Spécialiste en procédés administratifs

Uqar; Rimouski; Hybrid; CAD 48,000 - 83,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Assurances collectives

PAE

Régime RR UQAR

Horaires flexibles

Job summary

L’UQAR recherche une personne pour implanter, au decanat des études, un guichet unique institutionnel relatif à la gestion des stages crédités et du suivi des activités terrain réalisées dans le cadre de cours crédités.

Elle développera des outils de communication, coordonnera le traitement des conventions et soutiendra les unités académiques tout en assurant le respect des obligations légales et réglementaires.

Qualifications

• Scolarité: Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée.
• Expérience: Cinq années d’expérience pertinente.
• Formation en gestion de la performance ou certification reconnue en amélioration continue (un atout).
• Capacité à développer des outils de communication et des contenus d’information destinés aux personnes étudiantes et aux milieux d’accueil.

Responsibilities

• Conseille et soutient la direction et les cadres dans l’élaboration et l’amélioration des procédés administratifs et des projets d’amélioration continue.
• Conçoit, organise et anime des ateliers et formations en amélioration continue et en gestion de projet.
• Rédige des rapports de synthèse et d’analyse et suit les indicateurs de performance.
• Identifie les besoins d’amélioration continue et propose des solutions pour optimiser les procédés administratifs.

Skills

Gestion de la performance

Amélioration continue

Gestion de projet

Analyse de données

Communication

Education

Baccalauréat en administration

Discipline appropriée

Job description

Échelle de salaire entre 34.78$ et 59.97$ l'heure (cl. 11) selon les qualifications et l’expérience.

Horaire de travail par semaine

28 heures

Durée

Contrat jusqu'au 30 avril 2027

Date d'entrée en fonction

Dès que possible

Renseignements additionnels

La personne aura le mandat d’implanter, pour le décanat des études, un guichet unique institutionnel relativement à la gestion des stages crédités et du suivi des activités terrain réalisées dans le cadre de cours crédités. Elle sera notamment responsable de développer des outils de communication, de coordonner le traitement des conventions, de soutenir les unités académiques ainsi que d’optimiser et d’uniformiser les processus. Elle contribuera également à la conception d’outils et de contenus d’information destinés aux personnes étudiantes et aux milieux d’accueil, tout en assurant le suivi institutionnel des obligations légales et réglementaires relatives aux stages.

Tâches et responsabilités principales

Sous la responsabilité de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne conseille, soutient et accompagne la direction ainsi que les cadres et leurs équipes dans l’élaboration et la révision de leurs procédés administratifs, afin d’améliorer la performance de leur secteur d’activités. Elle les assiste dans l’élaboration et la réalisation de projets d’amélioration continue, d’optimisation des processus, d’organisation du travail et d’utilisation optimale des ressources.

• Planifie, organise et coordonne la réalisation des activités d’amélioration des procédés administratifs dans l’ensemble des secteurs de l’Université.
• Collabore à la définition des orientations et des objectifs de son secteur d’activités ainsi qu’à la détermination des méthodes de réalisation et de suivi.
• Cartographie, analyse, évalue et révise des processus et des méthodes de travail en mesurant quantitativement et qualitativement diverses données.
• Conçoit, planifie, organise et anime des ateliers de travail et des formations en amélioration continue et en gestion de projet.
• Identifie, définit, analyse et documente les besoins d’amélioration continue selon les meilleures pratiques.
• Identifie, analyse et évalue les ressources et les besoins liés au fonctionnement optimal et efficace des équipes, les parties prenantes, les impacts prévisibles et les risques reliés aux changements.
• Recommande des pistes de solution pour améliorer l’efficacité des procédés administratifs.
• Coordonne la conception et l’élaboration de plans d’action pour réaliser l’optimisation des procédés administratifs. Participe à leur suivi, leur contrôle, leur vérification et, s’il y a lieu, aux correctifs à apporter.
• Effectue des études comparatives et des analyses de données; élabore et effectue des mesures.
• Produit et développe des outils de gestion, de mesure et de contrôle nécessaires à l’implantation de solutions.
• Rédige différents rapports de synthèse et d’analyse; réalise des rapports statistiques.
• Identifie les opportunités d’informatisation des procédés administratifs. Collabore à l’identification, au développement, à l’implantation de systèmes informatiques pouvant améliorer l’efficacité des procédés administratifs.
• Identifie et élabore des indicateurs permettant de mesurer l’avancement, l’efficacité et la performance.
• S’assure de la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.
• Assure une veille sur l’évolution des meilleures pratiques en amélioration continue; soutient l’implantation et la pérennisation des activités d’amélioration continue au sein de l’Université.
• Agit à titre de personne-ressource auprès de la direction, des cadres ainsi que leurs équipes et, lorsque requis, représente l’Université auprès de différents comités tant internes qu’externes et fournit une expertise reliée à son champ d’activités.
• Réalise diverses activités administratives et projets spécifiques à son champ d’activités.
• Maintient à jour ses connaissances relatives à son champ d’activités.
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.
• Scolarité:Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée
• Expérience:Cinq (5) années d’expérience pertinente
• Autres:Formation en gestion de la performance ou certification reconnueen améliorationcontinue (un atout)

Date limite pour postuler

L’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Programme accès égalité

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.

Les principaux avantages

Personnel de soutien

• L’UQAR offre un programme de rémunération concurrentiel, incluant une progression salariale annuelle.
• Le salaire est déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience et la scolarité reconnues pertinentes.
• L’UQAR offre un régime d’assurances collectives, auquel elle contribue financièrement, dès l’embauche. Celui-ci comprend : une assurance vie de base, une assurance accident et maladie, une assurance invalidité et une assurance voyage.
• Un programme d’aide aux employés (PAE) offre au personnel des services variés d’assistance ainsi qu’un accès à une plateforme de mieux-être.
• Le régime de retraite offert est le Régime de retraite de l’Université du Québec (RRUQ), l’un des meilleurs régimes à prestations déterminées du Québec, auquel l’UQAR contribue financièrement. Toute personne occupant un poste régulier ou ayant un contrat d’au moins cinq mois à temps complet est admissible à participer au RRUQ.
• Au moment du départ à la retraite, l’UQAR offre un programme de retraite anticipée et de retraite graduelle aux personnes éligibles.

À l’UQAR, les modalités de gestion du temps de travail permettent de concilier efficacement les responsabilités professionnelles et la vie personnelle. Selon la nature des postes, il est possible :

• de privilégier le télétravail;
• d’avoir une flexibilité d’horaire de travail entre 7 h 30 et 17 h;
• d’avoir une entente d’horaire variable selon les besoins;
• de réduire la semaine de travail.
• Pendant 11 semaines,l’horaire d’été permet de profiter d’une semaine de travail allégée et flexible, puisque les vendredis après-midi sont des congés rémunérés.
• Il est également possible d’avoir un horaire sur quatre jours durant cette même période.

Dès l’obtention d’un poste régulier, toute personne employée a droit à quatre (4) semaines de vacances annuelles. De plus, une gamme complète et variée de congés permet de soutenir la santé et le bien‑être :

• dix (10) journées pour cause de maladie renouvelables chaque année;
• deux (2) congés personnels renouvelables chaque année;
• 16 jours fériés payés, incluant deux (2) congés mobiles pendant la période des Fêtes;
• possibilité d’acquérir une semaine de vacances additionnelle;
• possibilité de bénéficier d’un régime de congé autofinancé.
• Remboursement pour des cours crédités suivis ou non à l’UQAR ainsi que pour des activités visant une mise à niveau ou l’acquisition de nouvelles connaissances jusqu’à concurrence de 3 000$ par année.
• Plusieurs possibilités d’emplois offertes à l’UQAR. Priorité d’emploi lorsqu’un poste devient vacant ou est nouvellement créé.
• Grâce à la banque de candidatures pour acquérir de nouvelles expériences de travail, possibilité d’obtenir un emploi pour lequel une diplomation a été obtenue, et ce, sans détenir l’expérience reliée à l’exigence de l’emploi.
• Tarif employé pour les cours en groupe ainsi que sur inscription à la salle d’entraînement et remboursement partiel au centre sportif de l’UQAR. (Campus de Rimouski et de Lévis)
• Pour les personnes dont le lieu de travail n’est pas situé aux campus de Rimouski et de Lévis, le coût des activités suivies dans un centre sportif autre que celui de l’UQAR peut être remboursé partiellement.
• Accès prioritaire à des places en service de garde éducatif au CPE L’Univers des Copains. (Campus de Rimouski)
• Accessibilité à divers services alimentaires (cafétéria, café étudiant et bar). (Campus de Rimouski et de Lévis)
• Accessibilité à un stationnement à un tarif employé réduit. (Campus de Rimouski et de Lévis)
• Service d’ergonomie pour l’évaluation du poste de travail.

Choisir l’UQAR, c’est choisir une université humaine où la réussite étudiante est une priorité. C’est également la possibilité d’avoir une influence positive dans sa communauté, de contribuer au développement social de sa région et de pouvoir bénéficier d’une qualité de vie incomparable. L’UQAR c’est un milieu de vie :

• dynamique et effervescent, habité par les étudiantes et étudiants;
• favorisant les saines habitudes de vie;
• soutenant la culture d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité (EDIA);
• priorisant le développement durable et l’environnement;
• où on peut relever des défis stimulants et diversifiés;
• où on peut faire partie d’une équipe collaborative dans laquelle la contribution de chaque personne est considérée et valorisée.