Event Manager

Encore Travel; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 95,000; Full time

Job summary

Encore recherche un.e Gestionnaire, Réunions et Événements pour porter l’entière responsabilité de chaque programme, de la première conversation à la facturation finale, en coordination avec les équipes internes. Vous gèrerez les lieux, les vols de groupe, les inscriptions et les rapports.

Le poste est central dans l’opération et exige une relation client solide, une anticipation des risques et une supervision de l’ensemble des livrables jusqu’à la clôture financière.

Qualifications

• 3 ans ou plus d'expérience en coordination d'événements
• Capacité à porter une relation client de bout en bout
• Connaissance des contrats hôteliers et de la logistique aérienne
• Une organisation hors pair pour gérer plusieurs événements actifs
• La rigueur CRM : consigner l'activité et suivre l'échéancier
• Une communication claire et orientée client

Responsibilities

• Prendre en charge l'événement du premier appel à la réconciliation finale.
• Suivre le plan de projet détaillé et coordonner lieux, vols et inscriptions.
• Gérer la relation client et agir comme le visage d'Encore pour le client.
• Configurer les exigences et rapports, et travailler avec l'équipe Succès client.
• Assurer la réconciliation et le suivi financier post-événement

Tools

Zoho CRM

Job description

Chaque événement a un moment où tout tient, ou tout bascule. Cemoment ne s'annonce jamais à l'avance.

Il vit dans l'espace entre les équipes. Dans ce que personne n'aconfirmé. Dans l'hypothèse que quelqu'un d'autre l'avait vu.

Le.la Gestionnaire, Réunions et Événements chez Encore, c'est lapersonne qui ferme cet espace, à chaque fois, avant que le client nesache qu'il existait.

Encore recherche un.e professionnel.le de l'événementiel quis'approprie les résultats, pas juste les tâches.

Le Rôle

Le.la Gestionnaire, Réunions et Événements porte l'entièreresponsabilité de chaque événement dans son portefeuille, de lapremière conversation à la facture finale. Coordination hôtelière,logistique des participant.e.s, collaboration sur les vols degroupe, configuration de plateforme, rapports et préparation sursite. Tout.

Ce rôle est au cœur d'une opération transversale. Le.laGestionnaire coordonne directement avec les équipes Vols de groupe,Succès client, Finances, Commercial et Opérations, et agit commepoint de contact principal pour les clients sur chaque programmeassigné. La portée est réelle et l'autorité suit.

Ce n'est pas un rôle de soutien. Ce n'est pas une fonction decoordination. C'est de la responsabilité, avec tout ce que ce mot implique.

Les Responsabilités

Prendre en charge l'événement du premier appel à laréconciliation finale.

Chaque programme actif a un plan de projet détaillé. Chaque jalon,livrable et communication client est suivi et à jour. Tu mènes larecherche de lieux pour les événements assignés et collabores avecle.la Spécialiste en recherche de lieux quand la complexité desappels d'offres le demande. Tu fournis à l'équipe Vols de groupetous les détails sur l'événement et les voyageur.se.s, et tu restesimpliqué.e à chaque transfert.

Porter la relation client, pas juste le dossier.

Tu es le visage d'Encore pour chaque client dont tu gères lesévénements. La qualité de cette relation t'appartient à bâtir et àprotéger. Les clients reviennent parce que la personne responsablede leur programme le connaît et en prend soin. Cette attente n'estpas ponctuelle. Elle est constante.

Anticiper, pas seulement réagir.

Les problèmes surgissent lors des événements parce que quelqu'un,quelque part, a manqué un signal. Tu lis ces signaux tôt, tu règlesles risques avant qu'ils n'atteignent le client, et tu maintiens laresponsabilisation à travers chaque partie prenante. Quand quelquechose glisse entre les mailles, c'est toi qui le rattrapes.

Configurer la technologie correctement, puis assumer ce qu'elleproduit.

Tu définis les exigences d'inscription, les flux d'approbation, lescommunications aux participant.e.s et la configuration des rapports.Tu t'associes à l'équipe Succès client pour exécuter selon cesexigences, dans les délais et selon les spécifications. Tu conduisles tests d'acceptation, donnes le feu vert pour la mise en ligne,et assumes ce que la plateforme produit.

Garder le portrait financier à jour.

Zoho CRM reflète le statut réel de chaque dossier, pas celui de lasemaine dernière. Les bons de commande et bons d'achat sont créésselon l'échéancier. La réconciliation avec les Finances se fait dansles cinq jours ouvrables suivant la clôture de l'événement. Pour lesclients hors plateforme, tu construis et livres les rapportsdirectement: manifestes de vols, sommaires d'inscription,réconciliations post-événement.

Représenter Encore avec le professionnalisme que le client estvenu chercher.

Chaque interaction avec un fournisseur, chaque escalade interne,chaque point de contact client est un reflet de la réputationd'Encore. Tu gères les relations fournisseurs courantes directementavec les outils et contacts privilégiés d'Encore. Pour lesnégociations complexes ou les termes contractuels, tu fais appelau.à la Spécialiste en recherche de lieux. Dans tous les cas, lestandard ne bouge pas.

• 3 ans ou plus d'expérience en coordination d'événements, gestionde voyages de groupe ou opérations
  
• Capacité démontrée à porter une relation client de bout en bout,pas seulement à exécuter des tâches assignées
  
• Solide connaissance des contrats hôteliers, de la gestion deslistes de chambres et de la logistique aérienne
  
• Une capacité organisationnelle hors pair pour gérer plusieursévénements actifs sans perdre en précision ni en élan
  
• La rigueur CRM: tu consignes l'activité, crées lesdossiers selon l'échéancier, et traites le système comme la sourcede vérité
  
• Une communication claire, assurée et prête pour le client entout temps
  

Un Plus

• Expérience en voyage d'affaires ou en gestion d'événements,idéalement dans les services financiers
  
• Familiarité avec les outils de réservation en ligne, lesplateformes d'inscription aux événements et les outils de rapports
  
• Expérience de collaboration avec des équipes de configuration oud'implantation technologique
  
• Connaissance des flux de réservation aérienne, des règlestarifaires et des processus de vols de groupe
  
• Maîtrise de Zoho CRM ou d'une plateforme comparable de gestionde projets et de relation client
  
• Bilinguisme anglais-français
  

Qui S'épanouit Ici

Les clients d'Encore restent en moyenne quinze ans. Ce chiffre ditquelque chose de précis: l'expérience de travailler avecquelqu'un qui connaît ton programme, anticipe tes besoins, et ne tefait jamais demander deux fois.

Ça n'arrive pas par hasard. Ça arrive parce que les gens qui fontce travail trouvent les détails satisfaisants, pas épuisants. Parcequ'ils restent avec une situation jusqu'à ce qu'elle soit résolue.Parce qu'ils font le suivi avant qu'on le leur demande.

Les personnes qui s'épanouissent ici pensent en résultats, pas entâches. Elles sentent la différence entre un événement qui a étégéré et un qui a été pris en charge. Elles le prennentpersonnellement quand quelque chose a failli mal tourner, même quandle client ne l'a jamais su.

Si l'idée d'une responsabilité totale te semble être de la clartéplutôt que de la pression, ce rôle a été fait pour toi.

Exigence linguistique

L'anglais est requis pour ce poste. Encore dessert des clients en Amérique du Nord et à l'échelle internationale, et nos équipes collaborent mondialement. Ce rôle implique l'interaction directe avec les clients et la collaboration transfrontalière où l'anglais est essentiel.