Spécialiste du contrôle des documents

Kiewit; Laval; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie

Régime d’épargne-retraite

Développement professionnel

Job summary

Kiewit Laval recherche un spécialiste du contrôle des documents pour soutenir les ingénieurs et assurer la gestion conforme des documents techniques sur divers projets au Québec.

Ce poste exige une expérience, une connaissance des outils EDMS et une excellente communication. Collaboration inter-départements, rigueur et sens de l’organisation sont essentiels pour réussir dans notre environnement de conception–construction.

Qualifications

• Baccalauréat souhaité dans les domaines de l'affaires, gestion de l'information, TI, données ou SIS.
• Expérience opérationnelle et connaissance des procédures internes et outils de gestion documentaire.
• Compétences en communication et organisation requises; polyvalence et travail d'équipe.

Responsibilities

• Soutenir et assister la gestion des documents d'ingénierie pour divers projets.
• Distribuer et préparer les documents techniques selon les flux de travail établis.
• Revoir la qualité des documents et maintenir les systèmes EDMS et autorisations.
• Maintenir les matrices de distribution et coordonner avec les divisions extérieures au Québec.
• Utiliser la suite Microsoft Office et assurer la communication écrite/orale efficace.
• Collaborer avec les équipes et travailler de manière autonome; respecter les délais.

Skills

Bonne communication

Coordination et organisation

Autonomie

Travail en équipe

Education

Baccalauréat en affaires, gestion de l'information, TI, données ou SIS

Tools

InEight Document

SharePoint

ProjectWise

Aconex

Documentum

Microsoft Office

Job description

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

Département : Contrôle des documents

Marché : Transportation

Type d'emploi : [[Statut de l'emploi]]

Aperçu de la position

Le spécialiste du contrôle des documents appuiera les ingénieurs de Kiewit Infrastructure dans la gestion des documents techniques en veillant au respect des exigences réglementaires et des normes interne pour divers projets de conception

Vue d'ensemble du district

L'équipe de gestion de la conception-construction de KIE fait en sorte que les clients se tournent vers Kiewit à toutes les étapes des projets de conception-construction pour gérer leurs équipes de conception multidisciplinaires afin d'améliorer l'échéancier, de gérer les coûts et de minimiser les risques. Nos ingénieurs spécialisés dans la construction analysent les causes fondamentales et corrigent les problèmes de conception avant qu'ils ne puissent se répercuter sur l'échéancier et le budget. Les clients profitent des processus et des outils qu'utilise Kiewit pour minimiser les risques de projet et cela est particulièrement vrai sur les projets de conception de grande envergure. L’équipe de gestion de la conception-construction est une ressource interne qui soutient les projets dans tous les secteurs de l’entreprise. Le personnel de l’équipe met en commun l’expérience acquise, les concepts novateurs et les pratiques de conception exemplaires au profit de tous les projets auxquels nous prenons part.

L’intervention de notre équipe permet d’obtenir des solutions sûres, rentables et novatrices qui répondent aux attentes des clients et renforcent l’héritage d’excellence de Kiewit.

Dans notre équipe, vous aurez l’occasion d’en voir et d’en faire plus que vous ne l’auriez imaginé. Les efforts que vous consentirez vous apporteront non seulement la satisfaction d’un travail bien fait, mais vous aideront aussi à progresser dans votre carrière plus rapidement que vous ne l’espériez. Nous allons vous former, développer vos compétences et vous permettre d’entreprendre des projets qui ont des répercussions sur des millions de personnes en Amérique du Nord. Grâce à un régime de soins de santé de premier ordre, à un régime d’épargne-retraite et à des perspectives de carrière imbattables, en rejoignant Kiewit, vous êtes assuré de connaître le succès tout au long de votre carrière.

Lieu

Ce poste est basé dans nos bureaux de Laval au Québec.

Responsabilités

• Le spécialiste du contrôle des documents soutiendra et assistera à la gestion des documents d'ingénierie en conformité avec les exigences réglementaires et les procédures internes de l’entreprise, dans le cadre de divers projets.
• Il ou elle sera responsable de la distribution interne et externe de la documentation technique, en lien avec les flux de travail entrants et sortants, et assurera la préparation des envois conformément aux instructions établies.
• Parmi ses responsabilités figurent également la révision et/ou la vérification de la qualité des documents, selon les besoins; la configuration, la mise à jour et la maintenance des systèmes de gestion documentaire et des autorisations; ainsi que la tenue à jour des diverses matrices de distribution.
• Un baccalauréat en administration des affaires, gestion de l'information, technologie de l'information, gestion des données ou en systèmes d'information est souhaité, sans être obligatoire.
• Un minimum d’un an d’expérience, avec une connaissance approfondie des procédures opérationnelles et des outils acquis par une expérience professionnelle approfondie.
• Assurer la coordination et le suivi des dossiers avec les différentes divisions et départements situés à l’extérieur du Québec, en veillant à communiquer l’information de façon claire, précise et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
• Souci du détail, sens de l'organisation et de la coordination
• Capacité à :
  • identifier et utiliser les outils, systèmes et techniques appropriés pour indexer, classer et contrôler les documents techniques
  • s’adapter à l’évolution des exigences
  • être polyvalent et travailler de manière proactive pour résoudre les problèmes
  • travailler de manière autonome
  • collaborer efficacement avec les autres dans un environnement de travail en équipe
• Systèmes de gestion électronique des documents (EDMS) tels que InEight Document, SharePoint, ProjectWise, Aconex ou Documentum
• Connaissance des termes liés à la construction et à l'ingénierie
• Connaissance des modèles de contrat de conception-construction, de conception-construction progressive et de gestion de construction-entrepreneur général (CMGC)/gestion de construction à risque(CMAR)
• Connaissance de Bluebeam Studio pour la résolution des commentaires

Autres exigences :

• Présence régulière et assidue.
• Fournir un travail productif et respecter les délais.
• Communiquer et interagir efficacement et avec professionnalisme avec les superviseurs, les employés et toute autre personne, à titre individuel ou au sein d’une équipe.
• Effectuer les travaux de façon sécuritaire et efficace. Comprendre et suivre des instructions verbales et écrites, notamment des panneaux d’avertissement, des instructions sur l’utilisation de l’équipement et d’autres politiques
• Travailler pendant les heures normales d’ouverture pour organiser et réaliser les travaux dans les délais prévus. Faire des heures supplémentaires et travailler la fin de semaine, selon les besoins.

Nous offrons à nos employés à temps plein un régime exhaustif d'avantages sociaux qui compte parmi les meilleurs de notre industrie, incluant des soins médicaux, dentaires et de la vue de premier ordre pour les employés et les personnes à charge admissibles, des programmes de bien-être et d'aide aux employés, une assurance vie, une assurance invalidité, des régimes de retraite avec contrepartie et de généreux congés payés.

Nous souscrivons au principe d'égalité d'accès à l'emploi sans discrimination et nous respectons toutes les lois relatives aux droits de l'homme dans les provinces où nous menons nos activités.

Il n'y a pas de limite à ce que vous pourrez faire chez Kiewit. Votre travail aura un impact positif sur la vie des gens pour les générations à venir, que ce soit en réalisant ou en soutenant des projets qui fournissent aux collectivités une énergie fiable, des transports sûrs, de l'eau propre ou un accès aux soins de santé.

Ici, vous aurez d'innombrables occasions de développer votre expertise grâce à des expériences sur le terrain et aux occasions de formation et de développement en interne et en externe.

Nous offrons à nos employés à temps plein une gamme exhaustive d'avantages sociaux qui comptent parmi les meilleurs de notre industrie. Des programmes de soins de santé de premier ordre aux programmes d'aide aux employés et à la planification de la retraite, nous visons à vous fournir les outils dont vous avez besoin pour réussir dans les sphères de votre vie qui comptent le plus pour vous.

Kiewit, un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, est d'avis qu'une main-d'œuvre diversifiée est essentielle à la réussite de l'entreprise. Nous poursuivons nos efforts pour attirer, développer et conserver des employés de tous horizons qui se passionnent pour notre industrie.

Nous nous engageons à embaucher des vétérans et des militaires et nous considérerons l'expérience militaire pertinente comment étant équivalente aux exigences de qualification.