PCO Administratif

Xideral Canada; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Xideral Canada recherche un PCO Administratif senior pour soutenir une équipe projet sur la mise en place d’un Shared Data Ecosystem interne, répondant aux besoins de reporting des fonctions Finance et Risque. Le poste implique aussi la structuration organisationnelle et la gouvernance documentaire via SharePoint et Confluence/Wiki.

Le candidat coordonnera onboarding et accès, standardisera les procédures et veillera à la qualité et à la mise à jour des documents tout en travaillant en mode

Qualifications

• Minimum de 5 années d’expérience comme PCO administratif.
• Excellente maîtrise de JIRA, Confluence et SharePoint.
• Expérience avec Microsoft Office et Visio.
• Expérience en création, structuration et maintien de documentation de projet.
• Coordination de processus administratifs et onboarding.
• Capacité à organiser et standardiser procédures et référentiels.

Responsibilities

• Soutenir l’onboarding des ressources dans les outils administratifs et coordonner le provisionnement des accès.
• Définir des profils standards pour faciliter l’attribution des accès.
• Améliorer les checklists et procédures applicables à l’équipe.
• Maintenir et optimiser le SharePoint et les espaces Wiki/Confluence.
• Utiliser JIRA pour le suivi et l’organisation des activités.
• Contribuer à la formalisation de l’organisation et des procédures de l’équipe.
• Assurer le classement, la mise à jour et la propreté documentaire des dossiers.

Skills

Organization

Documentation

Onboarding coordination

Stakeholder coordination

Bilingual FR/EN

Tools

JIRA

Confluence

SharePoint

Microsoft Visio

Microsoft Office

Job description

Client: Secteur bancaire

Lieu du mandat: Montréal, centre-ville

Mode de travail: Hybride - présence obligatoire chez le client 3 jours par semaine, incluant un lundi ou un vendredi

Langue requise: Bilingue français/anglais ou anglophone

Heures de travail par semaine: 40 heures

Durée de la mission: 1 an - renouvelable

Date limite de soumission: Flexible - ASAP

Particularité: CV obligatoire en anglais

À propos du poste

Nous recherchons un(e) PCO Administratif senior afin de soutenir une équipe projet responsable de la mise en place d’un Shared Data Ecosystem interne destiné à plusieurs régions et répondant notamment aux besoins de reporting des fonctions Finance et Risque.

Le mandat comporte également une importante dimension de structuration organisationnelle et documentaire dans le cadre du regroupement de plusieurs équipes sous une même structure.

Le PCO contribuera à formaliser les rôles et responsabilités, standardiser les procédures, coordonner l’onboarding et les accès des ressources et assurer l’organisation, la qualité et le maintien de la documentation à travers des outils tels que SharePoint, Confluence/Wiki et JIRA.

Il s’agit donc d’un profil fortement orienté coordination administrative, documentation, organisation et gouvernance des processus, plutôt que d’un rôle de gestion de projet traditionnel.

Exigences et compétences techniques

Exigences principales

• Minimum de 5 années d’expérience comme PCO administratif.
• Excellente maîtrise de JIRA.
• Excellente maîtrise de Confluence.
• Expérience avec SharePoint.
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Expérience avec Microsoft Visio ou un outil équivalent.
• Expérience en création, structuration et maintien de documentation de projet.
• Expérience dans la coordination de processus administratifs et d’onboarding.
• Capacité à organiser et standardiser des procédures, checklists et référentiels documentaires.
• Capacité à coordonner plusieurs intervenants et à assurer des suivis rigoureux.
• Excellentes compétences en documentation et en organisation.
• Bilinguisme français/anglais ou excellente maîtrise de l’anglais.

Savoir-être

• Excellente capacité d’organisation.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Excellentes capacités rédactionnelles et documentaires.
• Autonomie dans la gestion des suivis.
• Capacité à travailler avec plusieurs équipes et parties prenantes.
• Capacité à structurer et simplifier l’information.
• Approche méthodique et orientée processus.

Objectifs et livrables

• Soutenir l’équipe projet dans la mise en œuvre du Shared Data Ecosystem.
• Contribuer au regroupement de différentes équipes sous une structure commune.
• Clarifier et documenter les rôles et responsabilités afin d’éviter les chevauchements.
• Formaliser les procédures et pratiques de l’équipe.
• Standardiser et organiser la documentation.
• Soutenir l’onboarding administratif des nouvelles ressources.
• Standardiser les profils de ressources afin de faciliter l’automatisation du provisionnement des accès.
• Maintenir et améliorer les espaces SharePoint et Confluence/Wiki.
• Définir les documents devant être maintenus pour les différentes applications.
• Assurer que la documentation demeure correctement organisée, maintenue et à jour.

Responsabilités principales

• Soutenir l’onboarding des ressources dans les différents outils administratifs.
• Coordonner le provisionnement des accès aux outils appropriés.
• Définir des profils standards de ressources afin de faciliter et automatiser l’attribution des accès.
• Améliorer les checklists et procédures applicables aux membres de l’équipe.
• Maintenir et optimiser le SharePoint de l’équipe.
• Maintenir et organiser les espaces Wiki / Confluence.
• Utiliser JIRA pour soutenir le suivi et l’organisation des activités.
• Définir les standards documentaires requis pour les applications.
• Assurer le suivi des documents relatifs notamment à :
  • La configuration des infrastructures
  • L’architecture applicative
  • Les différents schémas
  • La documentation des credentials
• S’assurer que les documents sont correctement classés, maintenus et mis à jour.
• Coordonner ou effectuer les activités de nettoyage documentaire.
• Reformater les documents et appliquer les nouveaux templates lorsque requis.
• Contribuer à la formalisation de l’organisation, des rôles, responsabilités et procédures de l’équipe.

En soumettant votre candidature, vous consentez à ce que Xideral recueille, utilise et conserve vos renseignements personnels uniquement à des fins de recrutement et de sélection pour ce poste ou pour des opportunités similaires en lien avec vos domaines d’expertise. Vos informations seront traitées de manière confidentielle et conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels du Québec. Vous pouvez en tout temps demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données en nous contactant à l’adresse suivante : [e-mail].