Gestionnaire de bureau / Office Manager

K Group; Montreal; On-site; CAD 72,000 - 97,000; Full time

Job summary

Une entreprise de services professionnels à Montréal est à la recherche d'un(e) gestionnaire de bureau pour assurer la fluidité des opérations quotidiennes. Le candidat idéal aura une expérience pertinente en gestion de bureau, des compétences en communication et sera bilingue. Ce poste offre un environnement de travail dynamique et des opportunités de développement professionnel.

Benefits

3 semaines de vacances

Assurances collectives complètes

Accès gratuit à la salle de sport

Qualifications

• Expérience pertinente en gestion de bureau, coordination ou administration.
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Sens aigu de l’organisation, de la responsabilité et de la discrétion.

Responsibilities

• Accueillir et gérer les accès des employés et visiteurs.
• Maintenir la propreté et l'ordre du bureau.
• Gérer les budgets et factures des commandes.

Skills

Gestion de bureau

Bilinguisme (français et anglais)

Communication

Organisation

Service à la clientèle

Utilisation des outils bureautiques

Education

Expérience en coordination ou administration

Job description

English version follows

Poste à temps plein (37,5h par semaine) – Présence au bureau du lundi au vendredi (8h30 à 17h)
Lieu : Montréal, centre-ville (station Peel)

Pourquoi PEAK ?

Chez PEAK, nous cultivons une culture fondée sur la confiance, la collaboration et l’esprit familial. Nous offrons un environnement dynamique et humain, où chacun peut s’épanouir et repousser ses limites.
Nos valeurs : l’humain, l’indépendance, l’innovation et l’intégrité.

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À propos du poste

Véritable pilier de la vie de bureau, le/la gestionnaire de bureau assure la fluidité des opérations quotidiennes et contribue à créer un environnement de travail accueillant, organisé et stimulant.
Rattaché(e) à l’équipe Talent et Culture, sous la supervision du/de la directeur(trice) des ressources humaines, il/elle veille à ce que tout fonctionne rondement – de l’accueil à la logistique, en passant par l’ambiance au sein du bureau.

Vos responsabilités principales

• Accueil & gestion des accès
  – Point de contact principal pour les employés et visiteurs
  – Gestion des arrivées, cartes d’accès et coordination avec TI et gestion d’immeuble
  – Soutien logistique pour les autres bureaux de la région
• Organisation & approvisionnement
  – Maintenir la propreté et l’ordre du bureau (rangement, cafétéria, salle commune)
  – Gérer les commandes : fournitures, collations, produits ménagers, repas, etc.
• Suivi financier de base
  – Gérer les budgets et factures des commandes
  – Tenir l’inventaire et le registre des dépenses
• Installations & logistique
  – Assurer le bon état des locaux et équipements
  – Coordonner les services externes (ménage, maintenance, sécurité)
  – Participer au comité santé et sécurité et aux procédures d’évacuation
  – Gérer les réservations de salles et les demandes liées à l’environnement de travail
• Courrier & envois
  – Réception et distribution du courrier et des colis
  – Gestion quotidienne des chèques et fax via Zendesk
  – Préparation des envois pour les employés et conseillers
• Vie du bureau & RH
  – Participer à l’accueil et l’intégration des nouveaux employés
  – Collaborer au comité social et aux initiatives bien-être
  – Commander les repas de direction et gérer la liste des présences quotidiennes
  – Contribuer à l’organisation d’événements internes
• Baux & assurances commerciales
  – Gestion documentaire des baux (Montréal, Québec, Weyburn)
  – Suivi et renouvellement des polices d’assurance
• Autres tâches connexes
  – Soutien ponctuel aux équipes internes selon les besoins

Main Responsibilities

• Reception & Access Management
  – Act as the main point of contact for employees and visitors
  – Manage arrivals, access cards, and coordination with IT and building management
  – Provide logistical support to other regional offices
• Organization & Supplies
  – Maintain office cleanliness and order (common areas, cafeteria, meeting rooms)
  – Manage purchases: supplies, snacks, cleaning products, meals, etc.
• Basic Financial Tracking
  – Manage office budgets and purchase invoices
  – Maintain inventory and record of expenses
• Facilities & Logistics
  – Ensure the proper condition of office spaces and equipment
  – Coordinate external service providers (cleaning, maintenance, security)
  – Participate in the Health and Safety Committee and evacuation procedures
  – Manage meeting room reservations and respond to workplace requests
• Mail & Shipments
  – Receive and distribute incoming mail and parcels
  – Manage daily check processing and fax distribution via Zendesk
  – Prepare outgoing shipments for employees and advisors
• Office Life & HR Support
  – Assist with onboarding of new employees
  – Collaborate with the social committee and wellness initiatives
  – Order meals for the executive team and manage daily attendance lists
  – Help organize internal events and office gatherings
• Leases & Commercial Insurance
  – Manage documentation for office leases (Montreal, Quebec City, Weyburn)
  – Track and renew commercial insurance policies
• Other Related Duties
  – Provide ad-hoc support to internal teams as needed

Profil recherché

• Expérience pertinente en gestion de bureau, coordination ou administration
  • Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
  • Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle
  • Sens aigu de l’organisation, de la responsabilité et de la discrétion
  • Polyvalence, rigueur et autonomie
  • Aisance avec les outils bureautiques et l’intelligence artificielle

Profile

• Relevant experience in office management, coordination, or administration
• Excellent command of French and English, both spoken and written
• Strong communication and customer service skills
• Highly organized, reliable, and discreet
• Versatile, detail-oriented, and autonomous
• Comfortable using office software and artificial intelligence tools

Ce que nous offrons

• 3 semaines de vacances + 5 journées maladie + 1 journée bien‑être
  • Prime annuelle de performance
  • Assurances collectives complètes (maladie, dentaire, santé, EAP, télémédecine) – 50 % employeur
  • REER avec participation de l’employeur après probation
  • Participation de 20 % à la carte OPUS (≈ 2 mois gratuits/an)
  • Bureaux modernes et lumineux avec vue panoramique
  • Accès gratuit à la salle de sport de l’immeuble
  • Remboursement annuel pour les loisirs
  • Engagement communautaire et événements réguliers
  • Opportunités de développement professionnel et de formation continue

What We Offer

• 3 weeks of vacation + 5 sick days + 1 wellness day
• Annual performance bonus
• Comprehensive group insurance (health, dental, EAP, telemedicine) – 50% employer-paid
• RRSP with employer contribution after probation
• 20% reimbursement on OPUS card (≈ 2 months free per year)
• Modern, bright offices with panoramic views
• Free access to the building’s gym
• Reimbursement for leisure activities
• Community engagement and regular social events
• Professional development and continuous learning opportunities

À propos de PEAK

Depuis 1992, PEAK est le chef de file canadien du conseil financier indépendant, avec plus de 16 milliards de dollars d’actifs sous administration et 1 500 professionnels à travers le pays.
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Language requirements

• Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues and suppliers in Quebec as necessary.
  French-language training may be offered to all incumbents in permanent positions in Quebec who do not have a good knowledge of French.
• English is required for this position in order to communicate with clients and partners many of whom are located outside Quebec.