Responsable administratif des opérations – Bureau exécutif

LawZero; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances santé

20 jours de congés

Épargne retraite 4 %

Avantages flexibles

Équipe d’experts

Bureaux Mile-Ex, Montréal

Job summary

LoiZéro recherche une personne responsable de l’administration des opérations, agissant comme partenaire clé des dirigeants et travaillant en étroite collaboration avec le bureau du co-président et Mila.

Le poste exige 2 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif, une gestion efficace des flux de courriels et une capacité à coordonner des priorités complexes, dans un contexte international et inter-équipes.

Qualifications

• Expérience 2 à 5 ans en soutien exécutif ou gestion d'opérations administratives complexes.
• Maîtrise du flux de courriels et rédaction d'ébauches autonomes.
• Collaboration avec partenaires et interlocuteurs variés.
• Bonne capacité d'organisation et de planification.
• Bilinguisme français/anglais requerida pour les échanges internationaux.

Responsibilities

• Gestion des opérations et des tâches administratives quotidiennes.
• Gestion de la messagerie: triage, analyse et priorisation des messages.
• Coordination des agendas et traduction des demandes en actions concrètes.
• Liaison entre les équipes et le bureau du co-président à Mila.
• Planification logistique des déplacements et suivi budgétaire.
• Amélioration continue des outils et gabarits administratifs.
• Coordination d'événements internes et projets spéciaux.

Skills

Gestion des opérations

Gestion de messagerie

Collaboration inter-équipes

Planification et organisation

Conduite de projets

Bilinguisme FR-EN

Job description

À propos du poste

La personne responsable de l’administration des opérations agira comme partenaire clé des membres de la direction de LoiZéro en matière de planification stratégique et jouera un rôle central au sein de l’organisation.

À propos du poste

La personne responsable de l’administration des opérations agira comme partenaire clé des membres de la direction de LoiZéro en matière de planification stratégique et jouera un rôle central au sein de l’organisation.

Elle travaillera également en étroite collaboration avec le bureau du professeur Yoshua Bengio, à Mila (Institut québécois d’intelligence artificielle), afin d'assurer la gestion des activités administratives liées à son rôle de coprésident de LoiZéro.

Dans ce rôle, elle devra rapidement comprendre le contexte et les priorités de chaque demande, faciliter la circulation de l'information entre les équipes et mettre en place des processus efficaces afin d'assurer une coordination fluide des activités quotidiennes de l'équipe de direction.

Principales responsabilités

• Gestion des opérations et des tâches administratives
• Gestion de la messagerie: Prendre en charge des boîtes courriels dédiées à LoiZéro; analyser, trier et prioriser les messages entrants afin de veiller à ce que les opportunités critiques et les dossiers stratégiques soient traités rapidement.
• Coordination courriels et agenda: Traduire de manière proactive les demandes reçues par courriel en actions concrètes dans le calendrier, en anticipant les besoins logistiques et les temps de préparation requis pour les membres de l’équipe de direction.
• Liaison inter-entités et synergie opérationnelle
• Liaison opérationnelle: Agir comme pont entre l'équipe de LoiZéro, celle du bureau principal du co-président, Yoshua Bengio, basée à Mila, et d’autres entités à l’occasion, afin de mieux harmoniser la communication interne et la collaboration.
• Transmission proactive des priorités: Extraire et acheminer les données d'agenda et de déplacements pertinentes à l’équipe exécutive de LoiZéro pour optimiser les opportunités stratégiques.
• Planification stratégique et logistique des déplacements
• Planification en amont: Assurer l'intégration des priorités de LoiZéro dès l’étape de modélisation du calendrier global et lors de la planification des déplacements internationaux (approche proactive plutôt que réactive).
• Soutien au triage: Élaborer un protocole de triage des demandes, en collaboration avec l'équipe du bureau de Yoshua Bengio, pour valider, refuser ou déléguer les invitations et les opportunités pour l’ensemble des membres de la direction de LoiZéro.
• Suivi budgétaire d’usage: Coordonner la logistique de voyage, incluant la préparation et la conciliation des comptes de dépenses liés aux déplacements des membres de la direction.
• Optimisation et projets spéciaux
• Amélioration continue: Analyser, proposer et implanter des outils ou des gabarits pour automatiser et standardiser la gestion documentaire et les suivis administratifs.
• Gestion de projets ad hoc: Prendre en charge la coordination d'événements internes ponctuels, de réunions stratégiques ou de projets spéciaux liés au développement opérationnel de LoiZéro.

Profil recherché

• Expérience: De 2 à 5 ans d'expérience en soutien exécutif ou en gestion d'opérations administratives complexes, idéalement dans un environnement multi-entités (écosystèmes connectés, structures matricielles ou cabinets de services).
• Gestion de boîtes courriels à haut volume: Capacité démontrée à maîtriser des flux de courriels massifs, à en synthétiser l'essentiel et à rédiger des ébauches de réponses en toute autonomie.
• Compétences relationnelles: Posture professionnelle axée sur le conseil, grande discrétion et habileté à interagir avec diplomatie auprès de partenaires et d'interlocuteurs diversifiés.
• Collaboration: Capacité naturelle à collaborer efficacement avec différentes équipes, gérer des priorités variées et maintenir des relations positives.
• Sens de l'organisation et structure: Esprit analytique et rigoureux, axé sur les solutions, qui aime optimiser les processus en évolution et anticiper les besoins logistiques.
• Bilinguisme: Maîtrise impeccable du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, la majorité des communications quotidiennes se déroulant à l'échelle internationale.

Pourquoi ce poste est unique

Ce rôle dépasse la simple gestion administrative pour devenir un véritable levier stratégique. Vous agirez comme une interface clé, assurant la fluidité entre les priorités de la direction, les impératifs de nos partenaires et les engagements de notre co-président. Votre mission est de structurer notre quotidien, d'anticiper les besoins logistiques et de veiller à ce que l'équipe exécutive puisse concentrer ses efforts sur les objectifs de mission à fort impact, tout en garantissant la cohérence et la qualité de nos opérations à l'échelle internationale.

Ce que nous offrons

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important.
• Des avantages santé complets.
• Un minimum de 20 jours de vacances dès l’embauche.
• Un contribution d'épargne retraite de l’employeur d'un minimum de 4%.
• Des avantages généreux et flexibles conçus pour contribuer à votre bien-être.
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants.
• Un milieu de travail collaboratif et inclusif avec des bureaux au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex à proximité des transports en commun.

À propos de LoiZéro

LoiZéro est une organisation à but non lucratif dédiée à faire progresser la recherche et à développer des solutions techniques permettant de concevoir des systèmes d'IA sécuritaires. Son approche scientifique repose sur de nouvelles recherches et méthodes proposées par le professeur Yoshua Bengio, le chercheur en IA le plus cité au monde. Basée à Montréal, LoiZéro mène des recherches pour concevoir des systèmes d’IA non agentiques qui apprennent à comprendre le monde plutôt qu'à y intervenir, en répondant de manière véridique aux questions posées sur la base d'un raisonnement probabiliste transparent et extériorisé. De tels systèmes d'IA pourraient être utilisés pour accélérer la découverte scientifique, superviser les systèmes d'IA agentiques et faire progresser notre compréhension des risques de l'IA et des moyens de les éviter. LoiZéro croit que l’IA doit être considérée comme un bien public mondial, développée et utilisée de manière sécuritaire pour favoriser l’épanouissement humain. Plus d’information : www.loizero.org

Vous avez votre place ici

À LoiZéro, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons les candidatures de personnes hautement qualifiées désireuses de travailler à la réalisation de notre mission dans un cadre respectueux, inclusif et collaboratif.

Vos informations personnelles seront collectées et traitées par LoiZéro afin d'évaluer votre demande d'emploi conformément à notre politique de vie privée. En vertu des lois sur la protection de la vie privée en vigueur dans votre pays de résidence, vous pouvez disposer de plusieurs droits en matière de protection de la vie privée, comme celui de demander l'accès à vos informations personnelles ou de demander que vos informations personnelles soient rectifiées ou effacées. Vous trouverez des détails sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits dans notre politique de protection de la vie privée.