Assistant/e administration & back-office 80 – 100 % à Lausanne

Axept Business Software AG; Lausanne; Vor Ort; CHF 60.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Axept ist in Lausanne ansässig und sucht eine vielseitige Assistenz für Verwaltung und Backoffice. Die Rolle umfasst administrative Leitung, Koordination und Schnittstellenmanagement in einem dynamischen Umfeld.

Sie arbeiten eng mit dem Leitungsteam, unterstützen bei der Monatsabrechnung und kommunizieren mit Kunden sowie internen Teams. Diese Position bietet Entwicklungsmöglichkeiten in einem motivierten Umfeld am Standort Lausanne.

Qualifikationen

• Grundausbildung im kaufmännischen Bereich
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Verwaltung oder vergleichbarer Funktion
• Vielseitige, serviceorientierte Arbeitsweise und Organisationstalent

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Leitung des Standorts Lausanne: Postbearbeitung, Bürokoordination, Materialbeschaffung
• Unterstützung der Vorgesetzten, besonders bei der monatlichen Leistungsabrechnung
• Bearbeitung von Kundenerinnerungen und Reklamationen in Abstimmung mit internen Teams
• Bearbeitung eingehender Bestellungen und Nachverfolgung der Schritte bis zum Abschluss
• Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kunden, Partnern und Kollegen
• Mitarbeit an Prozessverbesserungen und an verschiedenen administrativen Aufgaben
• Aktive Weiterentwicklung des Standorts Lausanne im Teamkontext

Kenntnisse

Französischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Kundenkontakt

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung (option)

Tools

Abacus ERP

Jobbeschreibung

Assistenz Verwaltung & Backoffice (m/w/d) 80 – 100 % in Lausanne

Bist du eine vielseitige, zuverlässige und serviceorientierte Person, die sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlt, in dem der menschliche Austausch im Mittelpunkt steht? Du schätzt den Kontakt mit verschiedenen Gesprächspartnern und kannst dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einstellen. Dank deines Engagements, deiner Verantwortungsbereitschaft und deines Organisationstalents unterstützt du das Leitungsteam sowie die Mitarbeitenden der Niederlassung effektiv bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du übernimmst gerne Eigeninitiative, denkst weiter und bringst dich aktiv in die dir übertragenen Aufgaben ein. Deine schnelle Auffassungsgabe, Genauigkeit und dein Organisationstalent ermöglichen es dir, den Überblick zu behalten, auch wenn mehrere Aufgaben parallel laufen.

Wir bieten dir ein familiäres Umfeld, topmoderne Büros und ein motiviertes Team, das sich schon darauf freut, auf deine Unterstützung zählen zu können.

Warum Axept?

Abacus ist die ERP-Referenzlösung für viele Schweizer Unternehmen. Über 60.000 KMU nutzen sie täglich, und wir gehören zu den führenden Implementierungspartnern. Bei uns erwarten dich spannende Projekte, echte Verantwortung und ein eingespieltes Team. Mit über 200 Mitarbeitenden setzen wir täglich unsere ganze Energie für die Digitalisierung der Schweizer Unternehmen ein.

Deine Rolle:

• Administrative und organisatorische Leitung des Standorts Lausanne: Postbearbeitung, Bürokoordination, Materialbeschaffung, interne Bedarfsüberwachung und Beitrag zum reibungslosen Tagesgeschäft der Niederlassung


• Direkte Unterstützung deiner Vorgesetzten und Übernahme bestimmter Aufgaben in deren Abwesenheit, insbesondere im Rahmen der monatlichen Leistungsabrechnung


• Verfolgung von Kundenerinnerungen, Bearbeitung von Reklamationen und Koordination mit internen Teams, um verlässliche und effiziente Antworten sicherzustellen


• Bearbeitung eingehender Bestellungen, die vom Vertrieb übermittelt werden, sowie administrative Nachverfolgung der notwendigen Schritte bis zum Abschluss


• Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kunden, Partnern und Kollegen


• Mitarbeit an der Verbesserung interner Prozesse, an kleineren Projekten und an verschiedenen spezifischen administrativen Aufgaben


• Eine abwechslungsreiche Position, in der du deine Fähigkeiten kontinuierlich weiterentwickelst und konkret zum Erfolg des Standorts Lausanne beiträgst

Das bringst du mit:

Grundausbildung im kaufmännischen Bereich, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung oder einer ähnlichen Funktion

• Ausgezeichnete Französischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Deutschkenntnisse, um mit unseren Kollegen aus der Deutschschweiz zu kommunizieren und effektiv mit den internen Teams zusammenzuarbeiten


• Freude am Kontakt mit Menschen unterschiedlicher Profile, gute Zuhörfähigkeit und eine positive, lösungsorientierte Haltung


• Eine präzise, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten, wenn mehrere Aufgaben parallel laufen


• Gute Lernfähigkeit und die Bereitschaft, sich mit neuen Werkzeugen, Prozessen und Tätigkeitsbereichen vertraut zu machen


• Eine offene, pragmatische und teamorientierte Persönlichkeit, die gerne zusammenarbeitet und sich aktiv im Büroalltag einbringt

Das bieten wir dir:

Eine sorgfältige Einarbeitung vor Ort, damit du dich schnell zurechtfindest, dein Umfeld verstehst und vielfältige Aufgaben mit echtem Einfluss übernehmen kannst Ein Team, das wirklich zusammenhält. Das ist nicht nur ein Versprechen: Die auf Kununu veröffentlichten Bewertungen bestätigen dies, zum Beispiel: „Der Teamgeist hat oberste Priorität.“ Schnelle Entscheidungsprozesse und wenig Bürokratie. Trotz unserer Grösse behalten wir eine agile Organisation Attraktive Bedingungen: ein faires Gehalt mit einem leistungsabhängigen variablen Anteil, überdurchschnittliche Versicherungsleistungen und viele Vorteile, die den Alltag erleichtern.