Assistant(e) Administration

Arvesta; Rue; On-site; CHF 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Encadrement par équipe expérimentée

Formation Arvesta Academy

Évolution de carrière possible

Salaire compétitif et avantages

Initiatives bien-être (Fit@Arvesta)

Job summary

Arvesta recherche un candidat pour assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs, tout en gérant les prévisions et le support administratif à l’équipe commerciale. Vous coordonnerez les activités logistiques et contribuerez à l’optimisation des flux et à la production.

Le poste requiert un bachelier ou équivalent, une maîtrise du FR et de l’EN, et une expérience en supply chain ou administration.

Qualifications

• Formation de niveau bachelier ou expérience équivalente.
• Expérience dans une fonction administrative, logistique, customer service ou supply chain.
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais; le néerlandais est un atout.
• Bonne connaissance des outils informatiques et des systèmes ERP.
• Affinité avec un environnement industriel ou agroalimentaire.

Responsibilities

• Assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs.
• Gérer les prévisions clients et garantir la disponibilité des informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Assurer le support administratif à l’équipe commerciale, notamment pour la gestion des échantillons et l’envoi de documents administratifs, techniques et qualité.
• Coordonner les activités logistiques avec les clients, les transporteurs, les entrepôts et les fournisseurs.
• Organiser les expéditions, les enlèvements de matières premières et les formalités d’exportation.
• Assurer le suivi des flux logistiques entrants et sortants, y compris les side streams.
• Assister le responsable de production dans la préparation, le suivi et le contrôle des ordres de fabrication.
• Participer au suivi des stocks de matières premières, consommables et produits finis.
• Assurer l’encodage et le suivi des données de production.
• Contrôler la conformité documentaire des réceptions de matières premières, consommables et produits finis.
• Contribuer à l’optimisation de la planification et à la bonne exécution des opérations de production.

Skills

Teamwork

Customer focus

Rigor

Organization

Continuous improvement

Problem solving

Communication

Autonomy

Education

Bachelor degree or equivalent

Tools

ERP systems

Office software

Job description

Sterk Merk: Rigaux

Vacaturelocatie: Rigaux - Mettet

Over de functie

• Assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs.
• Gérer les prévisions clients et garantir la disponibilité des informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Assurer le support administratif à l’équipe commerciale, notamment pour la gestion des échantillons et l’envoi de documents administratifs, techniques et qualité.

Commandes

• Assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs.
• Gérer les prévisions clients et garantir la disponibilité des informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Assurer le support administratif à l’équipe commerciale, notamment pour la gestion des échantillons et l’envoi de documents administratifs, techniques et qualité.

Logistique

• Coordonner les activités logistiques avec les clients, les transporteurs, les entrepôts et les fournisseurs.
• Organiser les expéditions, les enlèvements de matières premières et les formalités d’exportation.
• Assurer le suivi des flux logistiques entrants et sortants, y compris les side streams.
• Veiller à l’exactitude des mouvements de stock ainsi qu’à l’identification et à la traçabilité des marchandises.

Production

• Assister le responsable de production dans la préparation, le suivi et le contrôle des ordres de fabrication.
• Participer au suivi des stocks de matières premières, consommables et produits finis.
• Assurer l’encodage et le suivi des données de production.
• Contrôler la conformité documentaire des réceptions de matières premières, consommables et produits finis.
• Contribuer à l’optimisation de la planification et à la bonne exécution des opérations de production.

Assister Le Responsable De Production

• Assister le responsable de production dans la préparation, le suivi et le contrôle des ordres de fabrication.
• Participer au suivi des stocks de matières premières, consommables et produits finis.
• Assurer l’encodage et le suivi des données de production.
• Contrôler la conformité documentaire des réceptions de matières premières, consommables et produits finis.
• Contribuer à l’optimisation de la planification et à la bonne exécution des opérations de production.

Divers

• Participer aux projets d’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.
• Gérer les achats de fournitures de bureau et de consommables.

Ons ideaal profiel

• Esprit d’équipe : collabore efficacement avec les différents services afin d’atteindre les objectifs communs.
• Orientation client : veille à fournir un service fiable et professionnel aux clients et partenaires.
• Rigueur et précision : travaille avec exactitude dans le traitement des données, documents et commandes.
• Sens de l’organisation : gère efficacement plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
• Orientation amélioration continue : identifie des opportunités d’optimisation et participe activement à l’amélioration des processus.

Compétences fonctionnelles

• Approche positive et proactive : recherche des solutions pragmatiques face aux défis quotidiens.
• Résolution de problèmes : analyse les situations et propose des actions adaptées aux parties concernées.
• Planification et organisation : structure son travail de manière efficace et anticipe les besoins opérationnels.
• Communication : assure une communication claire avec les clients, fournisseurs, collègues et partenaires logistiques.
• Autonomie : prend en charge ses responsabilités avec un minimum de supervision.

Connaissances requises

• Formation de niveau bachelier ou expérience équivalente.
• Expérience dans une fonction administrative, logistique, customer service ou supply chain.
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais; le néerlandais constitue un atout.
• Bonne connaissance des outils informatiques et des systèmes ERP
• Affinité avec un environnement industriel ou agroalimentaire.

Conditions de travail particulières

• Assurer un rôle de garde en soirée, les week-ends et jours fériés pendant la période de récolte, selon un planning défini avec le responsable.
• Faire preuve de flexibilité pendant les périodes de forte activité afin d'assurer le respect des engagements clients

Exigences spécifiques à l’emploi

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Aptitude à collaborer avec la production, la logistique, les ventes et les partenaires externes.
• Sens de la confidentialité et de la fiabilité dans la gestion des données et documents.

Wat bieden we jou

• Je bent omringd door een sterk team met de nodige ervaring om jou te begeleiden en te ondersteunen.
• De nodige jobspecifieke opleiding om jouw functie tot in de puntjes te kunnen uitvoeren.
• Klaar voor de volgende stap? Dan kijken we samen hoe je kan blijven doorgroeien. Arvesta is een grote organisatie met verschillende mogelijkheden om je verder te ontplooien, binnen of buiten je functie.
• Je kan genieten van een mooi loon, met heel wat voordelen.
• Bij Arvesta staan de Experts in the Field centraal. Door onze Arvesta Academy en de gesprekkencyclus sta jij aan her roer van je loopbaan en begeleiden we je om het beste uit jezelf te halen.
• We zetten in op het fysiek én mentaal welzijn van onze medewerkers door initiatieven zoals Fit@Arvesta en het Employee Assistance Program waarmee medewerkers psychologische ondersteuning kunnen krijgen.
• Arvesta is een groeiende en innoverende onderneming waar we ons steentje bijdragen aan een duurzamere wereld.