Assistenz CEO & Geschäftsleitung 80-100% (m/w/d)

CH11 Electrolux AG; Zürich; Hybrid; CHF 120.000 - 180.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Modernes Arbeitsumfeld

Hybrides Arbeiten

Weiterbildung & Mentoring

Zusammenfassung

Electrolux Schweiz AG sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung des CEO (VP CA CH) und ausgewählter GL-Mitglieder. Sie steuern Informationsflüsse, koordinieren komplexe Abläufe und schaffen eine verlässliche Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Sie arbeiten diskret, professionell und unterstützen Budget- und Kostenstellenmanagement sowie die Planung von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; idealerweise Weiterbildung im Direktionsassistenzbereich.
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzfunktionen auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene.
• Erfahrung in Erstellung von Präsentationen, Briefings und Management-Unterlagen.
• Organisationstalent, vorausschauende Arbeitsweise und Prioritäten-setzen.

Aufgaben

• Kalender des VP CA CH vorausschauend steuern, Prioritäten setzen und Termine koordinieren.
• Meetings und Entscheidungen übersichtlich halten; Ziele und Anforderungen klären.
• Geschäftsreisen national/ international planen; auch bei Änderungen reibungsloser Ablauf.
• Sitzungen, Workshops, Offsites organisieren und nachbereiten; Unterlagen vorbereiten.

Kenntnisse

Deutsch (Stilsicher)

Englisch (Fließend)

MS 365

Organisation

Terminplanung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Copilot

Jobbeschreibung

Job Description

Wir entwickeln innovative, nachhaltige Haushaltsgeräte, die den Alltag erleichtern und angenehmer machen. So verbessern wir das Leben – für uns und unsere Umwelt. Wir wollen eine treibende Kraft für genussvolles und gleichzeitig ressourcenschonendes Leben sein. Electrolux – Shape Living for the Better. Electrolux bietet in der Schweiz ein breites Sortiment an Haushaltsgeräten für die Bereiche Küche, Wäsche-, Boden- und Raumklimapflege der Marken Electrolux und AEG an.

Neben dem Hauptsitz in Zürich, verfügt Electrolux Schweiz über 9 weitere Standorte. Insgesamt geben rund 450 Mitarbeitende ihr Bestes für unsere Schweizer Kunden.

Organisieren. Koordinieren. Vorausdenken. Ermöglichen. In dieser verantwortungsvollen Position unterstützt du den CEO (VP CA CH) sowie ausgewählte Mitglieder der Geschäftsleitung als verlässliche Ansprechperson und organisatorisches Rückgrat. Du steuerst Informationsflüsse, koordinierst komplexe Abläufe und stellst sicher, dass sich das Management auf strategische und geschäftskritische Themen konzentrieren kann. Mit deiner empathischen, diskreten und vertrauenswürdigen Art schaffst du Verbindungen, förderst eine offene Zusammenarbeit und bist eine geschätzte Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Location

Region: Zürich

Employment Details

Anstellung: Unbefristet
Pensum: 80-100%

Responsibilities

• Du steuerst den Kalender des VP CA CH vorausschauend, setzt Prioritäten und koordinierst anspruchsvolle Termine mit internen und externen Stakeholdern
• Du behältst den Überblick über Meetings und Entscheidungen, klärst Ziele, Erwartungen und Entscheidungsbedarf im Vorfeld und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen
• Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und stellst auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Ablauf sicher
• Du organisierst und koordinierst Geschäftsleitungssitzungen, Workshops, Offsites, Townhall Meetings sowie weitere Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung
• Du bereitest Traktanden, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen professionell auf und sorgst dafür, dass Beschlüsse, Pendenzen und Follow-ups konsequent nachverfolgt werden
• Du koordinierst Eskalationen, Direktionsreklamationen und Sonderaufgaben, behältst Fristen im Blick und stellst eine professionelle Nachverfolgung sicher
• Du verfasst und koordinierst Korrespondenz sowie Kommunikationsunterlagen in Deutsch und Englisch und unterstützt einen adressatengerechten Informationsfluss
• Du unterstützt den VP und die Geschäftsleitung bei internen und externen Kommunikationsaktivitäten und bereitest relevante Briefings und Mitteilungen vor
• Du bist eine verlässliche Ansprechperson für ausgewählte Geschäftsleitungsmitglieder und unterstützt diese in organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Themen
• Du organisierst Kunden‑, Partner‑, Konzern- und VIP‑Besuche und sorgst für einen erstklassigen Auftritt nach innen und aussen
• Du unterstützt in administrativen und finanziellen Themen wie Budget‑ und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring‑ und Aktivitätenbudgets
• Du koordinierst den Onboarding‑Prozess neuer Geschäftsleitungsmitglieder und stellst einen professionellen und strukturierten Einstieg sicher
• Du pflegst und optimierst Vorlagen, Dokumentationen sowie zentrale Ablagestrukturen und trägst zu einer effizienten Zusammenarbeit bei
• Du agierst jederzeit professionell, diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen
• Du bringst Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen, digitalen Arbeitsweisen und organisatorischen Standards ein und setzt Optimierungen aktiv um
• Du übernimmst flexibel zusätzliche Aufgaben und Projekte und passt deine Schwerpunkte den aktuellen geschäftlichen Anforderungen an

Benefits

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten & hybriden Arbeiten
• Kontinuierliche persönliche Entwicklungsmöglichkeiten mit einer steilen Lernkurve durch ein System von Training, Coaching, Mentoring und on-the-job-learning.
• Zugang zu regelmässigen Schulungen und Zertifizierungen, um die eigenen Fähigkeiten zu erweitern und auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz, Executive Assistance oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene
• Routine in der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Korrespondenz und Management-Unterlagen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch- und/oder Italienischkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel) sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und KI-Tools wie Copilot
• Ein gutes Verständnis für organisatorische, administrative und geschäftliche Prozesse sowie eine hohe Eigeninitiative und Lösungsorientierung
• Diskretion, Integrität, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Eine selbstständige, flexible und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung
• Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen sowie administrativen und finanziellen Themen
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil sowie die Bereitschaft, bei Bedarf Termine ausserhalb des Büros wahrzunehmen

Diversity & Inclusion

Bei uns arbeiten grossartige Menschen mit unterschiedlichen Werdegängen und vielfältiger Herkunft – nicht nur, weil wir glauben, dass das zeitgemäss ist, sondern weil wir davon überzeugt sind, dass Vielfalt unser Unternehmen stärker und innovativer macht. Wenn Sie unsere Werte teilen, laden wir Sie ein, Ihren ganz persönlichen Platz in unserer globalen Gemeinschaft zu finden.

Company Culture

Was uns ausmacht? Es ist unser Mindset, das Leben für unsere Kunden und die Gesellschaft zu verbessern. Bei uns können sich Mitarbeitende aktiv einbringen und mitgestalten. Dadurch herrscht ein starkes Gemeinschaftsgefühl und Spass am Arbeitsplatz kommt auch nicht zu kurz. Zudem bieten wir hervorragende Arbeitsbedingungen und attraktive Sozialleistungen.

Additional Information

Hier erfahren Sie mehr über Electrolux in der Schweiz: www.electrolux.ch/karriere

Das international renommierte Institut Top Employers zeichnet uns als einer der besten Arbeitgeber der Schweiz aus.

Electrolux Group is a leading global appliance company that has shaped living for the better for more than 100 years. We reinvent taste, care and wellbeing experiences for millions of people, always striving to be at the forefront of sustainability in society through our solutions and operations. Under our group of leading appliance brands, including Electrolux, AEG and Frigidaire, we sell household products in around 120 markets every year. In 2023 Electrolux Group had sales of SEK 134 billion and employed 45,000 people around the world. For more information go to www.electroluxgroup.com.