Responsable - administration et traitement de l’information de la recherche

HEC Montréal; Montreal; Hybrid; CAD 81,000 - 107,000; Full time

Job summary

Une institution universitaire renommée à Montréal cherche un(e) responsable - administration et traitement de l’information de la recherche. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en administration et une expérience de 3 ans. Ce poste implique la vérification des dossiers de recherche et la coordination des activités avec le CER. Knowledge des systèmes d'information et excellentes compétences en Excel et SQL sont requis. Les avantages incluent 23 jours de vacances et un mode de travail hybride.

Benefits

23 jours de vacances annuelles

16 jours fériés

Horaire estival

Aménagement de temps de travail

Programme de formation

Assurances collectives

Régime de retraite

Service de télémédecine

Qualifications

• Un minimum de trois années d'expérience de travail pertinente.
• Excellente connaissance des logiciels courants.
• Intérêt pour l'apprentissage de nouvelles technologies.

Responsibilities

• Responsable du traitement de l'information de la recherche.
• Coordonne les activités et réunions liées au CER.
• Participe à l'amélioration des processus et systèmes d'information.

Skills

Gestion de l'information

Relations interpersonnelles

Analyse

Connaissance d'Excel

Langue française

Langue anglaise

Education

Diplôme de premier cycle en administration ou discipline équivalente

Diplôme d'étude supérieur (Maîtrise, doctorat)

Tools

SQL

WordPress

PeopleSoft

Job description

Rôle et responsabilités

Le ou la responsable - administration et traitement de l’information de la recherche est responsable du traitement de l’information et du suivi administratif des dossiers de recherche, plus particulièrement pour les demandes d’évaluations au Comité d’éthique de la recherche (CER), les demandes de subventions aux organismes subventionnaires et les données permettant l’application de la Politique de reconnaissance de l’excellence en recherche. Cette personne collabore également au développement des processus et systèmes d’information de la DRT et du CER.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Responsable de la vérification et la préparation des dossiers de recherche soumis au CER.
• Responsable du processus d’évaluation des modifications, des renouvellements et des fermetures de projet au CER.
• Est responsable de la production des documents officiels indiquant les décisions du CER.
• Collabore avec les conseillères et conseillers en éthique, avec le président du CER et avec son supérieur immédiat pour améliorer la politique de l’éthique de la recherche de HEC Montréal et sa mise en œuvre.
• Est responsable du cheminement administratif et de la correspondance de divers dossiers lui étant attribués à la DRT et au CER. Effectue la cueillette et l’agencement de renseignements nécessaires à divers dossiers.
• Coordonne l’organisation des activités et de réunions de son secteur de travail :
• o Coordonne les réunions plénières du CER, rédige le procès-verbal (CER) et les décisions du comité plénier du CER, assure le suivi des dossiers relevant de sa compétence.
• Développe et améliore les outils permettant le suivi centralisé du cheminement administratif des dossiers, tant pour le CER que pour les demandes de subventions, les données dans ZoneRecherche et le traitement budgétaire :
• o Assure le suivi du cheminement des dossiers et la validation des étapes des divers processus;
• o Identifie les éléments interférant dans le processus d’un dossier et en informe les personnes concernées; effectue les suivis relevant de sa compétence.
• Fournit des renseignements sur les activités de son secteur de travail et réponds aux questions relevant de sa compétence :
• o Responsable de répondre aux questions des professeurs et étudiants concernant le CER, ZoneRecherche et les demandes de financement interne;
• o Fournit le plus d’information possible concernant le CER, les demandes de subventions, le cheminement des dossiers de recherche, les données répertoriées dans ZoneRecherche, etc;
• o Collabore avec les personnes appropriées dès que l’objet de la requête exige la connaissance spécifique d’un dossier ou d’un projet particulier.

Systèmes de gestion intégrés

• Travaille en étroite collaboration avec l'analyste gestion des processus :
• o Maîtrise les processus et applique les politiques de l'École dans l'exécution de ses tâches;
• o Est responsable de veiller à l’application, au calcul et à la codification des données provenant du système de gestion intégré de la recherche aux fins de l’application de plusieurs politiques, processus et diverses redditions de compte;
• o Communique avec la bibliothèque pour assurer de la validité des informations dans le système d’information ayant un impact sur les politiques sensibles concernant le corps professoral de l’école;
• o S’assure et valide que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données;
• o Est responsables de créer des rapports et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent;
• o Gestion des informations des unités de recherche; registre, système de gestion intégrée, page Web de la DRT;
• o Analyse et interprète les données, les vulgarise dans les rapports. S’assure d’avoir une vision globale des informations contenues dans la base de données et maîtrise les règles, politiques et procédures pour répondre aux questions des utilisateurs;
• o Est responsable, en collaboration avec les autres personnes impliquées, de codifier, de saisir, de valider et de tenir à jour les données relatives aux projets de recherche et occasions de financement dans le système de gestion intégré;
• o Communique ses priorités et les dossiers en cours d'exécution.

Travaille en étroite collaboration avec les conseillers en éthique de la recherche dans l’environnement Nagano du CER :

• Est responsable du suivi administratif des dossiers en collaborations avec les conseillers dans Nagano;
• Communique ses priorités et les dossiers en cours d'exécution;
• Maîtrise les processus et les fonctions du système de gestion des dossiers du CER et applique les politiques de l'École dans l'exécution de ses tâches;
• Est responsables de créer des rapports et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent aux processus du CER.

En réponse aux besoins, extrait des données des systèmes d’informations, les valide, les traite, de manière à produire les indicateurs, les listes ou les rapports requis :

• Produit les statistiques reliées aux différents volets de la recherche (subventions, publications, etc.).

Autres

Participe aux activités de son secteur de travail, à la mise en place et à l’amélioration des processus, au développement et à la mise à jour des outils technologiques et du site Web de son secteur de travail, au classement, à l’archivage et à l’élagage des dossiers, etc.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

• Diplôme de premier cycle universitaire en administration, éthique, ou dans toute autre discipline jugée équivalente et un minimum de trois années d'expérience de travail pertinente
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant :
• o Notamment Excel (fonctions intermédiaires-avancées) et SQL.
• Bonne compréhension des principes de fonctionnement des systèmes d’information.
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
• Intérêt pour l’apprentissage et l’utilisation de nouvelles technologies
• Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problème
• Sens de l’organisation, rigueur, minutie et souci du détail
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Capacité à travailler en équipe, approche collaborative
• Diplôme d’étude supérieur (Maîtrise, doctorat) (atout)
• Connaissance d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft) (atout)
• Connaissance du secteur public, parapublic et du milieu universitaire (atout)
• Connaissance de SQL, WordPress, Rhythmyx, Pentaho, système intégré Converis ou tout système de gestion intégré (atout)
• Connaissance de l’éthique de la recherche (atout)
• Connaissance du milieu de la publication scientifique (atout).

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 joursfériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine