National Administrative Assistant

Canadian Parks and Wilderness Society; Ottawa; Hybrid; CAD 45,000 - 50,000; Full time

Job summary

An environmental charity in Ottawa is looking for a National Administrative Assistant to support operations and coordination tasks. This full-time role requires bilingual skills in English and French and offers a salary between $45,000 and $50,000 based on experience. The position provides valuable experience in office management within a leading organization focused on nature conservation.

Benefits

Generous benefits package

Professional development opportunities

Collegial work environment

Qualifications

• Minimum one year of administrative experience.
• Knowledge of Canada's reconciliation with First Nations, Inuit, and Métis peoples.
• Strong organizational skills and attention to detail.

Responsibilities

• Manage general phone line and email communications.
• Support logistics for National Board of Trustees meetings.
• Coordinate office maintenance and inventory management.

Skills

Bilingual (English-French)

Customer service oriented

Exceptionally organized

Proactive

Education

Secondary degree or diploma in Administration or Business

Tools

MS Office 365

Zoom

CRMs / Databases

Job description

Overview

POSITION TYPE : Full-time permanent.

LOCATION : CPAWS National Office Ottawa Ontario. Option of working one day / week from home.

LANGUAGE : Bilingual English / French

SALARY : $45000 - $50000 per annum based on experience

POSTING DATE : September 12th 2025

START DATE : October 20th 2025

About the Organization

Canadian Parks and Wilderness () is a national charitable organization with 13 chapters across Canada almost 100 staff and hundreds of volunteers who have helped to protect over half a million square kilometers of Canadas public land and water since 1963.

Our conservation vision is to protect at least half of Canadas public land and water in a framework of reconciliation for the benefit of both wildlife and humans.

CPAWS is based on the unceded and unsurrendered lands of the Anishinabe Algonquin Nation and works in both unceded and treaty lands of First Nations Métis and Inuit throughout the country known as Canada.

CPAWS is committed to operating in a way that upholds justice equity diversity and inclusion (JEDI). We are also working to ensure our office is an inclusive and safe place for people from diverse backgrounds.

About the Role

CPAWS National Office is hiring a National Administrative Assistant to join our Operations team. Reporting to the National Operations Manager the successful candidate will play a key role in supporting daily operations working closely with all departments at the CPAWS National Office the board of Trustees as well as our regional chapters.

This role offers an excellent opportunity for early-career administrative professionals to gain office management experience with one of Canadas leading environmental charities. If you are an enthusiastic collaborator who is detail-oriented has administrative and strong organizational skills and is passionate about nature conservation wed love to hear from you!

We value each employees creativity and innovation and offer a collegial work environment professional development opportunities and a generous benefits package.

Responsibilities

i. Support the National Office Operations (85%) :

• Managing the general phone line and email address.
• Filing management (physical and online).
• Processing and prioritization of incoming mail.
• Processing tax receipts mailouts.
• Data entry and donor profile management support.
• In-office volunteers coordination.
• Main liaison with office property management.
• General office maintenance (water plants turning on the dishwasher washing towels organizing areas).
• Inventory management of IT assets and publications stored in the office.
• Updates of distribution lists and directories from chapters and staff across Canada twice a year.
• Coordinating shipments from the National Office to staff and partners.
• Managing stationery and office supplies for the National Office.
• Coordinating travel arrangements for National Office Staff.

ii. Support with logistics of Network meetings (National Board of Trustees and Chapters) (15%) :

• Support the coordination and meeting logistics for the Board of Trustees and its committees including Zoom management calendar invitations venue quotations rooming list coordination travel arrangements restaurant bookings and document preparation support (e.g. agendas minutes).
• Support the coordination of Chapters network meetings (Executive directors and staff) virtual and in-person including Zoom management calendar invitations venue quotations rooming list coordination travel arrangements restaurant bookings and document preparation support (e.g. agendas minutes).
• Executive assistance provided to NED : agenda management and travel arrangements.

Accountability and Authority

The National Administrative Assistant will work from the CPAWS National Office in Ottawa and report to the National Operations Manager. They will work closely with the other teams at our national office such as Data team while supporting CPAWS chapter staff and members of the National Board of Trustees across the country.

All staff are accountable through the staff structure to the National Executive Director for the planning and delivery of programs and services for which they are responsible. The National Executive Director is responsible for staff management and development and the effectiveness of programs and services within the priorities and budgets approved by the Board.

The Human Resources Policy guides the National Executive Director in the day-to-day management of the organization. All CPAWS staff will ensure they have read understand and adhere to it.

Qualifications & Expectations

Essential Assets

• Passionate about protecting nature in Canada and will have some knowledge of Canadas commitment to reconciliation with First Nations Inuit and Métis peoples in Canada.
• Bilingual (English-French)
• Minimum one year of administrative experience.
• Technical skills in MS Office 365 (Excel Word and Teams) Zoom and CRMs / Databases.
• Exceptionally organized with excellent attention to detail and high accuracy.
• Customer service oriented.
• Proactive with the ability and willingness to adapt to changing priorities and deadlines.
• An inclusive collegial and collaborative work ethic with strong teamwork skills.

Nice to Have

• Experience working or volunteering in the non-profit / charitable sector.
• Secondary degree or diploma in Administration Business or a related field.

Application Submissionand Hiring Process

CPAWS is committed to a workforce that reflects the diversity of the populations we serve. We encourage applications from all qualified individuals including applicants from all cultures racialized communities abilities diverse sexual and gender identities and others who may contribute to equitable representation and diversity of perspectives and ideas. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier-free. Please contact us if you should require additional support at any stage of the recruitment process at

To apply kindly submit your resume and cover letterthrough BambooHR by September 30th 2025.

We thank all candidates for their interest in the position. Only candidates selected for an interview will be contacted. Applications will be accepted on a rolling basis. We expect to have one phone call interview and one in-person interview.

Adjoint e administratif ve national e

TYPE DE POSTE : Temps plein permanent.

LIEU : Bureau national de la SNAP Ottawa Ontario. Possibilité dune journée de télétravail par semaine

LANGUE : Bilingue - anglais / français

SALAIRE : 45000$ à 50000$ dollars par année selon lexpérience.

DATE DAFFICHAGE : 12 septembre 2025

DATE DENTRÉE EN FONCTION : 20 octobre 2025

À propos de lorganisation

La Société pour la nature et les parcs du Canada est un organisme de bienfaisance national qui compte 13 sections au Canada près de 100 employés et des centaines de bénévoles qui ont contribué à protéger plus dun demi-million de kilomètres carrés de terres et deau x publiques du Canada depuis 1963.

Notre vision de la conservation est de protéger au moins la moitié des terres et des eaux publiques du Canada dans un cadre de réconciliation au profit de la vie sauvage et des humains.

La SNAP Canada est située sur les terres non cédées de la Nation algonquine anichinabée et travaille sur les terres visées par des traités des Premières Nations des Métis et des Inuits dans lensemble du pays connu sous le nom de Canada.

La SNAP Canada sengage à mener ses activités en suivant les principes de justice déquité de diversité et dinclusion (JEDI). Notre objectif est de créer un lieu inclusif pour les personnes de divers horizons.

Àpropos du rôle

Le bureau national de la SNAP cherche à recruter un(e) adjoint(e) administratif(ve) national(e) pour rejoindre son équipe des opérations. Sous la responsabilité de la gestionnaire des opérations nationales la personne retenue jouera un rôle clé dans le soutien aux opérations quotidiennes en travaillant en étroite collaboration avec tous les départements du bureau national de la SNAP le conseil dadministration ainsi que les sections régionales.

Ce poste offre une excellente occasion aux professionnels de ladministration en début de carrière dacquérir de lexpérience en gestion de bureau au sein de lun des principaux organismes de bienfaisance canadiens voués à la protection de lenvironnement. Si vous êtes une personne qui a à cœur la collaboration qui a le souci du détail qui possède des compétences administratives et organisationnelles solides et qui est passionnée par la conservation de la nature vous êtes probablement notre perle rare!

Nous valorisons la créativité et linnovation de chaque employée et offrons un environnement de travail collégial des opportunités de développement professionnel et un ensemble davantages compétitifs.

Responsabilités

i. Soutien aux opérations du bureau national (85%) :

• Gérer la ligne téléphonique générale ainsi quune adresse électronique générale.
• Gérer des dossiers (physiques et en ligne).
• Traitement et priorisation du courrier entrant.
• Préparer des reçus fiscaux et dautres documents relatifs à la collecte de fonds et en faire lenvoi aux donateursrices.
• Effectuer la saisie des données et la gestion du profil des donateurs dans la base de données.
• Coordination des bénévoles au bureau.
• Principal interlocuteur avec la gestion immobilière des bureaux.
• Soutenir la gestionnaire des opérations en ce qui concerne lentretien général du bureau et les fournitures.
• Gestion des stocks des équipements informatiques et des publications conservés dans les bureaux.
• Mettre à jour la liste de distribution et les annuaires des sections et du personnel à travers le Canada au moins deux fois par an.
• Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires.
• Gestion des fournitures de bureau et de papeterie pour le bureau national.
• Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires.
• Coordonner les préparatifs de voyage du personnel du bureau national.

ii. Soutien logistique pour les réunions du réseau (conseil dadministration national et sections régionales de la SNAP Canada (15%) :

• Assurer la coordination et la logistique des réunions du conseil dadministration et de ses comités : gestion de Zoom invitations via le calendrier devis pour les lieux de réunion coordination des listes dhébergement organisation des déplacements réservations de restaurants ainsi que laide à la préparation des documents : ordres du jour rédaction des procès-verbaux etc.
• Soutenir la coordination des réunions du réseau des sections régionales (direction et personnel) virtuelles et en personne : gestion de Zoom invitations via le calendrier devis pour les lieux de réunion coordination des listes dhébergement organisation des déplacements réservations de restaurants ainsi que laide à la préparation des documents : ordres du jour rédaction des procès-verbaux etc.
• Fournir une assistance à la directrice générale nationale : gestion de lagenda et organisation des réunions et voyages.

Responsabilité et autorité

Ladjoint e administratif ve national e travaillera à partir du bureau national de la SNAP Canada à Ottawa et relèvera de la gestionnaire des opérations nationales. Le ou la titulaire du poste collaborera étroitement avec les autres équipes de notre bureau national tout en soutenant le personnel des sections de la SNAP et les membres du conseil dadministration national à travers le pays.

Tous les membres du personnel se rapportent à la direction générale nationale par lintermédiaire de la structure du personnel en ce qui concerne la planification et la mise en œuvre des programmes et des services dont ils sont responsables. La direction générale nationale est responsable de la gestion et du développement du personnel ainsi que de lefficacité des programmes et des services dans le cadre des priorités et des budgets approuvés par le conseil dadministration.

La politique des ressources humaines guide la direction générale nationale dans la gestion quotidienne de lorganisation. Tous les membres du personnel de la SNAP Canada doivent sassurer de lavoir lu et compr is.

Questions textes et féminisation

Les sections françaises répètent le contenu en anglais; si vous publiez, vous pouvez offrir une version bilingue mais en ligne unique, en conservant les sections clés en anglais et en français. Cette version se concentre sur les responsabilités et les qualifications sans inclure les éléments superflus.