Medical Secretary Receptionist

Clinique Medicale 3000; Montreal; On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une clinique médicale à Montréal recherche un(e) secrétaire médical(e) pour soutenir les médecins spécialistes et assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Le candidat idéal doit être bilingue, organiser des rendez-vous, gérer des dossiers médicaux électroniques et communiquer efficacement avec les patients et le personnel. Ce poste exige des compétences organisationnelles et une approche centrée sur le patient.

Qualifications

• Bilingue (oral et écrit) en anglais et français.
• Bonne connaissance de la terminologie médicale.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Gestion des rendez-vous patients et des emplois du temps des médecins.
• Réception et enregistrement des patients avec des instructions claires.
• Gestion des appels téléphoniques et des messages.
• Liaison avec les laboratoires médicaux pour gérer la documentation des patients.

Skills

Bilinguisme (anglais/français)

Sens des responsabilités

Compétences organisationnelles

Education

DEC en Administration ou expérience équivalente

Tools

Compétences informatiques

Job description

Job Description

Clinique Médicale 3000 est un GMF (Groupe de médecine de famille) reconnu à Montréal pour l’excellence de ses soins de première ligne et de médecine spécialisée. La clinique regroupe plusieurs spécialités médicales et une équipe interdisciplinaire composée de médecins de famille, spécialistes, infirmières, assistants cliniques et autres professionnels de la santé, qui travaillent ensemble pour offrir un suivi complet et accessible à la population.

We are seeking a Medical Secretary – Specialists to support our specialist physicians and help ensure the smooth day-to-day operations of the clinic. The successful candidate will play a key role in coordinating high-volume specialist appointments, diagnostic tests, and follow-ups; preparing and maintaining accurate and confidential electronic medical records (EMR); communicating professionally with patients, family physicians, specialists, and other members of the care team; and managing billing for RAMQ, private insurance, and non-insured services, as well as processing payments.

Responsibilities

• Management of patient appointments, waiting lists and physician schedules.
• Reception, registration of patients and follow-up at the conclusion of their visit with clear verbal and / or written instructions.
• Answering phones, managing and following up messages on voicemail and by email.
• Completion of forms and letters.
• Liaise with medical laboratories and external physician offices to manage patient documentation.
• Perform all other related tasks such as mail and shipping management, faxing, photocopying, sorting, filing, etc.

Performance Standards

• Enjoys working with the public.
• Demonstrates good judgment, organizational skills, excellent multitasking skills and speed of learning.
• Able to adapt to change.
• Demonstrates tact, increased sense of responsibility, diplomacy, discretion, good interpersonal and communication skills.
• Welcomes requests from patients, visitors and staff in an informative, polite and helpful manner.
• Remains calm under pressure and responds promptly, adequately and effectively in an emergency, a crisis or other critical situations.
• Meets, applies and understands applicable codes, regulations, policies, guidelines, legal requirements and all directives.
• Complies with infection control practices to prevent disease transmission.
• Respects the work schedule in effect (start and end of shift, break and lunch); reliable and committed.
• Able to care about own psychological well-being.

Prerequisites

• Bilingualism (English / French; oral / written).
• DEC in Administration or equivalent or secretarial experience is considered an asset.
• Good knowledge of medical terminology.
• Computer skills are essential.

This position requires strong organizational skills, attention to detail, the ability to thrive in a fast-paced environment, and a patient-focused approach.