TECHNICIEN·NE EN ADMINISTRATION – ATTACHÉ DE DIRECTION (SNS) - DAH-HVS

Santé Montréal; Canada; Hybrid; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Un organisme de santé public au Canada recherche un assistant administratif permanent pour soutenir un directeur dans la gestion de son agenda et des activités liées. Le candidat doit avoir une formation pertinente et maîtriser les outils bureautiques. Le poste offre un salaire horaire entre 27,07$ et 36,14$, avec une opportunité de télétravail en mode hybride. Ce rôle nécessite du travail en équipe et une capacité à travailler sous pression.

Qualifications

• Détenir un DEC, un BAC ou une AEC pertinente avec expérience.
• Avoir réussi les tests de Français, Word, Excel et rédaction.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer.

Responsibilities

• Assister le directeur dans ses fonctions et responsabilités.
• Planifier et gérer l'agenda du directeur.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs.

Skills

Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office)

Excellent français parlé et écrit

Capacité à prioriser et à travailler sous pression

Autonomie et rigueur

Education

Diplôme d'État en administration générale

BAC dans une discipline pertinente

Job description

Poste permanent syndiqué ou syndicable non syndiqué

Identification de l'employeur

CISSS de la Montérégie - Ouest

Lieu de travail : Centre administratif de l’Hôpital Vaudreuil‑Soulanges

Identification des besoins

Statut : Temps complet Durée : Permanent - temps complet

Salaire : Taux horaire entre 27,07$ et 36,14$

Affichage : du 10 décembre 2025 au 23 décembre 2025

Quart : jour

Type de poste : Personnel non syndiqué

Direction : Direction de l'Hôpital Vaudreuil‑Soulanges

Télétravail : Télétravail en mode hybride offert sous certaines conditions

Port d'attache : Centre administratif de l’Hôpital Vaudreuil‑Soulanges

Description

Sous la responsabilité du directeur du projet de l'Hôpital de Vaudreuil‑Soulanges, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction. Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps (agenda). Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction, dans un contexte de transformation et d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur ou de la direction générale, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.

Fonctions générales et spécifiques

• Assister le directeur dans les mandats qui lui sont confiés
• Planifier et assurer la gestion du temps (agenda) du directeur en tenant compte des priorités
• Assurer le suivi du courrier électronique et papier du directeur, en prendre connaissance, obtenir les renseignements requis et procéder aux réponses complémentaires, l’acheminer à qui de droit et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés
• Assurer le suivi et préparer les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous‑comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues
• Assurer la logistique des réunions périodiques de la direction (organisation, prise de notes et suivis nécessaires)
• Effectuer la prise de notes et la rédaction de compte‑rendu pour plusieurs comités
• Assister le directeur dans ses fonctions et ses responsabilités, notamment en le conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs
• Participer à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction
• Autoriser des relevés de présence et allocations de dépenses de la direction
• Être responsable du fonctionnement administratif et des membres du personnel de la direction œuvrant dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction
• Effectuer le lien avec le directeur et assurer un premier niveau de suivi et d’encadrement des membres du personnel de bureau de la direction lors de problématiques
• Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur, et agir comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement et des partenaires
• Gérer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et fournir la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, diriger les appels et assurer les suivis nécessaires
• S’assurer de la couverture des besoins en personnel de bureau, autoriser les demandes de congés (vacances, fériés, congés sans solde, etc.) du personnel de bureau de la direction, et intervenir au besoin auprès des personnes concernées
• Soutenir le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de services de la direction
• Soutenir les différents services de la direction dans leurs plans d’action respectifs visant l’actualisation de leur offre de services
• Être responsable de l’évaluation et de l’appréciation du rendement des membres du personnel de bureau de la direction
• Participer à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences des membres du personnel de bureau de la direction
• Réaliser des activités de formation pour la mise à jour des compétences des membres du personnel de bureau de la direction
• Être responsable des demandes de financement pour l’achat d’équipements médicaux adressées à la Fondation Hôpital Vaudreuil‑Soulanges, et assurer toutes les démarches requises en ce sens auprès de la Fondation et de l’organisation
• Effectuer des travaux d’ordre administratif liés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
• Assurer le montage ou la révision de présentations et préparer la documentation requise par son directeur ou les membres de l’équipe de gestion lors de présentations internes et externes ou de rencontres et comités
• Participer au comité de gestion de sa direction
• Assurer l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés
• Participer à titre de membre au comité de soutien de la haute direction
• Participer, le cas échéant, au sous‑comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable
• Assister à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction
• Collaborer à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assurer le contrôle, l’application et la mise à jour
• Conseiller et apporter son soutien au personnel de la direction concernant l’application du programme d’identification visuelle, et assurer la conformité des documents produits par le personnel de la direction
• Représenter, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement
• S’assurer du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés

Autres tâches

• Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat

Formation

• Détenir un (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent
• OU
• Détenir un (DEC) pré‑universitaire (2 ans) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent
• OU
• Détenir une (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat
• OU
• Détenir un (BAC) dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, finance, etc.)
• OU
• Détenir 2 certificats de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combinés à l’équivalent d’un (1) an d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires
• OU
• Détenir 1 certificat de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combiné à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires

Exigences spécifiques

Avoir réussi les tests suivants: Français, Word, Excel et le test de rédaction.

Profil de compétences

Compétences comportementales de base

• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Discrétion, devoir de réserve et loyauté
• Autonomie et rigueur
• Travail d’équipe et sens de la collaboration
• Habiletés relationnelles et politiques
• Souci de la satisfaction de la population et des partenaires externes
• Planification et organisation personnelles du travail, autonomie
• Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
• Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
• Capacité à traiter plusieurs dossiers en simultané
• Partage de connaissances (expertise)

Compétences professionnelles

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office)
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Grandes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
• Force marquée pour la prise de notes (participation à quatorze (14) comités, sous‑comités et rencontres)

Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Julie Girard par courriel à [e-mail] ou par message Teams.

Vous avez jusqu’au 23 décembre pour déposer votre candidature.

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