L’adjoint(e) de direction, Recrutement de cadres dirigeants

Egon Zehnder; Montreal (administrative region); On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Egon Zehnder recherche un adjoint de direction pour apporter un soutien de haut niveau à notre équipe de consultants orientée vers la clientèle externe en Amérique du Nord. Le poste nécessite une grande flexibilité et fiabilité, et des capacités d’organisation et de hiérarchisation des tâches selon des échéances strictes.

Vous assurerez l’assistance administrative sur l’ensemble des mandats, gérerez des calendriers complexes, organisererez voyages et réunions, préparerez des livrables de qualité

Qualifications

• Aucune exigence décrite dans l’annonce.

Responsibilities

• Organiser tous les horaires, y compris les réunions et entretiens, les rencontres avec les clients, les prospections et les événements internes et externes.
• Gérer des calendriers complexes et établir les priorités des réunions et appels.
• Organiser des plans de voyage et des ordres du jour détaillés pour les consultants et les candidats.
• Traiter le remboursement des dépenses des consultants et des candidats.
• Assurer une communication fluide entre les experts-conseils et l’équipe interne et externe.
• Produire des livrables de grande qualité pour les clients et les candidats dans les délais.
• Rédiger et réviser la correspondance confidentielle.
• Soutenir le service de comptabilité sur la facturation et les comptes clients.
• Établir des relations avec les hauts dirigeants et participer à des projets confidentiels.

Job description

L’adjoint(e) de direction apporte un soutien de haut niveau et de qualité à notre équipe de consultants, orientée vers la clientèle externe, principalement en Amérique du Nord. Ce poste consiste à fournir une assistance administrative dans tous les aspects de nos mandats, ce qui exige une grande aisance face à des tâches en constante évolution. Le candidat idéal doit faire preuve d’une grande flexibilité et d’une grande fiabilité, ainsi que d’une capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches en respectant des échéances strictes; ces compétences sont essentielles pour ce poste. La personne retenue devra également être capable d’effectuer plusieurs tâches simultanément à différents niveaux et apprécier la variété et l’imprévisibilité liées à la gestion de multiples tâches et à l’évolution des priorités.

Vos responsabilités

Rôle de l’adjoint de direction

• Organiser tous les horaires, y compris, sans s’y limiter, ceux des réunions et des entrevues avec les candidats, des rencontres et des entrevues avec les clients, des réunions de prospection de clientèle, des réunions liées à des affectations, des réunions internes, des vidéoconférences, etc.
• Gérer des calendriers complexes et établir l’ordre de priorité des réunions et des appels, au besoin.
• Organiser des plans de voyage, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les candidats. Compiler les documents pour les réunions liées aux voyages.
• Traiter le remboursement des dépenses des consultants et des candidats.
• Établir l’ordre de priorité de besoins inconciliables, traiter les questions rapidement et de façon proactive, et mener à bien les projets urgents.
• Assurer une communication harmonieuse entre l’expert-conseil et les membres de l’équipe externe et interne.
• Produire des livrables de grande qualité pour les clients et les candidats, en veillant à ce qu’ils soient achevés dans les délais prescrits. Exécuter avec succès les aspects essentiels des livrables en adoptant une approche pratique.
• Rédiger, préparer et réviser la correspondance confidentielle.
• Travailler en étroite collaboration avec les experts-conseils et les intervenants en recherche pour s’assurer que les échéances sont respectées et que les besoins des clients sont satisfaits.
• Effectuer d’autres activités de soutien administratif, y compris, sans s’y limiter, répondre aux appels téléphoniques, accueillir et diriger les visiteurs, planifier des événements et d’autres projets ponctuels, au besoin.
• Soutenir le service de la comptabilité dans la facturation, la facturation client et les comptes clients.
• Établir des relations positives et interagir régulièrement avec les hauts dirigeants participant à des projets hautement confidentiels.

Gestion des bases de données

• Tenir la base de données mondiale à jour, y compris, sans s’y limiter, tous les documents internes et ceux des clients, les renseignements sur les clients et les candidats, les notes, les courriels et les rendez-vous.
• Gestion des réservations dans l’agenda : appels téléphoniques, réunions en personne, entrevues et présentations.
• Enregistrer et mettre à jour les entrées.
• Téléverser des documents et du contenu dans les dossiers des personnes, les dossiers d’affectations ou de projets et les dossiers des événements.
• Générer divers documents pour les clients et les candidats.
• Gérer la vérification du parcours d’études des candidats.

Déplacements et dépenses

• Utiliser l’outil de voyage mondial pour réserver des plans, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les candidats.
• Aider à la compilation des documents pour les réunions liées aux déplacements.
• Gérer les notes de frais des consultants désignés, du début du processus à la soumission.
• Assurer une aide pour le remboursement des candidats.
• Soutien administratif pour divers événements virtuels ou en personne (fêtes de fin d’année, événements hors site pour le personnel, événements clients, événements de prospection de clientèle, etc.).
• Autres projets administratifs assignés par les adjoints de direction.

Egon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants d’entreprise à résoudre des questions complexes avec des réponses humaines. Nous aidons les organisations à prendre le dessus sur leurs défis de leadership et leur offrons des commentaires et des idées honnêtes pour amener les dirigeants à réaliser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.

Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos intérêts avec ceux de nos clients. Nos 560 consultants répartis dans 64 bureaux et 36 pays sont d’anciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de façon transparente dans une multitude de régions, de secteurs d’activité et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de l’entreprise à chaque client.

Nous collaborons étroitement avec des sociétés publiques et privées, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de relève de chefs de la direction, de consultation pour les conseils d’administration et de diversité, d’équité et d’inclusion.

Nous croyons qu’ensemble, nous pouvons façonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume élevé de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont à toutes les exigences minimales énumérées dans la description de poste. Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilégiées seront convoqués pour une entrevue. L’équipe de recrutement d’Egon Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilités futures.