Administrative Mitarbeiter/in 50-80% Pensum

DIE TROCKNER.CH GmbH; Sissach; Vor Ort; CHF 60’000 - 80’000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen in der Trocknungsbranche sucht eine/n Administrator/in zur Unterstützung der Auftrags- und Schadenfallverwaltung. In dieser verantwortungsvollen Rolle koordinieren Sie Termine, führen Kommunikation mit Kunden und unterstützen bei der Erstellung von Angeboten. Voraussetzungen sind Berufserfahrung in der Administration, sehr gute Deutschkenntnisse sowie sicherer Umgang mit Microsoft 365. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld werden angeboten.

Leistungen

Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen

Modernes Arbeitsumfeld mit Microsoft 365

Verantwortungsvolle Rolle nah an den Einsätzen

Faire Anstellungsbedingungen

Weiterbildungsmöglichkeiten im administrativen Bereich

Gute ÖV-Anbindung

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Ablagen.
• Vertrautheit mit Rechnungswesen und Fakturaprojekten von Vorteil.

Aufgaben

• Verwaltung von Aufträgen und Schäden.
• Koordination von Terminen und Einsätzen.
• Kommunikation mit Kunden und Empfangsmanagement.
• Erstellung von Offerten und Rechnungen.
• Dokumentenmanagement und Datenpflege.

Kenntnisse

Berufserfahrung in der Administration/Sachbearbeitung

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sicherer Umgang mit Microsoft 365

Hohe Zuverlässigkeit

Belastbarkeit und Pragmatismus

Tools

Microsoft 365

SharePoint

OneDrive

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Auftrags- und Schadenfallverwaltung: Pflege und Aktualisierung der Falldaten, Dokumentenablage und Nachführung von Status und Terminen
• Termin- und Einsatzkoordination: Planung in Outlook-Kalendern, Abstimmung mit Monteuren und Kunden, Versand von Terminbestätigungen
• Kommunikation & Empfang: Telefonschalter, E-Mail-Korrespondenz, Postbearbeitung, freundliche Kundenbetreuung
• Offerten & Rechnungen: Mitwirkung bei Angebotserstellung, Fakturavorbereitung, Nachverfolgung offener Posten
• Dokumentenmanagement: Strukturierte Ablage in Microsoft 365 (SharePoint/OneDrive), Pflege von Vorlagen und Formblättern
• Datenpflege & Reporting: Erfassung von Einsatzberichten, Materialien und Verbräuchen; Erstellung kleiner Auswertungen (Excel)
• Beschaffung & Materialverwaltung: Unterstützung bei Bestellungen, Wareneingangskontrolle, Pflege von Stammdaten
• Qualität & Nachbearbeitung: Termin-Reminders, Wiedervorlagen, Sicherstellen vollständiger Fallunterlagen
• Team-Support: Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung, Büro & Monteuren; Koordination interner Abläufe

Qualifikation

Must-have:

• Berufserfahrung in der Administration/Sachbearbeitung oder verwandten Bereichen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gepflegte, serviceorientierte Kommunikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel) und strukturiertes Arbeiten in digitalen Ablagen
• Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und eigenständige Arbeitsweise; Freude an Organisation und Detailgenauigkeit
• Belastbarkeit und Pragmatismus in einem handwerklich-technischen Umfeld

Nice-to-have:

• Erfahrung mit SharePoint, OneDrive oder ähnlichen DMS/ERP-Lösungen (z.B. Acadoro)
• Kenntnisse in Rechnungswesen/Fakturavorbereitung und Offentenprozessen
• Französischkenntnisse (für Kundengespräche von Vorteil)
• Regionale Branchenkenntnis (Trocknung, Bau, Sanierung) von Vorteil

Benefits

• Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und kollegialem Team
• Modernes Arbeitsumfeld mit Microsoft 365, klaren Prozessen und strukturierter Ablage
• Verantwortungsvolle Rolle nah an den Einsätzen – Du siehst direkt, was deine Arbeit bewirkt
• Faire Anstellungsbedingungen, zeitgemässe Vergütung und flexible Arbeitszeiten (50-80% Pensum)
• Weiterbildungsmöglichkeiten im administrativen und digitalen Bereich
• Gute ÖV-Anbindung, Parkplatz nach Verfügbarkeit, zeitgemässe Arbeitsmittel (Laptop/Smartphone)
• Wertschätzende Kultur: Wir arbeiten lösungsorientiert, unkompliziert und gemeinsam

Wenn Du Freude an sorgfältiger Administration, klaren Abläufen und direkter Zusammenarbeit mit unserem Einsatzteam hast, bist Du bei uns genau richtig.

Werde Teil von DIE TROCKNER GmbH und unterstütze uns dabei, Schäden für unsere Kundinnen und Kunden schnell und professionell zu beheben.

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