Gestionnaire de projets, développement et optimisation des espaces

Mila; Montreal; On-site; CAD 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie/dentaire

Assistance employés

Télémédecine

20 jours de congés

Épargne retraite 4%

Horaires flexibles/Télétravail

Job summary

À Mila, Montréal, nous cherchons un(e) gestionnaire de projet - développement et optimisation des espaces. Vous soutiendrez la direction dans l’optimisation des processus, la définition des KPI et l’atteinte des objectifs pour maximiser l’impact de l’équipe.

Le rôle demande au moins 5 ans d’expérience en gestion d’espaces, de solides compétences organisationnelles et une capacité à travailler en autonomie, avec une collaboration active auprès de diverses parties prenantes.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans une discipline pertinente.
• 5 années d’expérience minimum en gestion des espaces ou équivalent.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités dans un environnement rapide.
• Autonomie et solutions proactives.
• Compétences en collaboration et gestion des relations avec diverses parties prenantes.
• Polyvalence et adaptabilité aux besoins des projets.
• Bilingue Français et Anglais, interactions avec partenaires et communauté académique anglophone.

Responsibilities

• Contribuer à l’élaboration et au succès du plan stratégique et au suivi du budget annuel.
• Définir et mettre en place des processus pour atteindre les objectifs, suivi et bilans post‑déploiement.
• Siéger sur des comités relatifs à l’optimisation des espaces et collaborer avec professeurs, chercheurs et administration.
• Poursuivre les démarches liées à la phase 2 des travaux, communication et gestion des consultations et suggestions.
• Être responsable de la sûreté et garantir le déploiement et le respect du plan de sécurité physique.
• Appuyer la mise en œuvre de projets ponctuels comme le programme alumni et la gestion des accès visiteurs et des bureaux.

Skills

Gestion de projets

Organisation

Autonomie

Proactivité

Gestion des parties prenantes

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme universitaire

Job description

À propos de Mila - About Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle (IA) et plus précisément en apprentissage automatique. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions aux domaines de l’apprentissage profond et apprentissage par renforcement, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle pour le bénéfice de tous.
**
Founded by Professor Yoshua Bengio from the University of Montreal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence (AI), particularly in machine learning. Globally recognized for its significant contributions to the fields of deep learning and reinforcement learning, Mila has distinguished itself in areas such as language modeling, machine translation, object recognition, and generative models. Since 2017, Mila has been the result of a collaboration between the University of Montreal and McGill University, in close partnership with Polytechnique Montreal and HEC Montreal.

Mila’s mission is to be a global hub for scientific advancements, inspiring innovation and the growth of artificial intelligence for the benefit of all.

À propos de ce poste - About this position

Vous rejoindrez l’équipe Écosystème-Événements, qui joue un rôle clé dans l'organisation de plus de 150 événements par an, le développement des espaces Mila, et la promotion de son rayonnement. En tant que gestionnaire de projet - développement et optimisation des espaces, vous soutiendrez la direction dans l'optimisation des processus, la définition des KPI, et la réalisation des objectifs pour maximiser l'impact de l'équipe au sein de la communauté Mila.
**
You will join the Ecosystem-Events team, which plays a key role in organizing over 150 events per year, developing Mila’s spaces, and promoting its visibility. As a Project Manager - Development and Space Optimization, you will support the management team in optimizing processes, defining KPIs, and achieving goals to maximize the team's impact within the Mila community.

Vos principales responsabilité - Your key responsabilities

• Contribuer à l’élaboration et au succès du plan stratégique de l’équipe et au suivi du budget annuel.
• Définir et mettre en place des processus pour atteindre les objectifs de l’équipe, en assurant le suivi, l’évaluation et les bilans post‑déploiement.
• Siéger sur des comités relatifs à l’optimisation des espaces, collaborer avec les professeurs, chercheurs et l’administration pour améliorer les espaces de travail et assurer une utilisation optimale.
• Poursuivre les démarches reliées à la phase 2 des travaux qui inclut la mise en œuvre, la communication auprès de la communauté et la gestion des consultations et suggestions d’amélioration.
• Jouer le rôle de responsable de la sûreté et gérer le déploiement et le respect du plan de sécurité physique de Mila en collaboration avec la firme de sécurité et l’équipe TI, et coordonner la communication autour de ce plan.
• Appuyer la mise en œuvre de projets ponctuels tels que certaines initiatives du programme alumni, la gestion de la politique d’accès aux visiteurs et l’assignation des bureaux, en étroite collaboration avec les parties prenantes concernées.

• Contribute to the development and success of the team's strategic plan and monitor the annual budget.
• Define and implement processes to achieve team objectives, ensuring follow-up, evaluation, and post‑deployment reviews.
• Serve on committees related to space optimization, collaborating with professors, researchers, and administration to improve workspaces and ensure optimal use.
• Continue efforts related to phase 2 of the work, which includes implementation, community communication, and management of consultations and improvement suggestions.
• Act as the safety officer and manage the deployment and compliance with Mila’s physical security plan in collaboration with the security firm and IT team, coordinating communication around this plan.
• Support the implementation of ad‑hoc projects such as certain alumni program initiatives, managing the visitor access policy, and office assignment, in close collaboration with relevant stakeholders.

Qualifications - Requirements

• Diplôme universitaire dans une discipline pertinente ;
• Un minimum de 5 années d’expérience en gestion des espaces ou niveau équivalent de qualifications professionnelles et/ou d'expérience ;
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités dans un environnement à rythme soutenu ;
• Aptitude à travailler de manière autonome et à proposer des solutions proactives ;
• Compétences démontrées en collaboration et en gestion des relations avec diverses parties prenantes.
• Polyvalence et adaptabilité aux besoins des différents projets en main
• Être bilingue, en français et en anglais, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.

• University degree in a relevant field;
• A minimum of 5 years of experience in space management or an equivalent level of professional qualifications and/or experience;
• Excellent organizational skills and ability to manage priorities in a fast‑paced environment;
• Ability to work independently and propose proactive solutions;
• Demonstrated skills in collaboration and managing relationships with various stakeholders;
• Versatility and adaptability to the needs of different ongoing projects;
• Bilingual in French and English, due to interactions you will have with some of our partners, stakeholders, or members of our English‑speaking academic community.

De bonnes raisons pour travailler à Mila - Good reasons to work at Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien‑être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

• The opportunity to contribute to a unique mission with significant impact.
• A comprehensive group insurance plan (health, dental, disability, life, travel insurance, and supplementary coverage).
• An Employee and Family Assistance Program.
• Access to a telemedicine service.
• A vacation policy offering a base of 20 days of annual leave upon hiring.
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%.
• A generous flexible benefits package allowing you to customize your benefits based on what contributes to your well‑being. You can select and combine options that meet your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, additional vacation days, and increased retirement plan contributions.
• A flexible schedule, summer hours, and the option to work remotely.
• A workplace located in the heart of Little Italy, in the trendy Mile‑Ex district, close to public transit.
• A team of experts in their field, passionate and inspiring individuals.
• A collaborative and inclusive work environment.

Nous voulons vous connaître - We want to get to know you

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.
Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.
**

At Mila, diversity is close to our hearts. We value a fair, open, and respectful work environment that embraces differences. We encourage anyone who wants to work in a continuously evolving and stimulating ecosystem and contribute to fostering a healthy and inclusive culture to apply.
Please note that only selected candidates will be contacted.