Program Manager

Canadian Race Relations Foundation; Toronto; On-site; CAD 81,000 - 101,000; Full time

Benefits offered by this job

Three weeks vacation

Personal floating days

Sick days

RRSP contribution (4%)

Life, disability, medical and dental

Job summary

Canadian Race Relations Foundation is seeking a Program Manager to coordinate national, regional, and local programs under the Director of Strategic Programs. This 16‑month contract role requires 37.5 hours weekly, hybrid work, and occasional travel, with a salary of CAD 81,177–100,772 per year.

The role emphasizes trauma-informed practices and inclusive community engagement. The successful candidate will lead program design, development of workback plans, and stakeholder partnerships across

Qualifications

• Demonstrated commitment to anti-racism, valuing diversity, and fostering inclusive environments.
• Bachelor’s degree in social sciences or related field, with ecosystem-building/engagement training noted as asset.
• Minimum of 3 years managing multiple regional and national programs and events with trauma-informed/community-centered practices.
• Knowledge of agile project management principles, tools, and software in a fast-paced environment.
• Ability to brief senior leadership on programs clearly and articulate program objectives.

Responsibilities

• Design and oversee 15+ national, regional, and local programs aligning with CRRF priorities.
• Conduct research to support program ideation and partner identification.
• Organize brainstorming sessions and coordinate with CRRF departments for input.
• Identify risks and develop contingencies to ensure smooth program delivery.
• Develop program concepts and briefing notes for leadership and executives.
• Build and sustain relationships with government, crown corporations, nonprofits, and community leaders.
• Provide on-site program support, including speaker management and registration processes.
• Create post-event reports and presentations for internal and external audiences.

Skills

Anti-racism advocacy

Program management

Agile project management

Stakeholder engagement

Communication

Education

Bachelor's degree in social sciences

Job description

Program Manager

The Canadian Race Relations Foundation (CRRF) was created in 1996 to reaffirm the principles of justice and equality for all in Canada. The CRRF's mandate is to facilitate throughout Canada the development, sharing, and application of knowledge and expertise to eliminate racism and all forms of racial discrimination in Canadian society.

The Program Manager coordinates the CRRF’s projects, events, initiatives, and programs, under the direction and oversight of the Director of Strategic Programs.

Position Summary

• Job title: Program Manager
• Job classification: Unionized
• Employment Status: 16 month fulltime salaried contract
• Hours: 37.5 hours per week Ability to travel and attend weekends, early morning and evening meetings required
• Work location: Hybrid working setting but may return to work on site as required
• Salary: $81,177-$100,772 per annum. CRRF is a unionized workplace and the position, and its salary are subject to a Collective Agreement.
• CRRF offers a comprehensive benefits package, which includes three weeks of vacation, two Personal Floating Days, sick days and 4% of annual income towards RRSP plan, and life, disability, medical and dental care insurance.
• Probationary Period: 120 days

Responsibilities

Strategic Program Design

• Under the guidance and oversight of the Director of Strategic Programs, design 15+ national, regional, and local concurrent events, initiatives, and programs that align with the CRRF’s mandate and strategic priorities.
• Conduct research to support program ideation, including policy initiatives aligned with programming, scans of complimentary and comparable initiatives, potential speakers and partners, audience mapping, trauma-informed practices, and more.
• Organize brainstorming sessions and liaise with other CRRF departments to gather input on program design.
• Identify risks and mitigation strategies and integrate contingencies in the program plan to ensure smooth delivery of programs.
• Develop program concepts and briefing notes, and brief the Director, Associate Director, Executive team, and the CEO to ensure program approval.
• Identify, build, and strengthen relationships with program partners and collaborators, including government departments (federal, provincial, and municipal), other crown corporations, charities and nonprofits, community leaders, and grassroots initiatives.
• Liaise with consultants to gain strategic advice on program design and report back to the team.

Program Coordination and Logistics Management

• Coordinate a program throughout its lifecycle, including managing pivots and time-sensitive changes using Asana and other project management tools.
• Lead the development of workback plans, run of show, agendas, and other program coordination documents to ensure team members are informed of the workflow.
• Track and update on progress towards programmatic milestones to support the Strategic Director of Programs in ensuring we are on track for program delivery.
• Monitor and record programmatic expenditure and liaise with the Finance Department to ensure vendors are paid.
• Source quotes and secure vendors while meeting internal policies and manage relationships with vendors across a variety of programs.
• Provide onsite programmatic support, including managing speakers, VIPs, registration processes, vendors, and more.

Outreach Support

• Keep abreast of issues and experts relevant to CRRF’s mandate.
• Utilize outreach information provided by Regional Coordinators to strengthen program delivery.
• Support outreach efforts of Regional Coordinators, as needed, to ensure effective programming.
• Assist with the creation of outreach documents for programs.
• Develop and maintain professional networks and relationships in this sector.

Other

• Create summary and post-event reports and presentations for internal and external audiences, using data derived from survey tools and other sources.
• Participate in conferences and present information sessions and workshops as required.
• Contribute to internal update reports for the ED’s office and Board.
• Report and manage multiple programs concurrently when the Director of Strategic Programs is away.
• Contribute to the implementation of CRRF’s business plan by supporting the delivery of programs and initiatives organization-wide, with the guidance of other CRRF departments.
• Conduct internal and external meetings in person and virtually to deliver organizational goals.

Qualifications

• Demonstrated commitment to anti-racism, valuing diversity, and contributions to an inclusive working and learning environment.
• Bachelor’s degree in social sciences, a related field, and/or equivalent experience. Training in race relations, anti-racism, grant administration, community building and engagement is a definite asset, in addition to a certificate in project management.
• A minimum of 3 years of experience managing multiple regional and national programs and events (e.g., conferences, workshops), simultaneously using trauma-informed and community-centered practices.
• Knowledge and experience implementing agile project management principles, tools, and software in a fast-paced and dynamic environment.
• Ability to brief the senior leadership team on programs clearly and concisely.
• Ability to communicate complex program workback plans to colleagues.
• Ability to independently resolve issues, innovate and find creative solutions to challenges, while working within constraints and meeting organizational needs.
• Training in race relations, anti-racism, grant administration, community building, and engagement is a definite asset.
• Experience working in a government or crown corporation environment is an asset.
• Ability to define and communicate program objectives, strategy, and key performance indicators in a clear and concise manner.
• Strong interpersonal and collaborative skills.
• Ability to adjust to changing organizational needs and communicate/manage expectations.
• Detail-oriented and ability to multi-task effectively.
• Strong ability to prioritize and meet deadlines.
• Ability to work under stress and conflicting timelines, when necessary.
• Ability to manage budgets and ensure compliance with CRRF policies.
• Proficiency in French is an asset.

Gestionnaire de programme

La Fondation canadienne des relations raciales (FCRR) a été créée en 1996 pour réaffirmer les principes de justice et d’égalité pour tous au Canada. La FCRR a pour mission de faciliter, dans l’ensemble du pays, le développement, le partage et la mise en œuvre de toute connaissance ou compétence utile en vue de contribuer à l’élimination du racisme et de toute forme de discrimination raciale au Canada.

Laou le gestionnaire de programme coordonne les projets, événements, initiatives et programmes de la FCRR, sous la direction et la supervision du directeur des programmes stratégiques.

Description du poste

• Titri du poste: Gestionnairede programme
• Typedu poste: Syndiqué
• Statut: Contrat salarié à temps plein pour une durée de 16mois
• Heures de travail: 37,5 heures par semaine Capacité requise à voyager et à être présent pour assister à des réunions les fins de semaine, tôt en matinée et en soirée, selon les besoins.
• Lieu de travail: Milieu de travail hybride, mais peut avoir à travailler dans les bureaux, le cas échéant.
• Salaire: 81177$ à 100772$ par année. La FCRR est un milieu de travail syndiqué, et le poste et son salaire font l'objet d'une convention collective. La FCRR offre un régime complet d’avantages sociaux, comprenant trois semaines de vacances, deux jours de congé flottant pour raisons personnelles, des jours de maladie et 4% du revenu annuel versé à un REER, ainsi qu’une assurancevie comprenant une assuranceinvalidité et une assurance pour soins médicaux et dentaires.
• Période probatoire: 120jours

Responsabilités

Conception stratégique des programmes

• Sous la direction et la supervision de la directrice ou du directeur des programmes stratégiques, concevoir simultanément plus de 15événements, initiatives et programmes nationaux, régionaux et locaux qui s'alignent avec la mission et les priorités stratégiques de la FCRR.
• Effectuer des recherches pour soutenir l'idéation du programme, y compris: des initiatives politiques alignées sur la programmation; les initiatives complémentaires et comparables; les conférenciers et partenaires potentiels; la répartition de l'audience; les pratiques tenant compte des traumatismes, etc.
• Organiser des séances de réflexion et assurer la liaison avec d'autres services de la FCRR pour recueillir des informations sur la conception des programmes.
• Identifier les risques et les stratégies d'atténuation, et intégrer les imprévus dans le plan du programme afin d'en assurer la bonne exécution.
• Élaborer des concepts de programme et des notes d'information, et informer la directrice ou le directeur, la directrice adjointe ou le directeur adjoint, l'équipe de direction et le PDG afin d'assurer l'approbation du programme.
• Identifier, établir et renforcer les relations avec les partenaires et les collaborateurs du programme, y compris les services gouvernementaux (fédéraux, provinciaux et municipaux), les autres sociétés d'État, les organismes caritatifs et sans but lucratif, les dirigeants communautaires et les initiatives locales.
• Assurer la liaison avec des consultants pour obtenir des conseils stratégiques sur la conception du programme et en rendre compte à l'équipe.

Coordination du programme et gestion de la logistique

• Coordonner un programme tout au long de son cycle de vie, y compris la gestion des tournants et des modifications urgentes à l'aide d'Asana et d'autres outils de gestion de projet.
• Diriger l'élaboration de plans de travail, de présentations, d'ordres du jour et d'autres documents de coordination de programme pour s'assurer que les membres de l'équipe sont informés du déroulement des opérations.
• Suivre et mettre à jour l'avancement des étapes du programme afin d'aider la directrice ou le directeur des programmes stratégiques à s'assurer que nous sommes sur la bonne voie pour la réalisation de celui-ci.
• Contrôler et enregistrer les dépenses du programme et assurer la liaison avec le département des finances pour veiller à ce que les fournisseurs soient payés.
• Obtenir des devis et trouver des fournisseurs tout en respectant les politiques internes, et gérer les relations avec les fournisseurs dans le cadre de divers programmes.
• Fournir un soutien sur place en ce qui concerne les programmes, y compris la gestion des conférenciers, des VIP, des processus d'inscription, des fournisseurs, etc.

Soutienà lasensibilisation

• Se tenir au courant des questions et des experts en rapport avec le mandat de la FCRR.
• Utiliser les informations de sensibilisation fournies par les coordonnatrices régionales ou coordinateurs régionaux pour optimiser la mise en œuvre des programmes.
• Si nécessaire, soutenir les efforts de sensibilisation des coordonnatrices régionales ou coordinateurs régionaux pour assurer une programmation efficace.
• Aider à la création de documents de sensibilisation pour les programmes.
• Développer et entretenir des réseaux et des relations professionnelles dans ce secteur.

Divers

• Créer des rapports de synthèse et des présentations de post-événement pour des publics internes et externes, en utilisant des données dérivées d'outils de sondage et d'autres sources.
• Participer à des conférences et présenter des séances d'information et des ateliers, le cas échéant.
• Contribuer aux rapports de mise à jour internes destinés au bureau de la directrice générale ou du directeur général et au conseil d'administration.
• Soumettre des rapports et gérer plusieurs programmes simultanément dans l’absence de la directrice ou du directeur des programmes stratégiques.
• Contribuer à la mise en œuvre du plan d'affaires de la FCRR en soutenant la prestation de programmes et d'initiatives à l'échelle de l'organisme, avec le soutien d'autres services de la FCRR.
• Organiser des réunions internes et externes, en présentiel et virtuellement, afin d'atteindre les objectifs de l'organisme.

Qualifications

• Engagement manifeste dans la lutte contre le racisme, la valorisation de la diversité et la contribution à un environnement de travail et d'apprentissage ouvert à tous.
• Baccalauréat en sciences sociales, dans un domaine connexe, et/ou expérience équivalente. Une formation en relations raciales, en lutte contre le racisme, en administration des subventions, in... (quotes truncated to maintain original)

CRRF values diversity and is committed to fostering an environment of inclusion and cross-cultural sensitivity. We encourage applications from Indigenous people, racialized people, people with disabilities, people from gender and sexually diverse communities and/or people with intersectional identities.

We accommodate people with disabilities throughout the recruitment and selection process. Please indicate your need for accommodation in your application.