Adminstrative Sachbearbeiter/in

University of Bern International; Bern; Vor Ort; CHF 60’000 - 80’000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine internationale Universität in Bern sucht eine Administrative Sachbearbeiterin oder einen Administrativen Sachbearbeiter. Zu den Aufgaben gehören die selbständige Leitung der Sekretariate, Personal- und Finanzadministration sowie die Organisation von Veranstaltungen. Voraussetzung sind eine kaufmännische Ausbildung, mehrere Jahre Berufserfahrung und sehr gute Deutschkenntnisse. Kenntnisse in Italienisch oder Spanisch und Französisch oder Englisch sind von Vorteil. Ein dynamisches Team und ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld warten auf Sie.

Leistungen

Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit

Attraktiver Arbeitsplatz

Einarbeitung gewährleistet

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Erfahrung in der universitären Administration von Vorteil.
• Sichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch.

Aufgaben

• Führung der Sekretariate der italienischen und spanischen Institute.
• Verwaltung von Personal und Finanzangelegenheiten.
• Koordination von Veranstaltungen und Kursadministration.

Kenntnisse

Selbstorganisation

Verantwortungsgefühl

Belastbarkeit

Flexibilität

Sehr gute Deutschkenntnisse

Kenntnisse in Italienisch oder Spanisch

Kenntnisse in Französisch oder Englisch

Sehr gute Kenntnisse in MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Teams

Zoom

Jobbeschreibung

Administrative Sachbearbeiterin / Administrativer Sachbearbeiter

Position bei University of Bern International.

Overview

Leitung der Sekretariate der italienischen und spanischen Institute (Linguistik und Literatur).

Responsibilities

• Selbständige Leitung der Sekretariate der italienischen und spanischen Institute
• Personaladministration (Vorbereitung von Anstellungen, Mutationen, Personaldossiers führen, Personalpunkte verwalten, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle sowie Kontrolle gemäss IKS)
• Finanzadministration (Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren- und Kreditorenworkflow, Trendrechnungen, Spesenabrechnungen etc.)
• Korrespondenz, Telefonbereitschaft und Bearbeitung des Tagesgeschäfts
• Organisation und Koordination von Anlässen, Veranstaltungen
• Kursadministration: Erfassen von Vorlesungen und Veranstaltungen, Raumreservationen beantragen
• Administrative Betreuung der Stiftung Karl Jaberg (Stiftungsrat, Handelsregisteramt, Stiftungsaufsichtsbehörde, Auszahlung Druckkostenbeiträge)
• Weitere Sekretariatsarbeiten (Inventarführung, Materialbeschaffung, Anlaufstelle und Ansprechperson für Vorgesetzte, Dozierende, Mitarbeitende sowie Studierende)

Qualifications

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung
• Erfahrung in der universitären Administration von Vorteil
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch
• Kenntnisse in Italienisch oder Spanisch und Französisch oder Englisch
• Sehr gute Selbstorganisation und grosses Verantwortungsgefühl, sorgfältige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse in gängigen IT-Anwendungen (MS Office), Teams, Zoom etc.

Benefits

Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team und akademischem Umfeld, einen attraktiven Arbeitsplatz im Berner Länggassquartier und eine Anstellung nach kantonalen Richtlinien.
Einarbeitung im Monat Juni mit der derzeitigen Stelleninhaberin ist gewährleistet.

Application

Für fachliche Auskünfte zur Stelle steht Ihnen Sylvia Scheidegger, Telefon [phone]. Die Bewerbung mit den üblichen Unterlagen senden Sie bitte elektronisch bis zum 31. Januar 2026 an [e-mail].
www.italiano.unibe.ch / www.espanol.unibe.ch / www.karriere.unibe.ch

Rechtliche Hinweise:
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