Senior Prospect Development Specialist / le spécialiste en chef, Prospection

Canadian Institute for Advanced Research; Toronto; Hybrid; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

A leading research organization in Toronto is seeking a Senior Prospect Development Specialist. This hybrid role involves transforming advancement data into actionable insights to drive fundraising success. The Specialist will manage the donor database, conduct research, and provide strategic analysis. Candidates should possess strong analytical and project management skills, along with experience in fundraising operations. This position offers comprehensive benefits, a collaborative workplace culture, and a commitment to diversity and inclusion.

Benefits

Comprehensive wellness and benefits

Opportunities for learning and growth

Inclusive workplace culture

Qualifications

• 3-5 years of relevant experience in fundraising operations or data-focused roles.
• Experience with CRM governance and analytics.
• Strong capability to synthesize complex data and inform strategies.

Responsibilities

• Manage donor database and ensure data quality governance.
• Transform advancement data into actionable insights.
• Conduct in-depth prospect research and provide analytics.

Skills

Analytical skills

Project management

Communication skills

CRM administration

Data analysis

Education

University degree or college diploma in a related field

Tools

Salesforce Non-Profit Software

Microsoft Office

Google Workspace

External prospect research tools

Job description

SENIOR PROSPECT DEVELOPMENT SPECIALIST

La version française suit.

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Staff are required to be in the office three days a week, ensuring a balance of in-person collaboration and flexibility.

About CIFAR

The Canadian Institute for Advanced Research (CIFAR) is a globally influential research organization proudly based in Canada. We mobilize the world’s most brilliant people across disciplines and at all career stages to advance transformative knowledge and solve humanity’s biggest problems, together.

For more information please visit our website.

The Opportunity

The Senior Prospect Development Specialist is a strategic partner who transforms advancement data into actionable insights that drive fundraising success. Reporting to the Associate Director, Principal Gifts & Strategic Initiatives, this role leads prospect identification, pipeline development, and portfolio optimization to support data-driven fundraising strategies. The Specialist collaborates closely with fundraisers to deliver high-quality research, analytics, and best practices that strengthen major gift pipelines, deepen donor engagement, and maximize long-term revenue growth.

Key Responsibilities & Impact

• Acts as the primary Advancement lead for management of the donor database (CRM), establishing and executing data quality governance for accurate and timely entry of donor and prospect data.
• Transforms advancement data into meaningful insights that directly inform and strengthen fundraising strategies.
• Leads the identification, qualification, and development of a strong pipeline of major gift prospects across individuals, corporations, and foundations.
• Conducts in-depth prospect research and delivers comprehensive analytics to support data-driven fundraising decisions.
• Monitors and optimizes fundraiser portfolios, recommending best practices in prospect management and pipeline development.
• Partners closely with fundraisers to provide strategic intelligence that enhances donor engagement and long‑term revenue growth.
• Implements portfolio strategies to strengthen pipelines, improve revenue forecasting, and track fundraiser activity.
• Provides data analysis and insights to guide prospect strategy, solicitation, cross‑team fundraising, and key initiatives.
• Develops and maintains key metric dashboards and reports to track fundraising performance and pipeline health.
• Oversees targeted donor and prospect lists for communications, events, and recognition with high accuracy.
• Prepares concise research briefings, presentations, and reports to support donor strategy and Advancement leadership.
• Monitors media and sector trends to identify fundraising opportunities and advance prospect pipelines.
• Stays current on emerging technologies (e.g. leverage AI tools), prospect development, and philanthropy trends.
• Performs other duties as assigned.

About You

• University degree/college diploma or equivalent combination of education and experience, in a related field.
• At least 3-5 years of relevant experience in a fundraising operations, business analyst, or related research or data-focused role
• Exemplary analytical, project management and leadership skills for investigating data issues, managing complex projects, and advising colleagues on solutions
• Demonstrated experience in CRM administration and governance, including reporting, dashboard creation, and subscription management, specifically experience with Salesforce Non‑Profit Software (NPSP)
• Proficiency with external prospect research tools (e.g., iWave/Kindsight, Charity Can, Grant Connect) and standard office software (Microsoft Office/Google Workspace)
• Experience within a non‑profit organization or fundraising environment
• Strong written and interpersonal communication skills to synthesize complex data and recommend strategies across various internal and external stakeholders

What We Offer

At CIFAR, we strive to create a workplace where people feel supported, included, and able to do their best work. Our team members benefit from

• Comprehensive wellness and benefits - extended health coverage, mental health supports, a defined benefit pension, 4 weeks’ vacation, and "CIFAR Days" (days off with pay) throughout the year.
• Opportunities for learning and growth - supported by professional development resources.
• An inclusive, collaborative culture - grounded in our 4Cs (Collaboration, Curiosity, Courage, and Clarity), where diverse perspectives are valued and ideas are encouraged.

Apply

Qualified applicants are invited to apply by December 31, 2025. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

Our Commitment to Inclusion

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self‑identify at the time of application.

Accessibility for Applicants with Disabilities

CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email [e-mail] and include the term ‘Accessibility’ in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

SPÉCIALISTE EN CHEF, PROSPECTION

English version above.

Il s’agit d’un poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery.

Le personnel doit être présent au bureau trois jours par semaine, garantissant un équilibre entre collaboration en personne et flexibilité.

À propos du CIFAR

L’Institut canadien de recherches avancées (CIFAR) est un organisme de recherche d’influence mondiale fièrement établi au Canada. Nous mobilisons les personnes les plus brillantes du monde, dans toutes les disciplines et à tous les stades de leur carrière, pour faire progresser les connaissances transformatrices et résoudre, ensemble, les plus grands problèmes de l’humanité.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

L’offre d’emploi

La ou le spécialiste en chef, Prospection est une ou un partenaire stratégique chargé de convertir les données de développement philanthropique en informations exploitables qui favorisent le succès des activités de financement. Relevant de la directrice adjointe, Dons majeurs et initiatives stratégiques, la ou le titulaire du poste pilote les activités d’identification de donatrices et donateurs potentiels, de développement du pipeline et d’optimisation du portefeuille en appui à des stratégies de financement axées sur les données. Cette personne travaille en étroite collaboration avec l’équipe de sollicitation afin de fournir des recherches de haute qualité, des analyses pointues et des pratiques exemplaires qui enrichissent les pipelines de dons majeurs, suscitent l’intérêt des donatrices et donateurs, et maximisent la croissance des revenus à long terme.

Vos responsabilités principales et votre impact

• Agir comme principale personne responsable de la base de données des donatrices et donateurs en établissant et en appliquant des normes de qualité garantes de l’entrée à temps et sans erreur des renseignements personnels des donatrices et donateurs actuels et potentiels;
• Convertir les données en informations utiles susceptibles d’orienter et d’améliorer directement les stratégies de financement;
• Piloter les efforts d’identification, de qualification et de création d’un solide pipeline de dons majeurs provenant de particuliers, d’entreprises et de fondations;
• Effectuer des recherches poussées sur les donatrices et donateurs potentiels et fournir des analyses complètes afin de soutenir des décisions de financement axées sur les données;
• Assurer le suivi et l’optimisation des portefeuilles de sollicitation, et recommander des pratiques exemplaires en matière de gestion des donatrices et donateurs potentiels et en matière de développement du pipeline;
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de sollicitation afin de fournir des renseignements stratégiques pouvant susciter l’intérêt des donatrices et donateurs et favoriser la croissance des revenus à long terme;
• Mettre en œuvre des stratégies de gestion du portefeuille afin d’enrichir les pipelines, d’améliorer la prévision des revenus et d’assurer le suivi des activités de financement;
• Fournir des analyses de données et des observations stratégiques pour orienter la stratégie de prospection, les démarches de sollicitation, les activités de financement collaboratives et les principales initiatives;
• Créer et tenir à jour des tableaux de bord et des rapports sur les indicateurs clés afin de suivre la performance des campagnes de financement et l’état du pipeline;
• Gérer minutieusement les listes ciblées de donatrices et de donateurs actuels et potentiels destinées aux communications, aux événements et aux initiatives de reconnaissance;
• Produire des synthèses de recherche, des présentations et des rapports concis en appui à la stratégie de sollicitation et aux activités de développement philanthropique;
• Assurer une veille médiatique et sectorielle pour repérer de nouvelles occasions de financement et alimenter les pipelines de donatrices et donateurs potentiels;
• Rester au fait des nouvelles technologies (dont les outils d’IA), des pratiques de prospection et de l’évolution du secteur philanthropique;
• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Votre profil

• Diplôme collégial ou universitaire dans un domaine pertinent (ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle);
• Minimum de trois à cinqans d’expérience pertinente en philanthropie, en analyse commerciale ou dans un poste similaire axé sur la recherche ou les données;
• Solide capacité d’analyse, de gestion de projets et de leadership permettant de résoudre des enjeux liés aux données, de gérer des projets complexes et de conseiller les collègues sur les solutions à privilégier;
• Expérience avérée en administration et gouvernance de données sur la relation client, notamment en matière de production de rapports, de création de tableaux de bord et de gestion des accès (dont une maîtrise de Salesforce pour Organismes sans but lucratif);
• Maîtrise des outils de prospection externes (p.ex., iWave de Kindsight, Charity Can, Grant Connect) ainsi que des logiciels de bureautique courants (Microsoft Office / Google Workspace);
• Expérience au sein d’un organisme sans but lucratif ou dans un contexte philanthropique;
• Capacité éprouvée à communiquer efficacement, tant à l’écrit qu’en personne, afin de synthétiser des données complexes et de recommander des stratégies à divers publics internes et externes.

Ce que nous offrons

Au CIFAR, nous mettons tout en œuvre pour créer un lieu de travail où chaque personne se sent soutenue, acceptée et apte à offrir le meilleur d’elle-même. Les membres de notre équipe profitent de nombreux avantages :

• Régime complet d’avantages sociaux et de prestations mieux‑être – assurance maladie complémentaire, services de soutien psychologique, régime de retraite à prestations déterminées, quatre semaines de vacances et "jours CIFAR" (congés payés) tout au long de l’année;
• Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement – accompagnées de ressources de perfectionnement professionnel;
• Culture d’inclusion et de collaboration – mettant en valeur la diversité des points de vue et encourageant le partage d’idées, conformément à nos 4 C (collaboration, curiosité, courage et clarté).

Postulez

Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature d’ici le 31décembre 2025. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

Notre engagement en faveur de l’inclusion

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous reconnaissons qu’il est essentiel de réunir des personnes d’origines, de perspectives et d’expériences diverses si nous voulons faire progresser l’excellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction, le personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité de genre, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio‑économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les membres des Premières Nations, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes LGBTQ2S+, les membres de communautés d’identité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

Accessibilité pour les candidats et candidats présentant des handicaps

Le CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Veuillez écrire à l’adresse [e-mail] et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416 971-4251. Veuillez fournir votre nom, le moyen de communication que vous préférez, ainsi qu’une description détaillée de la nature des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible d’être utilisé pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, du Québec, de l’Alberta, de la Colombie‑Britannique et de l’Ontario, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.