Payroll Coordinator

Medfar; Montreal (administrative region); On-site; CAD 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie

RRSP 4%

Congés payés hiver

Santé mentale

Job summary

Medfar recherche un chargé de paie expérimenté pour gérer les paies semi-mensuelles des États-Unis et du Canada, en assurant la conformité fiscale et les rapports RH nécessaires.

Vous collaborerez avec les équipes Finance et RH pour préparer les ROEs, les formulaires fiscaux et les rapports internes. Maîtrise du français requise, l’anglais est indispensable pour les échanges internationaux, et l’expérience RHMS est souhaitée.

Qualifications

• Cinq ans d’expérience dans la gestion de programmes de rémunération ou d’avantages sociaux requis.
• Maîtrise parfaite du français requise.
• Expérience dans la gestion et la maintenance de systèmes de gestion des ressources humaines.
• La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste, car celui-ci implique une communication régulière avec des collègues internationaux basés hors du Québec.

Responsibilities

• Gérer le traitement de la paie semimensuelle US et Canada.
• Assurer la conformité et les aspects fiscaux des rémunérations.
• Effectuer les calculs rétroactifs et appliquer primes et éléments de rémunération.
• Préparer les relevés d’emploi et répondre aux demandes des organismes.

Skills

Payroll processing

Regulatory compliance

Reporting

Customer service

Job description

Job description

Job Description

Description de poste

• Chargé(e) du traitement de la paie bi-mensuelle aux États-Unis (plusieurs États) et au Canada (plusieurs provinces).!
• Gérer la conformité de la paie et la fiscalité en veillant à ce que les configurations du système soient adaptées et respectent l’ensemble des lois et réglementations provinciales, nationales et fédérales en matière de rémunération.
• Effectuer les calculs rétroactifs des salaires et des avantages sociaux, et appliquer les primes et autres éléments de rémunération selon les besoins.
• Gérer le traitement des paies hors cycle et des résiliations, calculer les paiements au prorata, préparer les relevés d'emploi (RE) et répondre aux demandes des organismes gouvernementaux.
• Veiller à ce que les processus de fin d’année soient terminés dans les délais fixés par les agences gouvernementales, y compris la production et la distribution annuelles des formulaires fiscaux standard et non standard (T4, T4A, RL-1, T2200, W2, etc.) afin de garantir qu’ils soient émis conformément aux exigences de l’ARC et aux autres réglementations.
• Tenir à jour des registres et une documentation détaillés relatifs aux fonctions de paie à des fins d’audit.
• Tenir à jour des registres et une documentation détaillés relatifs aux fonctions de paie à des fins d’audit.
• Se tenir informé des derniers changements législatifs en matière de rémunération afin de garantir le respect des politiques de paie et la conformité aux exigences de chaque province/État.
• Personnaliser et générer des rapports RH pour les équipes RH et Finance selon les besoins.
• Collaborer avec l’équipe financière afin de fournir des informations relatives à la gestion des rémunérations et des avantages sociaux dans le cadre des audits financiers.
• Collaborer avec les équipes RH et Finance pour assurer la liaison avec les organismes externes selon les besoins, notamment l’IRS, l’ARC, Service Canada (ROE Web), etc.
• Collaborer avec l’équipe administrative pour traiter les remboursements de dépenses des employés à chaque période de paie.
• Travailler avec le responsable des ressources humaines, de la paie et des avantages sociaux pour résoudre les problèmes de paie et les divergences qui ont été signalés.
• Agir en tant qu’expert en matière d’avantages sociaux et gérer les régimes collectifs d’avantages sociaux et de retraite au Canada et aux États-Unis, les programmes d’aide aux salariés et tous les autres avantages sociaux collectifs.
• S’appuyer sur l’équipe interne chargée de la paie et des avantages sociaux pour traiter les nouvelles adhésions, l’intégration et le départ des salariés en matière d’avantages sociaux, ainsi que les modifications de couverture ou de salaire et les cessations d’emploi.
• Servir de point de contact principal pour les salariés pour toutes les questions liées aux avantages sociaux aux États-Unis et au Canada, et collaborer avec les assureurs et/ou les courtiers pour résoudre les problèmes liés aux demandes d’indemnisation.
• En partenariat avec le partenaire RH (HRBP) et le responsable de la paie et des avantages sociaux, participer activement à la revue annuelle des renouvellements avec les courtiers et communiquer les changements liés aux renouvellements aux employés.
• Vérifier l’exactitude des factures mensuelles des assureurs et les transmettre au service comptable pour paiement.
• Gérer les programmes d’assurance des employés, notamment les régimes d’assurance vie, d’invalidité et d’assurance maladie.
• Gérer les plans d’épargne des employés, qui peuvent inclure le plan 401(k) de l’entreprise, les REER, les plans d’épargne personnels et les programmes de rémunération différée.

Job description:

• Responsible for processing semi-monthly US (multiple states) and Canadian (multi provinces) payroll. !
• Manage payroll compliance and taxation by ensuring proper system configurations that meet all provincial, state, and federal payroll legislation and regulations.
• Perform retroactive pay and benefits calculations and apply bonuses and other compensation elements as needed.
• Manage the processing of off-cycle pay and terminations, calculate pro-rated payments, prepare ROEs, and respond to inquiries from government agencies.
• Ensure completion of year-end processes within prescribed government timelines, including annual production and distribution of standard and non-standard tax forms (T4s, T4As, RL-1, T2200, W2s etc.) to ensure they are issued in accordance with the CRA and other regulatory requirements.
• Maintain detailed records and documentation of payroll functions for audit purposes.
• Stay current on the latest regulatory changes with respect to payroll to ensure payroll policy adherence and compliance per province/state.
• Customize and generate HR reports for the HR and Finance departments as needed.
• Partner with the finance team to provide payroll & benefit information for financial audits.
• Partner with HR and Finance to liaise with external agencies as needed, including IRS, CRA, Service Canada (ROE Web) etc.
• Partner with Administration Team to process employee expenses each pay period.
• Working with HR & Payroll & Benefits Lead to resolve escalated payroll issues and discrepancies.
• Act as the benefits subject matter expert and administer Canadian and US group benefits and retirement plans, employee assistance programs and all other group benefits.
• Leverage internal payroll & benefits team to activate new enrolments, benefits onboarding and offboarding, and for coverage or salary modifications, and terminations.
• Act as the main contact for employees for all US and Canadian benefits-related matters, and work with insurance providers and/or brokers to resolve claims issues.
• In partnership with HRBP, and Payroll & Benefits lead, actively participate in the annual renewal review with brokers and communicate renewal changes to employees.
• Review monthly insurance provider invoices for accuracy and forward to accounting for payment.
• Administers employee insurance programs including life, disability, and health insurance plans.
• Administers employee savings plans that may include the company’s 401(k) plan, RRSP, personal savings plans, and deferred compensation programs.

Qualifications

• Cinq ans d’expérience dans la gestion de programmes de rémunération ou d’avantages sociaux requis.
• Maîtrise parfaite du français requise.
• Expérience dans la gestion et la maintenance de systèmes de gestion des ressources humaines.
• La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste, car celui-ci implique une communication régulière avec des collègues, partenaires et parties prenantes internationaux basés hors du Québec.

Qualifications

• Five years experience administering compensation or benefits programs required.
• Must speak French fluently.
• Experience administering and maintaining HRMS systems.
• Proficiency in English is required for this position, as the role involves regular communication with international colleagues, partners, and stakeholders based outside of Québec.

Additional Information

Ce que nous offrons:

• Un ensemble d’avantages sociaux payés à 100 % par PCF. La compagnie d’assurance rembourse les réclamations à 100 % (jusqu’à 1000 $ de services par année, en plus d’une couverture familiale ou individuelle).
• Une couverture dentaire complète, y compris les soins dentaires.
• La cotisation égale au REER à hauteur de 4 % avant déductions fiscales, 100 % acquis dès le premier jour.
• Une semaine de congé payé pendant les vacances d’hiver.
• 20 jours de congé payé et 5 jours de congé de maladie payé.
• Des séances gratuites de soins virtuels de santé et de bien-être mental, incluses dans le régime pour les membres et leurs personnes à charge.
• Des occasions de développement personnel et la possibilité d’œuvrer dans un environnement mondial.
• L’occasion de travailler au sein d’une équipe créative avec des personnes passionnées par ce qu’elles font.

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What we offer:

• Benefit package 100% paid by PCF. The insurance company reimburses 100% of claims (Up to $1000 per service a year, as well as individual family coverage).
• Full Dental coverage, including major dental.
• 4% RRSP matching before tax deductions, 100% vested on day 1.
• Paid week off during Winter Holidays.
• 20 paid vacation days and 5 paid sick days.
• Free virtual health and mental well-being sessions are included in the plan for members and their dependents.
• Personal development opportunities and ability to work in a global environment.
• Work in a creative team with people full of passion for what they do.