Logistics and Administration Manager

Semilla Coffee; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 60,000; Full time

Job summary

A specialty coffee importer in Montreal is seeking a highly organized Logistics and Administration Manager to manage the supply chain from milling to delivery. Candidates should have 3+ years in logistics, knowledge of customs documentation, and be bilingual in French and English. The position is full-time, on-site, starting November 2025, offering a salary between $50,000 and $60,000.

Benefits

Extended health benefits

Two weeks company paid vacation

Qualifications

• 3+ years of experience in logistics or supply chain management.
• Strong knowledge of international FCL sea freight and North American/European shipping.
• Proficient with customs documentation for Canada, the U.S., and European markets.

Responsibilities

• Manage international FCL sea freight exports and imports.
• Ensure accurate preparation of shipping and customs documentation.
• Coordinate Less Than Truckload shipments for customer orders.

Skills

Logistics management

Communication skills

Problem-solving

Detail-oriented

Bilingual (French, English)

Spanish proficiency

Job description

Semilla Coffee is a small scale specialty coffee importer dedicated to supporting marginalized smallholders in six countries as they build the necessary knowledge to gain access and develop long term relationships with the specialty coffee market globally.

We are seeking a highly organized and proactive Logistics and Administration Manager to oversee our end-to-end supply chain, managing the journey from milling and export to final customer delivery. This is a full-time on-site position at our office in Montreal, and begins within November 2025.

Compensation and benefits: Starting salary range of $50,000 - $60,000, depending on experience. Extended health benefits. Two weeks company paid vacation and/or leave, plus traditional 4% vacation pay contribution annually (total of four weeks paid leave per year).

Key Responsibilities:

• Manage international FCL sea freight exports, coordinating with exporters, and shipping lines.
• Manage international FCL sea freight imports, liaising with customs brokers, warehouses, and carriers to ensure smooth clearance and delivery.
• Ensure accurate and timely preparation of all shipping and customs documentation (e.g., Bills of Lading, Phytosanitary Certificates).
• Coordinate Less Than Truckload (LTL) shipments for customer orders across North America.
• Handle accounts payable, invoicing, and file management.
• Additional administrative and management duties as required.
• Identify and propose opportunities for process improvement.

Who You Are:

• You have 3+ years of experience in logistics or supply chain management.
• You possess strong knowledge of international FCL sea freight and North American/European shipping.
• You are proficient with customs documentation for Canada, the U.S., and European markets.
• Knowledge of green coffee and grading standards is highly desirable.
• Bilingual French and English
• Proficiency in Spanish is a strong asset.
• You are exceptionally detail-oriented, organized, and a strong communicator.
• You are a proactive problem-solver who can work independently.

How to Apply:

Please send your resume and a brief cover letter to [e-mail].

Applications without a cover letter will NOT be considered. Applications that do not meet the stated criteria will not be considered, unless the accompanying cover letter clarifies the reason why the criteria have not been met.

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Semilla Coffee est un importateur de café de spécialité à petite échelle, dédié à soutenir les petits producteurs marginalisés dans six pays. Nous les aidons à acquérir les connaissances nécessaires pour accéder au marché du café de spécialité et développer des relations à long terme à l'échelle mondiale.

Le poste :

Nous recherchons un Responsable Logistique et Administration hautement organisé et proactif pour superviser notre chaîne d'approvisionnement de bout en bout, gérant le parcours du café depuis son usinage et son exportation jusqu'à la livraison finale au client.

Il s'agit d'un poste plein temps, en présentiel dans nos bureaux de Montréal, débutant en novembre 2025.

Rémunération et avantages :

• Échelle salariale de départ : 50 000 $ - 60 000 $, selon l'expérience.
• Couverture santé étendue
• Deux semaines de vacances et/ou congés payés par l'entreprise plus le

Responsabilités principales :

• Gérer les exportations maritimes FCL (conteneurs complets) internationales, en coordonnant avec les exportateurs et les compagnies maritimes.
• Gérer les importations maritimes FCL internationales, en liaison avec les agents en douane, les entrepôts et les transporteurs pour assurer un dédouanement et une livraison fluides.
• S'assurer de la préparation précise et en temps opportun de tous les documents d'expédition et de douane (p. ex., Connaissements, Certificats Phytosanitaires).
• Coordonner les expéditions LTL (moins qu'un camion) pour les commandes des clients à travers l'Amérique du Nord.
• Gérer les comptes fournisseurs, la facturation et l'archivage.
• Identifier et proposer des opportunités d'amélioration des processus.

Le profil recherché :

• Vous justifiez de 3 ans d'expérience minimum en logistique ou gestion de la chaîne d'approvisionnement.
• Vous possédez une solide connaissance du fret maritime international FCL et des expéditions en Amérique du Nord et en Europe.
• Vous maîtrisez les documents de douane pour le Canada, les États-Unis et les marchés européens.
• Une connaissance du café vert et de ses standards de classification est très souhaitable.
• Vous êtes bilingue (français et anglais).
• La maîtrise de l'espagnol est un atout important.
• Vous êtes exceptionnellement rigoureux, organisé et un excellent communicateur.
• Vous êtes proactif, capable de résoudre les problèmes et de travailler en autonomie.

Comment postuler :

Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation à [e-mail].

Les candidatures sans lettre de motivation NE SERONT PAS prises en compte. Les candidatures qui ne répondent pas aux critères mentionnés ne seront pas considérées, à moins que la lettre de motivation jointe n'explique la raison pour laquelle les critères ne sont pas remplis.