versiert im Umgang mit C-Level Führungspersönlichkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Projektkoordination & Management: alle Prozesse steuern und Überblick behalten.
• Kommunikation & Dokumentation: Verantwortung für Klienten- und Kandidatenkommunikation übernehmen.
• Beziehungsmanagement: nachhaltige Beziehungen zu Stakeholdern aufbauen.

Kenntnisse

Motivierte, engagierte und kommunikative Persönlichkeit

Strukturierte Arbeitsweise

MS Office-Kenntnisse

Teamplayer mit positiver Energie

Vertraut mit KI-basierten Tools

Jobbeschreibung

Executive Assistant & Project Coordinator (all genders)

Vollzeit

Hybrid

Zürich, Schweiz

Mit Berufserfahrung

10.12.25

Egon Zehnder entwickelt ganzheitliche Leadership-Lösungen für alle Unternehmen, die sich dem Wandel der Zeit stellen. Wir sind an über 60 Standorten in 36 Ländern vertreten. Unsere Leadership Advisory umfasst Executive Search, Assessments, Führungskräfteentwicklung sowie die gezielte Weiterentwicklung von Teams, Unternehmenskulturen und Organisationen.

Sie haben Spass an unterschiedlichen Aufgaben und Projekten und es fällt Ihnen leicht, sich auf verschiedene Arbeitsstile einzustellen? Sie lieben die Herausforderung, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, ohne den Überblick zu verlieren? Sie übernehmen gerne Verantwortung und sind es gewohnt, Entscheidungen zu treffen? Darüber hinaus haben Sie ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizieren gewandt und stilsicher?

Dann warten Sie nicht lange. Bewerben Sie sich für unseren Standort in Zürich als Executive Assistant & Project Coordinator (all genders) und werden Sie Teil der einzigartigen Egon Zehnder Community!

Ihre Aufgaben

• Projektkoordination & Management : Sie steuern sämtliche Prozesse rund um Such- und Beratungsmandate, halten alle Fäden in der Hand und sorgen für einen reibungslosen Ablauf – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie sind das „Bindeglied“, das interne Teams und externe Partner:innen zusammenbringt und stets den Überblick behält.
• Kommunikation & Dokumentation : Sie übernehmen die Verantwortung für die Kommunikation mit Klient:innen und Kandidat:innen, erstellen und bearbeiten hochwertige Dokumente (Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Statusmemos etc.) und sorgen für eine professionelle Aussendarstellung.
• Beziehungsmanagement : Sie bauen nachhaltige Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf und sind als zentrale Ansprechperson für alle Beteiligten präsent – sowohl im Büro als auch virtuell.
• Informations- & Datenmanagement : Sie pflegen die globale Datenbank, sorgen für die korrekte Abbildung aller Projektschritte und unterstützen bei der Rechnungsstellung sowie Spesenabrechnung.
• Business Development : Sie unterstützen die Berater:innen bei der Entwicklung neuer Geschäftsmöglichkeiten, planen Events und bringen eigene Ideen ein.
• KI & Digitalisierung : Sie bringen Erfahrung im Umgang mit KI-basierten Tools mit und haben den Willen, als Vorreiter:innen in neue digitale Lösungen im Büro zu etablieren und das Team in diesem Bereich zu inspirieren.

Ihr Profil

• Sie sind eine motivierte, engagierte und kommunikative Persönlichkeit, die auch in stressigen Situationen den Überblick behält und mit Humor überzeugt.
• Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und strukturiert, setzen klare Prioritäten und handeln proaktiv.
• Sie verfügen über mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistent:innen oder Executive Assistant, idealerweise im Dienstleistungsumfeld.
• Sie sind versiert im Umgang mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level und bringen fundierte digitale Kompetenzen sowie sehr gute MS Office-Kenntnisse mit.
• Sie haben stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind vertraut mit KI-basierten Tools und möchten eine Vorreiterrolle in deren Anwendung übernehmen.
• Sie sind ein echter Teamplayer und geben dem Team durch Ihre positive Energie zusätzlichen Schwung.
• Sie verfügen über eine eigenständige, zuverlässige und strukturierte Vorgehensweise, ein hohes Maß an Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe für die hohe Komplexität der oft zeitkritischen Aufgaben.
• Sie sind es gewohnt, exakt und sehr genau zu arbeiten. Sie haben einen sehr hohen Qualitätsanspruch und den Blick für das Detail.
• Sie sind sich der höchsten Vertraulichkeit und Sensitivität der Daten und Informationen bewusst und wahrendiese mit ihrer loyalen und diskreten Art.

Unser Angebot

• Ein diversesund inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien und offenen Türen
• Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur
• Selbstständiges Arbeiten, die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und eine offene und transparente Kommunikationskultur

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes und zentral gelegenes Büro und spannende internationale Projekte

Interesse? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Haben Sie noch Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns unter [e-mail]

Diversity, Equity und Inclusion sind in unseren Unternehmenswerten fest verankert und werden in der Egon Zehnder-Kultur gelebt. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Herkunft oder sexueller Orientierung.