Gestionnaire des exigences des interfaces externes

Systra; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 120,000 - 180,000; Full time

Job summary

SYSTRA Canada, acteur clé des infrastructures de transport, recherche un responsable des interfaces externes pour piloter les exigences et livrables du portefeuille externe. Vous assurerez la coordination entre plusieurs disciplines et parties prenantes, et veillerez à leur alignement avec les objectifs du projet ALTO.

Le poste requiert une forte expérience en gestion de livrables, une aptitude à diriger des équipes et une maîtrise du cadre de gouvernance et des contrôles documentaires.

Qualifications

• Diplôme universitaire de premier cycle en ingénierie, gestion de projet ou domaine connexe.
• ,
• En général, 15 à 20 ans d’expérience pertinente en infrastructure et gestion des parties prenantes.

Responsibilities

• Diriger la planification et le suivi du plan intégré des livrables des interfaces externes.
• Coordonner l’élaboration, la révision et le contrôle qualité des livrables et registres.
• Maintenir une vue consolidée des livrables à travers les villes et organisations externes.
• Préparer les réunions clés et les rapports pour la direction du projet.

Skills

Leadership

Gestion d'équipe

Communication

Planification

Gestion des parties prenantes

Conduite de réunions

Education

Diplôme universitaire en ingénierie ou gestion de projet

Tools

iCIMS

Job description

SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de consultation et d'ingénierie, un chef de file mondial dans la conception d'infrastructures de transport.

SYSTRA Canada est une firme d'ingénierie et de consultation dont l'objectif principal est d'offrir des solutions de transport, que ce soit pour les passagers ou les marchandises: études de faisabilité pour la construction d'une nouvelle ligne ferroviaire, augmentation de la capacité de l'infrastructure existante, privatisation d'un chemin de fer.

Mieux comprendre qui nous sommes en visitant www.systracanada.com.

Contexte

Aperçu du projet

Le projet ALTO est une initiative majeure d’infrastructure dans l’histoire du Canada, visant à développer plus de 1 000 km de nouveau service ferroviaire voyageurs à grande vitesse (TGV) reliant de grands centres urbains, notamment Toronto, Ottawa, Montréal et Québec.

Le projet exige une coordination et une intégration complexes entre de multiples disciplines et parties prenantes, y compris les municipalités, les propriétaires de services publics, les propriétaires ferroviaires, les exploitants, les autorités réglementaires, les ministères provinciaux et d’autres entités du secteur public.

Rôle

Le ou la gestionnaire des exigences des interfaces externes est responsable de la planification, de la coordination, de l’élaboration et de la gestion des exigences et des livrables de l’équipe des interfaces externes. Ce rôle agit comme une fonction de gestion de lots de travaux pour le portefeuille des interfaces externes, en veillant à ce que les exigences des parties prenantes et des interfaces soient traduites en livrables clairs et exploitables, et qu’elles progressent conformément aux exigences convenues en matière de qualité, d’échéancier et de gouvernance.

Sous la direction du directeur des interfaces externes, cette personne assure le leadership quotidien du plan de livraison de l’équipe, maintient la visibilité sur l’avancement et les dépendances, coordonne les contributions de plusieurs disciplines et veille à ce que les engagements envers la direction du projet et les parties prenantes externes soient soutenus par un ensemble de livrables contrôlés et traçables.

Missions/Responsabilités

Responsabilités principales

• Assurer la responsabilité et la gestion du plan intégré des livrables de l’équipe des interfaces externes, y compris la portée, les priorités, les jalons, les dépendances, les responsables et l’état d’avancement.
• Établir et maintenir une approche structurée de gestion par lots de travaux pour les exigences, les livrables et les engagements des interfaces externes.
• Coordonner l’élaboration, la révision, le contrôle de la qualité et l’émission en temps opportun des plans de travail, registres d’interfaces, exigences, suivis des parties prenantes, registres des actions, documents d’information, rapports et autres livrables de l’équipe.
• Traduire la stratégie des interfaces externes et les besoins des parties prenantes en livrables clairs, lots de travaux et exigences exploitables pour l’équipe.
• Maintenir une vue consolidée des livrables à travers les villes, municipalités, ministères, agences, services publics, tierces parties et autres organisations externes, selon le portefeuille assigné.
• Suivre l’avancement par rapport aux plans approuvés, identifier les retards ou risques émergents, et faire remonter de manière proactive les enjeux nécessitant une orientation ou une décision.
• Coordonner les contributions des équipes internes techniques, d’ingénierie, de construction, commerciales, de planification, de communication et de gestion de projet afin de garantir que les livrables des interfaces externes soient complets et harmonisés.
• Gérer les interfaces entre les différents volets de travail des parties prenantes externes afin d’éviter les lacunes, les duplications ou les engagements contradictoires.
• Diriger la préparation des tableaux de bord de gestion, rapports d’avancement, visions prospectives et mises à jour de statut destinés au directeur des interfaces externes et à la direction du projet.
• Veiller à ce que les engagements, actions, décisions et exigences des parties prenantes soient saisis, attribués, suivis et clôturés en temps opportun.
• Soutenir le directeur des interfaces externes dans la préparation des réunions clés avec les parties prenantes en veillant à ce que les documents d’information requis, positions, listes d’actions et informations d’appui soient complets et coordonnés.
• Mettre en place un contrôle documentaire approprié, un contrôle des versions, des cycles de révision et des circuits d’approbation pour les livrables des interfaces externes.
• Surveiller la qualité et le niveau de préparation des livrables, en veillant à ce que les résultats soient adaptés à leur objectif avant leur soumission ou leur présentation à la direction du projet ou aux parties prenantes externes.
• Maintenir une planification prospective et identifier les livrables, approbations, réunions, soumissions et points de décision à venir nécessitant l’intervention de l’équipe.
• Animer des réunions régulières de coordination interne axées sur l’avancement, les priorités, les risques, les dépendances et les engagements à venir.
• Favoriser l’amélioration continue des processus, modèles, outils de reporting et méthodes de livraison liés aux interfaces externes.

Gestion des exigences et des interfaces

• Développer et maintenir une hiérarchie claire ainsi qu’une traçabilité entre les exigences des parties prenantes externes, les engagements d’interface, les actions internes et les livrables qui en découlent.
• Coordonner la collecte, la validation, l’attribution et le suivi des exigences d’interfaces externes à travers les équipes concernées du projet.
• Veiller à ce que les exigences soient suffisamment définies pour permettre l’action, y compris la responsabilité, les échéances, les dépendances, le statut et les approbations requises.
• Identifier les conflits, lacunes, ambiguïtés ou changements dans les exigences et coordonner leur résolution avec l’autorité technique ou de projet appropriée.
• Soutenir la gestion du changement en évaluant les incidences de nouvelles exigences externes ou de changements sur la portée, l’échéancier, les livrables et les engagements envers les parties prenantes.

Approbations, décisions et escalade

• Établir et maintenir un registre stratégique des approbations et engagements des parties prenantes.
• Suivre les décisions, approbations, dépendances, actions ouvertes et éléments nécessitant une escalade de la part des parties prenantes stratégiques.
• Définir les voies d’escalade pour les questions non résolues, sensibles ou urgentes, et soutenir leur résolution en temps opportun via les canaux de gouvernance appropriés.
• Veiller à ce que les décisions des parties prenantes soient documentées, traçables et communiquées aux fonctions pertinentes du projet.
• Contribuer à la prise de décision au niveau de la direction du projet en présentant des options claires, des recommandations, des risques et les actions requises.

Gestion des risques et des enjeux

• Identifier les risques stratégiques liés aux parties prenantes, y compris les retards d’approbation, les incohérences de politiques, les contraintes liées aux services publics, les enjeux de compétence, les priorités contradictoires des parties prenantes, les sensibilités réputationnelles et les engagements non résolus.
• Élaborer des stratégies d’atténuation en coordination avec la direction du projet, les équipes juridiques et commerciales, les équipes de communication et les responsables de discipline.
• Soutenir les ateliers sur les risques et les revues exécutives liés aux questions stratégiques touchant les parties prenantes.
• Fournir des alertes précoces sur les enjeux des parties prenantes susceptibles d’affecter l’échéancier, les coûts, la portée, les approbations ou la stratégie de réalisation.
• Veiller à ce que les risques et enjeux liés aux parties prenantes soient intégrés aux processus formels de gestion des risques et des problèmes du projet.

Rapports et gouvernance

• Élaborer des rapports périodiques sur l’état des parties prenantes à l’intention de la direction du projet.
• Fournir des mises à jour concises sur les relations clés, les enjeux ouverts, les décisions requises, les réunions à venir, les éléments d’escalade, les engagements et les approbations.
• Contribuer aux forums de gouvernance du projet, aux séances d’information de la direction, aux revues des interfaces externes et aux réunions de coordination stratégique.
• Veiller à ce que les dossiers des parties prenantes, comptes rendus de réunion, registres d’actions, correspondances, décisions et approbations soient maintenus conformément aux exigences de gouvernance du projet.
• Soutenir l’amélioration continue des processus, outils et pratiques de reporting en matière de gestion des parties prenantes.

Profil/Compétences

Exigences

• Diplôme universitaire de premier cycle en ingénierie, en gestion de projet ou dans une discipline connexe; une expérience équivalente pourra être considérée.
• En général, 15 à 20 ans d’expérience pertinente en infrastructure, transport, grands projets, gestion des parties prenantes, gestion des exigences, gestion des interfaces ou réalisation de projet.
• Expérience dans la gestion de livrables complexes et multidisciplinaires ou de lots de travaux dans un environnement de grand projet.
• Une expérience de travail avec le gouvernement, les municipalités, les organismes publics ou d’autres parties prenantes externes est fortement souhaitée.
• Solide compréhension des contrôles de projet, de la gestion des exigences, de la gestion des interfaces, du contrôle documentaire et des processus de gouvernance.
• Expérience en planification intégrée du travail, en reporting et en suivi de l’avancement.
• Bilinguisme : anglais et français fortement souhaité.

Compétences et aptitudes

• Solides compétences en leadership, diplomatie et gestion des relations.
• Capacité à évoluer efficacement tant au niveau exécutif qu’au niveau technique.
• Excellentes aptitudes en communication, préparation de briefings, rédaction, présentation et cadrage des enjeux.
• Capacité à structurer des problématiques complexes liées aux parties prenantes et à les mener vers une résolution.
• Capacité à gérer plusieurs parties prenantes de haut niveau ayant des priorités concurrentes.
• Bon jugement et capacité à traiter des questions confidentielles, sensibles ou à fort impact réputationnel.
• Excellentes capacités d’organisation et grand souci du suivi des engagements, actions, décisions et approbations.
• Esprit collaboratif avec la capacité d’aligner les équipes techniques, commerciales, juridiques, de communication et de direction.

SYSTRA Canada s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif.

SYSTRA Canada applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées à soumettre leur candidatures.

Note: Dans cette description, l'usage du genre masculin a pour seul but d'alléger le texte et inclut le genre féminin.

Nous utilisons des outils dotés d'intelligence artificielle sur notre plateforme de recrutement (iCIMS) pour les tâches telles que l'analyse de CV et l'appariement de candidats. Ces outils ne prennent pas de décisions d'embauche: toutes les candidatures sont examinées par un spécialiste en acquisition de talents, et les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. Pour toute question sur notre processus de recrutement ou nos outils d'IA, veuillez contacter [e-mail].

Workplace Type

Hybrid