School Organization Technician Technicien.ne en organisation scolaire

Central Québec School Board; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une commission scolaire de la région recherche un soutien administratif pour la création des horaires dans ses écoles. Le candidat idéal aura un DEC en techniques administratives et une solide expérience avec le logiciel GPI. Des compétences en anglais et dans divers logiciels sont indispensables. Ce rôle implique la préparation des horaires, la collecte des inscriptions et le support aux équipes scolaires.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience avec le logiciel GPI.
• Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit.
• Excellente maîtrise des logiciels GPI et Mozaik-Portail.

Responsibilities

• Soutenir les équipes scolaires dans la création des horaires.
• Aider à la collecte des données pour l'inscription des élèves.
• Effectuer des analyses et des rapports en utilisant des logiciels appropriés.

Skills

Connaissance de l'anglais

Maîtrise des logiciels GPI

Compétences en rédaction

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC) en Techniques administratives

Tools

GPI

Mozaik-Portail

Avant-Garde

Job description

Pourcentage de la tâche : régulier temps plein 35h

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de l'employé dans cette classe d'emploi consiste, en collaboration avec la direction, à soutenir les équipes scolaires dans la création de l'horaire‑maître de l'école ou du centre et d'autres horaires tels que l'horaire des examens, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d'efficacité. De plus, il ou elle adapte et applique les procédures nécessaires à l'organisation des opérations administratives telles que l'inscription des élèves, le contrôle des inscriptions scolaires, les examens, la préparation des bulletins, l'admissibilité à l'enseignement en langue anglaise, la certification des études et la planification des cours d'été.

Attributions caractéristiques

• Soutient les équipes scolaires dans la préparation des horaires de l'école ou du centre, en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d'enseignement, le régime pédagogique, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d'enseignement et d'autres contraintes telles que la dispersion des locaux et la disponibilité des transports; soumet des recommandations sur les horaires aux secrétaires d'école et assure le suivi avec le directeur, en fournissant un soutien pour les modifications demandées.
• Aide à la collecte des données requises pour l'inscription des élèves et le choix des cours; participe à la conception et à l'adaptation d'un formulaire à cet effet, veille à ce que la secrétaire d'école gère le retour des formulaires une fois remplis, que les secrétaires d'école effectuent les corrections convenues et produit les diverses statistiques nécessaires à l'élaboration d'un horaire.
• Effectue des analyses, des extractions, des évaluations spécifiques et des rapports, en utilisant des logiciels appropriés, pour permettre des contrôles ou se conformer à la procédure établie pour des sujets tels que la gestion des inscriptions, la production des bulletins, la gestion et la transmission des données aux autorités scolaires, le financement, la comptabilité, la budgétisation, les dépassements d'élèves, les codes permanents des élèves, les absences des élèves, l'enseignement suppléant, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports à transmettre, en particulier au Ministère.
• Veille à ce que les dossiers des élèves soient à jour en soutenant chaque école avec les lignes directrices et les politiques entourant ces dossiers.
• Fournit de la formation et du soutien sur les procédures d'organisation scolaire et l'utilisation de divers programmes logiciels aux personnes impliquées dans ces opérations; lorsque cela est nécessaire, utilise le traitement de texte, les tableurs et Internet.
• Peut être appelé à répondre aux demandes d'information d'autres personnels scolaires, de la commission scolaire ou des parents; peut être appelé à initier les secrétaires d'école moins expérimentés et à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches qu'ils accomplissent dans le cadre de l'exécution des programmes d'opérations techniques sous sa responsabilité.
• Peut accomplir d'autres tâches connexes selon les besoins.

Compétences Générales

Scolarité

• Détenir un Diplôme d’études collégiales (DEC) en Techniques administratives, profil Gestion, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Posséder un minimum de 2 ans d’expérience avec le logiciel GPI, ou 5 ans d’expérience en tant que secrétaire d’école et / ou dans un autre poste lié à l’organisation scolaire et à l’utilisation de GPI (atout).

Autres

• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
• Excellente maîtrise des logiciels GPI, Mozaik-Portail et Avant‑Garde, essentiels pour soutenir les équipes scolaires dans nos 19 écoles et centres.
• Connaissance fonctionnelle de l’organisation scolaire, des règles et des processus de certification en éducation générale aux adultes et en formation professionnelle (atout).

N.B.

Les personnes qui souhaitent être considérées pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances en rédaction française et anglaise, en Word, PowerPoint et Excel. Des entrevues seront aussi tenues afin de valider que le candidat rencontre bien l’ensemble des autres exigences.