Direktionsassistent:in Klinik für Kardiologie 80-100%

USZ; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

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Zusammenfassung

USZ sucht eine erfahrene Assistenz im Direktionssekretariat zur eigenverantwortlichen Führung des Büroalltags der Klinik für Kardiologie. Sie koordinieren Termine, bereiten Sitzungen vor, erstellen Entscheidungsgrundlagen und protokollieren Beschlüsse.

Sie unterstützen die Klinikdirektion proaktiv, pflegen sensible Daten mit Diskretion und arbeiten eng mit HR sowie weiteren internen Abteilungen zusammen. Eine fachlich passende Weiterbildung ergänzt Ihre Qualifikationen.

Qualifikationen

• EFZ-Abschluss als Kauffrau/Kaufmann, ggf. weiterführende Direktionsassistenz-Weiterbildung
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvoller Assistenz im Gesundheitswesen vorteilhaft
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Aufgaben

• Übernahme der führenden Rolle im Direktionssekretariat und Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs
• Unterstützung der Klinikdirektion in administrativen Belangen, Termine und Prioritäten im Blick
• Management von Agenda, Terminen und Reisekosten des Klinikdirektors
• Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen
• Zentrale Schnittstelle zu HR, Personaladministration und Verträgen
• Vernetzung mit internen Abteilungen und externe Anspruchsgruppen
• Aktive Mitwirkung in Projekten und professionelle Repräsentation der Klinik
• Diskreter Umgang mit sensiblen Personal-, Patienten- und Direktionsangelegenheiten

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigenständiges Arbeiten

Proaktives Handeln

Deutsch (verhandlungssicher)

Englisch (gute Kenntnisse)

MS-Office-Kenntnisse

Diskretion

Ausbildung

EFZ-Abschluss als Kauffrau/Kaufmann

Weiterbildung Direktionsassistent:in (oder abgeschlossen)

Tools

MS Office

Digitale Systeme

Jobbeschreibung

Die Klinik für Kardiologie zeichnet sich durch ein breites ambulantes sowie stationäres Leistungsspektrum aus, in dem die interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Augenhöhe gelebt wird.

Dein Beitrag macht den Unterschied

• Du übernimmst die führende Rolle im Direktionssekretariat, verantwortest das Tagesgeschäft und stellst einen reibungslosen Ablauf sowie eine effiziente Zusammenarbeit sicher
• Du unterstützt die Klinikdirektion proaktiv in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen und behältst Termine, Pendenzen und Prioritäten im Blick
• Du unterstützt den Klinikdirektor und verantwortest sein Agenda-, Termin- und Reisemanagement
• Du koordinierst Sitzungen, bereitest Entscheidungsgrundlagen vor und stellst die Nachverfolgung wichtiger Beschlüsse sicher inkl. Protokollführung
• Du verantwortest die Personaladministration der Klinik und bist zentrale Schnittstelle zu HR und weiteren internen Abteilungen
• Du verantwortest das Vertrags- und Dokumentenmanagement und bist zuständig für administrative Compliance-Themen
• Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anspruchsgruppen und repräsentierst unsere Klinik professionell und dienstleistungsorientiert
• Du bist die Visitenkarte unserer Klinik und verantwortest die administrative Betreuung unserer Patientinnen und Patienten
• Du wirkst aktiv in vielseitigen Projekten mit und unterstützt deren erfolgreiche Umsetzung
• Du gehst mit vertraulichen Personal-, Patienten- und Direktionsgeschäften jederzeit professionell und diskret um
• Du arbeitest Hand in Hand mit dem Direktions- und Klinikmanagement-Team und übernimmst Abwesenheiten und Ferien deren Stellvertretung

Daszeichnet dich aus

• Du verfügst über einen EFZ-Abschluss als Kauffrau/Kaufmann, Weiterbildung im kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich von Vorteil
• Du befindest dich kurz vor dem Abschluss einer Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder hast sie bereits erfolgreich abgeschlossen
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion mit; Erfahrung im Gesundheitswesen, Spitalumfeld oder in einer vergleichbar komplexen Organisation ist von Vorteil
• Du bleibst auch in hektischen Situationen ruhig und behältst den Überblick
• Mitdenken, proaktives Handeln und eigenständige Entscheidungen gehören für dich selbstverständlich dazu
• Du überzeugst durch Organisationstalent sowie ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Belastbarkeit
• Du kommunizierst und korrespondierst stilsicher auf Deutsch und verfügst zudem über sehr gute Englischkenntnisse
• Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich schnell in neuen digitalen Systemen und Prozessen zurecht.
• Diskretion, Loyalität und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.

Weitere Auskünfte

Bei Fragen stehen dir Medeha Ajdini, Leiterin Direktionssekretariat, gerne zur Verfügung.

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Für diese Stelle können keine Dossiers von Personalvermittlern berücksichtigt werden. Danke für Ihr Verständnis.

Unsere Benefits

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Über das USZ

Das Universitätsspital Zürich ist eines der grössten Spitäler in der Schweiz. Unsere über 8'600 Mitarbeitenden und rund 700 Auszubildende setzen sich täglich für das Wohl unserer Patient:innen ein.