Assistant.e administratif.ve 30%

École polytechnique fédérale de Lausanne, EPFL; Lausanne; Vor Ort; CHF 18.000 - 30.000; Teilzeit

Zusammenfassung

L’EPFL, Laboratoire des constructions en bois (IBOIS), recherche un·e assistant·e administratif·ve pour assurer la gestion administrative du laboratoire et soutenir le professeur et l’équipe (20%).

Vous assurez également la gestion administrative d’un cours postgrade (10%). Travail en collaboration avec les RH et l’équipe du laboratoire, avec une grande autonomie et un cadre dynamique.

Qualifikationen

• CFC de commerce ou expérience équivalente.
• Maîtrise des suites Office et Adobe.
• Excellentes connaissance orales et écrites du français et de l’anglais.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Sociable, flexible et adaptable.
• Autonomie et aisance dans le travail d’équipe.
• Capable d’établir des priorités en situation de stress et d’imaginer des solutions.

Aufgaben

• Correspondance et gestion du courrier (français, anglais); téléphone, classement, archivage.
• Organisation de voyages.
• Économat et mobilier; demandes de travaux.
• Gestion des dossiers du personnel & liaison RH.
• Gestion des absences; mutations et extournes de fonds.
• Gestion des heures des assistants étudiants; locaux et équipements; droits d'accréditations.
• Gestion des budgets de fonctionnement et bouclements de fin d'année; paiements et factures des prestations d'hôtes.

Kenntnisse

Français et anglais (oral/écrit)

Esprit d’analyse et de synthèse

Autonomie et travail en équipe

Gestion du stress et priorisation

Sociable et adaptable

Ausbildung

CFC de commerce ou équivalent

Tools

Office Suite

Adobe

Jobbeschreibung

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 18'500 personnes, dont près de 14'000 étudiant·e·s et 4'000 chercheur·euse·s issu·e·s de plus de 120 nationalités différentes.

Le Laboratoire des constructions en bois (IBOIS) a pour objectif de développer une nouvelle génération de constructions en bois utilisant une large gamme de produits dérivés du bois, allant des ressources naturelles aux produits transformés, tels que les bois lamellés-collés.

Comme assistant.e administratif.ve vous assurez la gestion administrative du laboratoire dans son ensemble en soutien du professeur et des membres de l'équipe (20%).

D'autre part, vous assurez la gestion administrative d'un cours postgrade (10%)

Principales tâches et responsabilités

Gestion administrative du laboratoire :

• Correspondance et gestion du courrier (français, anglais) ; téléphone, classement, archivage


• Organisation de voyages


• Économat et mobilier, demande de travaux

Gestion des employés :

• Correspondance, préparation de l'engagement du personnel en lien entre le laboratoire et les RH


• Établissement des dossiers, accueil et information aux collaborateurs


• gestion des absences


• Mutation et extournes de fonds


• Gestion des heures des assistants étudiants


• Gestion des locaux et des équipements


• Gestion des droits d'accréditations

Gestion budgétaire :

• Gestion des budgets de fonctionnement


• Établissement et suivi des budgets ponctuels de fonctionnement et bouclements de fin d'année


• Gestion des paiements, des factures des prestations d'hôtes, remboursement des frais de personnel

Autres activités :

Maintenance et amélioration du site web du laboratoire Gestion administrative d'un cours postgrade (10%)

• CFC de commerce ou expérience équivalente


• maîtrise des suites Office et Adob


• excellentes connaissance orales et écrites du français et de l'anglais


• esprit d'analyse et de synthèse


• sociable, flexible et adaptable


• nature autonome, aisance dans le travail d'équipe


• capable d'établir des priorités en situation de stress et d'imaginer des solutions


• Un poste varié offrant une grande autonomie au sein d'une petite équipe


• La possibilité de découvrir la construction en bois

Date d'entrée en fonction : 01/10/2026

Taux d'occupation : 30,00

Durée : poste ouvert jusqu'au 31.07.2028

Référence : 2402

Seul·es les candidat·e·s ayant postulé via le site internet de l'EPFL ou celui de notre partenaire Jobup seront pris en compte. Les dossiers transmis par les agences non mandatées ne seront pas pris en compte.