Direktionsassistent:in 80 - 100 %

University of Zurich; Zürich; Vor Ort; CHF 70’000 - 90’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine große Schweizer Universität in Zürich sucht eine Direktionsassistent:in für den Ärztlichen Direktor und die Finanzdirektorin des universitären Tierspitals. Zu den Aufgaben gehören Protokollführung, Unterstützung bei Planungen und die Organisation von Veranstaltungen. Der ideale Bewerber hat eine kaufmännische Grundausbildung oder einen Bachelor in Betriebswirtschaft sowie mehrjährige Erfahrung in ähnlicher Rolle. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und starke Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Rolle.
• Kenntnisse im öffentlichen Recht von Vorteil.
• Selbstständige, effiziente Arbeitsweise.

Aufgaben

• Vor- und Nachbearbeitung der monatlichen Sitzungen.
• Unterstützung der Direktion bei Terminplanungen.
• Organisation von Anlässen für interne und externe Besucher.

Kenntnisse

Kaufmännische Grundausbildung

Sehr gute Kenntnisse in MS-Office 365

Organisationsstärke

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Bachelor in Betriebswirtschaft

Tools

MS-Office 365

Jobbeschreibung

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

Das Aufgabengebiet gliedert sich in zwei Hauptgebiete mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten:

Direktionsassistent:in für den Ärztlichen Direktor und die Finanzdirektorin des universitären Tierspitals (ca. 60%-70%)

• Vor- und Nachbearbeitung der monatlichen Sitzungen der Geschäftsleitung inklusive Protokollführung
• Unterstützung der Direktion bei Terminplanungen, Agendaführung, Korrespondenz und Anfragen von internen und externen Stellen
• Koordination, Planung und Organisation von Anlässen und Veranstaltungen für interne und externe Besucher der Direktion oder interne Anlässe
• Spesenmanagement und Abrechnungen, Bearbeitung von Rechnungen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Publikationen auf den entsprechenden elektronischen Tools
• Übernahme weiterer koordinativer und organisatorischer Aufgaben sowie die Drehscheibenfunktion für die Direktion

Verwaltungsassistent:in für die Betreuung von 2 Kliniken des universitären Tierspitals (30%-40%)

• Führung des Sekretariates der jeweiligen Kliniken
• Personalverantwortliche für die Einheiten umfassend sämtliche administrativen Prozesse wie z.B. Ein-/Austritt, Mitarbeiterbeurteilungen, Abrechnung und Kontrolle von Zulagen, Forecast und Budget der Stellenpläne
• Organisation von Sitzungen und Anlässen
• Bewirtschaftung von Drittmitteln, Spesenabrechnungen und weitere, allgemeine Sekretariatsarbeiten

Profil

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit überzeugen Sie durch sicheres Auftreten und mit folgenden Qualifikationen:

• Kaufmännische Grundausbildung inkl. Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder Bachelor in Betriebswirtschaft
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Rolle, Kenntnisse im öffentlichen Recht von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office 365, v.a. Word, Excel, Powerpoint und gängige Kommunikations- und Kollaborationstools
• Organisationsstarke, dienstleistungsorientierte und vertrauenswürdige Persönlichkeit mit rascher Auffassungsgabe und selbstständiger, effizienter Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit auf unterschiedlichen Stufen
• Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Positive und motivierte Grundeinstellung
• Hohe Sozialkompetenz, teamorientiertes Handeln, Ausdauer, Flexibilität und Belastbarkeit in einem sehr dynamischen Umfeld