Assistent : in Lead HR Geschäftspartner : innen

Post CH AG; Bern; Hybrid; CHF 80’000 - 100’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein großes Unternehmen in der Schweiz sucht eine*n Executive Assistant, der/die die Terminkalender der HR-Geschäftspartner koordiniert und administrative Organisation sicherstellt. Idealerweise bringen Sie einen Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant mit sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz. Ein hohes Maß an Diskretion, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Französisch sind notwendig. Das Unternehmen bietet faire Anstellungsbedingungen und mobiles Arbeiten.

Leistungen

6 Wochen Ferien

Elternzeit

Mobiles und flexibles Arbeiten

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe, vorzugsweise im HR-Umfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Französischkenntnisse von Vorteil.
• Hohe AI-Affinität und Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Personaldaten.

Aufgaben

• Koordination der Terminkalender der HR-Geschäftspartner.
• Organisation von Sitzungen und Erstellung von Unterlagen.
• Übernahme von Stellvertretungen während Abwesenheiten.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Diskretion

Teamfähigkeit

Flexibilität

Eigeninitiative

Ausbildung

Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant

Tools

M365

HR-Systeme

Kollaborationsplattformen

Jobbeschreibung

Du koordinierst und bewirtschaftest die Terminkalender der leitenden HR Geschäftspartner : innen und stellst eine reibungslose administrative Organisation sicher. Dabei unterstützt du interne Abstimmungen, führst Ablagen und erstellst Präsentationen sowie professionelle Korrespondenz.

Du organisierst Sitzungen eigenständig, bereitest die Unterlagen vor, führst Protokoll und behältst Pendenzen sowie Traktandenlisten stets im Überblick.

Anspruchsvolle und vertrauliche Sachbearbeitungsaufgaben erledigst du selbstständig und erstellst sowie aktualisierst Dokumente in allen Amtssprachen unter Sicherstellung einer korrekten Dokumentenablage.

Zur Optimierung administrativer Prozesse setzt du digitale Tools und KI gezielt ein und wirkst aktiv in bereichsübergreifenden Projekten sowie bei der Organisation von Events, Workshops und HR-Anlässen mit.

Bei Abwesenheiten oder nach Absprache übernimmst du die Stellvertretung der Assistenz Leitung Personal und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf.

Du verfügst idealerweise über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent : in) oder einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe mit, vorzugsweise im HR-Umfeld.

Du überzeugst durch ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein hohes Mass an Diskretion und Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Personaldaten unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Du kommunizierst adressaten- und plattformgerecht mit unterschiedlichen Stakeholdern und zeichnest dich durch hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit aus.

Auch in hektischen Situationen bleibst du flexibel und belastbar und zeigst Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung sowie zur Mitarbeit in Projekten.

Du kommunizierst mündlich und schriftlich sehr gut auf Deutsch und verfügst über gute (mündliche) Kenntnisse auf Französisch. Englisch ist von Vorteil. Zudem gehst du sicher mit M365 und digitalen Tools (z. B. HR-Systemen und Kollaborationsplattformen) um und bringst eine hohe AI-Affinität mit.

6 Wochen Ferien

• Elternzeit

Mobiles und flexibles Arbeiten

Faire Anstellungsbedingungen