Project Administrator

Protection Incendie Priorité; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Formation et développement continu

Équipe engagée et culture d'entraide

Job summary

Protection Incendie Priorité recherche un Administrateur(trice) de Projet pour soutenir les chargés de projets et les équipes de construction.

Vous assurerez l’ouverture des dossiers, le suivi administratif et la facturation tout en garantissant la conformité et la traçabilité des documents tout au long du cycle de vie des projets.

Qualifications

• Expérience en administration et coordination de projets.
• Organisation rigoureuse et souci du détail.
• Maîtrise du français et anglais fonctionnel.

Responsibilities

• Gestion administrative des projets et ouverture de dossiers.
• Suivi des coûts, facturation et indicateurs de performance.
• Gestion et classement de la documentation de projet.
• Coordination avec équipes de projets, construction et ventes.

Skills

Coordination

Gestion de projets

Excellentes aptitudes organisationnel

Communication et service client

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Excel

Outlook

Job description

Chef de file dans le domaine de la protection incendie, nous réalisons des projets commerciaux, industriels et institutionnels de toutes tailles. Afin de soutenir notre croissance, nous sommes à la recherche d'un(e) Administrateur(trice) de Projet dynamique et organisé(e) qui jouera un rôle clé dans le bon déroulement de nos projets.

Vous aimez coordonner plusieurs dossiers à la fois, travailler avec différentes équipes et vous assurer que chaque détail est pris en charge? Ce poste pourrait être pour vous.

Votre rôle

En tant qu'Administrateur(trice) de Projet, vous agirez comme un important point de soutien administratif pour nos chargés de projets, coordonnateurs et équipes de construction. Vous veillerez à ce que toute la documentation, les contrats, la facturation et les suivis administratifs soient gérés avec rigueur et efficacité tout au long du cycle de vie des projets.

Principales responsabilitésGestion administrative des projets

• Assurer l'ouverture et la création des nouveaux dossiers de projets.
• Effectuer le suivi des projets remportés ("Wins") et leur transition vers les opérations.
• Maintenir à jour les dossiers de projets et les systèmes de suivi.
• Participer au suivi des coûts, de la facturation et des indicateurs de performance des projets.
• Veiller au respect des politiques de l'entreprise et des exigences de l'industrie.

Documentation et conformité

• Préparer les documents de démarrage de projet, permis, programmes de prévention et documents contractuels.
• Assurer la gestion et le classement de la documentation de projet.
• Préparer les documents de fermeture de projet et les dossiers de conformité.
• Effectuer la numérisation, l'archivage et l'organisation électronique des documents.

Facturation et soutien financier

• Préparer les rapports de facturation mensuelle.
• Effectuer le suivi des facturations progressives et des montants facturés.
• Traiter les factures fournisseurs et assurer les suivis nécessaires.
• Émettre et fermer les bons de commande (PO).
• Effectuer le suivi des crédits, garanties et travaux sous garantie.

Coordination et service à la clientèle

• Effectuer les suivis auprès des clients pour l'obtention des documents requis.
• Collaborer avec les équipes de projets, de construction, d'estimation et de ventes.
• Répondre aux demandes des clients et fournir un soutien administratif de qualité.
• Assurer la coordination avec les fournisseurs et sous-traitants.

Profil recherché

• Expérience en administration de projets, coordination ou soutien administratif.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook.
• Expérience dans les domaines de la construction, de la protection incendie ou des projets techniques (atout important).

Exigences linguistiques

• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit.
• Anglais fonctionnel requis afin de traiter certains documents et communications provenant de clients, fournisseurs ou partenaires d'affaires anglophones.

Ce que nous offrons

Salaire concurrentiel selon l'expérience

Entreprise stable et en croissance

Environnement collaboratif et professionnel

Formation et développement continu

Équipe engagée et culture d'entraide

Le candidat idéal

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à faire avancer les dossiers efficacement. Vous aimez soutenir une équipe, coordonner plusieurs intervenants et contribuer directement au succès des projets.

Joignez-vous à une équipe passionnée où votre travail aura un impact concret sur la réussite de nos projets.