Assistentin CEO und anderes

PKS Personal AG; Binningen; Vor Ort; CHF 70’000 - 90’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Personalagentur in Binningen sucht eine engagierte Person im Office Management zur Unterstützung des Back Office EMEA. Dieser vielseitige Job umfasst die Organisation von Meetings und Events, effiziente Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie die selbständige Führung des Sekretariats für Spitzenkräfte. Zudem sind Kenntnisse in Microsoft Office, Kommunikation in mehreren Sprachen und Erfahrung im Facility Management gefragt. Ein Teamplayer mit hoher sozialer Kompetenz wird gesucht.

Qualifikationen

• Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten.
• Vorfaltung im Umgang mit verschiedenen Partnern und internen Stellen.
• Erfahrung im Eventmanagement und Reisemanagement für internationale Teams.

Aufgaben

• Führung und Organisation des Back Office EMEA.
• Koordination und Planung von Management Meetings und Events.
• Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs.

Kenntnisse

Hohe soziale Fähigkeiten

Teamplayer

Internationale Kommunikation

Ergebnisorientiert

Flexibilität

IT-Kenntnisse

Tools

Microsoft Office

Lotus Notes

SAP

Documentum

SharePoint

Jobbeschreibung

In Kürze

Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION :

• Führung & Organisation des Back Office EMEA
• Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
• Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
• Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen / Partnern
• Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
• Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
• Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen

ABLAGEMANAGEMENT

• Führen eines Ablagesystems
• Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz

EVENTMANAGEMENT

• Eventmanagement EMEA In- und Ausland
• Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland

TRAVELMANAGEMENT

• Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
• Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies

KOMMUNIKATION

• Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
• Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs / und Generalversammlungen
• Führung der Korrespondenz in DE / ENG / FR / ITA
• Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA

PROJEKTARBEIT

• Leitung und Aufbau des Records Management
• Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
• Mithilfe bei Seminars / Trainings und Workshops
• Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
• Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System

HUMAN RESOURCES

• Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
• Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
• Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen

FACILITY MANAGEMENT

• Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
• Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
• Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude
• hohe soziale Fähigkeiten
• Teamplayer
• international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
• verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
• Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
• Motivation
• hoher Sinn für Diskretion
• strukturierte Arbeitsweise
• loyal
• IT-Kenntnisse : Microsoft Office World 2007 / 2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SAP Kenntnisse
• Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Linux - gute Anwendungskenntnisse
• Open Office - gute Anwendungskenntnisse
• Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SharePoint gute Anwendungskenntnisse
• Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse

Sprachen

• Deutsch (Muttersprache)
• Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
• Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)
• Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)