Technicien( ne) en administration AIPRP

Santé Québec; Montreal; On-site; CAD 73,000 - 99,000; Full time

Job summary

Un organisme de santé public à Montréal recherche un(e) technicien(-ne) en administration pour soutenir la direction dans la gestion des mandats complexes. Le candidat idéal doit maîtriser la suite Office, avoir des compétences en gestion de projets et en communication. Les responsabilités incluent la gestion des agendas, le suivi des dossiers et la préparation des réunions. Cette opportunité promet un environnement dynamique et en constante évolution.

Qualifications

• Connaissances approfondies de la suite Office requises.
• Capacité à gérer plusieurs agendas et priorités.
• Compétences en rédaction de documents administratifs.

Responsibilities

• Gérer les agendas et planifier des réunions.
• Assurer le suivi du courrier électronique et des appels.
• Préparer des dossiers pour les comités et rédiger des comptes rendus.
• Gérer la documentation et l'approvisionnement en fournitures.

Skills

Gestion de projet

Analyse de données

Compétences en communication

Maîtrise de la suite Office

Job description

Appel de candidatures: Technicien(-ne) en administration - Accès à l'information et protection des renseignements personnels

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement. C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 327 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

La personne titulaire du poste de technicien(-ne) en administration au sein de l’équipe des affaires juridiques assiste sa direction dans l’accomplissement des mandats en fournissant un soutien dédié, en organisant et en gérant de manière proactive les journées de travail complexe et en créant des relations étroites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes et externes. La personne titulaire du poste soutient pro activement la direction dans la planification et la gestion des agendas et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

La personne choisie devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers complexes, la rédaction de documents, le suivi financier, la collecte et l'analyse de données. Elle devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de sa direction. Elle assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

De manière plus spécifique, ses champs d’action peuvent inclure:

• Gérer les agendas, convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits.
• Préparer les dossiers selon l’horaire prévu.
• Assurer le suivi et le classement du courrier électronique, prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis.
• Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa direction, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres.
• S’assurer des suivis, régler les problèmes relevant de sa compétence et rédiger des projets de réponses à celles-ci.
• Être responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa direction.
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction.
• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives.
• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur immédiat.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.