Evening Document Processing Specialist

Miller Thomson; Edmonton; On-site; CAD 52,000 - 73,000; Full time

Job summary

A national business law firm is seeking an Evening Document Processing Specialist to provide firm-wide support with advanced Microsoft Office skills. The ideal candidate should have at least 3 years of relevant experience and strong attention to detail. The role involves document formatting, proofreading, and data entry, and offers a competitive compensation package including health benefits and vacation.

Benefits

Comprehensive Benefits package

Flexible working options

Professional Development opportunities

Employee Assistance Program

Qualifications

• Minimum 3 years of relevant experience.
• Advanced technical skills in Word.
• Proficiency in PowerPoint and Excel.
• Strong attention to detail and proofreading skills.

Responsibilities

• Document formatting/styling including PDF to Word conversion.
• Preparation of PowerPoint presentations.
• Data entry and manipulation in spreadsheets.
• PDF manipulation including creating fillable forms.

Skills

Attention to detail

Editing skills

Customer service

Analytical skills

Typing speed of 55 wpm

Tools

Microsoft Word

Microsoft PowerPoint

Microsoft Excel

Adobe

Job description

Veuillez trouver la version française ci-après

As a recognized national business law firm, we support, grow, and impact our communities through our work. We help entrepreneurs, companies, and professionals shape and build the Canadian economy.

When you start a career with Miller Thomson, you join a firm that puts its people first. We provide the opportunity to influence the course of your career, community, and workplace with the support and backing of a national organization. While teamwork and collaboration are hallmarks of our culture, we accept and encourage individuality. You can expect a friendly, safe, and supportive environment where your colleagues will rally around to help you succeed.

Find the spark that will propel your career to new heights. Apply today to join a firm that is dedicated to you.

We are seeking an Evening Document Processing Specialist to join Miller Thomson LLP.

This position is to work remotely and is ideal for someone who enjoys a variety of document work, task completion and has an interest in the technical aspects of document production.

The successful candidate is self‑motivated, demonstrates excellent independent and teamwork skills, with strong ability to learn processes and technical work, promoting a client‑first focused culture. Being a contributing team player is essential to providing document production support across the Firm.

Shift

Monday to Friday : 5 : 00 pm - 12 : 30 am EST / 3 : 00 pm - 10 : 30 pm MST / 2 : 00 pm - 9 : 30 pm PST

As a Document Specialist, you will be providing firm‑wide support using your advanced skills in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Adobe).

Key responsibilities

• Technical tasks of document formatting / styling including conversion of PDF to Word, forensics utilizing complex and customized tools, and troubleshooting document issues;
• Document work including revisions, comparisons, mail merges, cross‑referencing, indexing, creating tables;
• Preparation and formatting of PowerPoint presentations;
• Transcription of digital dictation;
• Data‑entry, data manipulation and formulations in spreadsheets;
• PDF manipulation including creating fillable forms, redaction, bookmarking, hyperlinking, and compilation / organization of PDF files;
• Proofreading and checking documents for appropriate formatting, spelling, grammar and verifying accuracy of completed work;
• Communication with internal clients in regards to work requests;
• Intake of incoming work requests and creating database tickets;
• May be required to take support calls to resolve document problems;
• Other tasks as may be required.

What you'll bring

• Minimum 3 years' of relevant experience;
• Advanced‑level technical skills in Word, and proficiency in PowerPoint and Excel;
• Strong attention to detail, editing and proofreading skills;
• Strong analytical skills with ability to use data to solve problems and make decisions;
• Excellent customer service and communication skills;
• Ability to correspond professionally and effectively with internal client groups;
• Ability to type with a speed of approximately 55 words per minute;
• Must be flexible to work overtime and statutory coverage on occasion;
• Knowledge of legal terminology, documents, and procedures are an asset.

What we offer

We believe in the importance of a Total Compensation package, ensuring our mix of salary, benefits, and perks are competitive within the market as well as a work‑life balance. We offer :

• A comprehensive Benefits package that includes Health, Dental and Vision Care, Employee Assistance Program, Life Insurance, Short Term and Long Term Disability Insurance, 3+ Weeks' Vacation and 10 Personal Days;
• A Diverse and Inclusive Workplace;
• Flexible working options;
• Maternity Leave Top‑up;
• A Firm matching Group Retirement Savings plan;
• An individual TFSA with low fund management fees and competitive investment options;
• Employee Assistance Program to support you and your family;
• A wellness spending account to foster employee well‑being;
• Professional Development opportunities;
• Employee appreciation events;
• Charitable giving programs.

Compensation

We offer a competitive total rewards package with the expected range of the annual salary to be between $52,567 to $72,625.

The final salary is influenced by the location of the incumbent and may fluctuate based on the qualifications, skills, and market considerations, ensuring alignment with internal and external pay equity standards.

Who we are

Miller Thomson LLP is one of Canada's fastest‑growing national business law firms, with strategically placed offices across the country. Our consistent ability to provide practical, creative and cost‑effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, business services professionals and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry.

Miller Thomson LLP is an equal‑opportunity employer and is committed to equity, diversity, inclusion, and accessibility.

While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications we receive, we are unable to respond to queries individually, and only those selected for an interview will be contacted. No phone calls or agencies, please.

Miller Thomson will provide accommodation on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require accommodation, please inform our Talent department of the nature of the accommodation that you may require, to ensure your equal participation.

Reconnus comme un cabinet d’avocats d’envergure nationale, nous soutenons, développons et influençons les collectivités qui nous entourent grâce à notre travail. Nous aidons les entrepreneurs, les sociétés et les professionnels à bâtir et à dynamiser l’économie canadienne.

En entreprenant une carrière chez Miller Thomson, vous devenez membre d’un cabinet qui place ses membres au cœur de ses préoccupations. Nous vous donnons la possibilité de jouer un rôle dans l’évolution de votre carrière, votre collectivité et votre milieu de travail en bénéficiant du soutien et de l’aide d’une organisation nationale. Bien que le travail d’équipe et la collaboration soient des traits caractéristiques de notre culture, nous acceptons et encourageons l’individualité. Vous pouvez vous attendre à évoluer dans un environnement amical, sûr et positif dans lequel vos collègues se rallieront pour assurer votre réussite.

Trouvez l’étincelle qui propulsera votre carrière vers de nouveaux sommets. Postulez dès aujourd’hui pour vous joindre à un cabinet qui vous sera dévoué.

Nous sommes à la recherche d’un technicien ou d’une technicienne en traitement de texte de soir .

Ce poste est idéal pour une personne qui souhaite travailler à distance , qui aime la variété que propose le traitement de texte, qui aime accomplir des tâches et qui a un intérêt marqué pour les aspects techniques de la production de document.

La personne retenue est motivée, fait preuve d’excellentes aptitudes en matière d’autonomie et de travail en équipe, possède une solide capacité d’apprentissage en ce qui concerne les nouveaux processus et le travail technique, et favorise une culture axée sur le client. Pour fournir du soutien au traitement de texte dans l’ensemble du cabinet, le ou la candidat(e) retenu(e) devra essentiellement avoir un esprit d’équipe.

Horaires

Du lundi au vendredi : de 17h00 à minuit et demi (HE) / 15h00 à 22h30 (HR) / 14h00 à 21h30 (HP)

À titre de technicien(ne) en traitement de texte, vous devrez mettre à profit vos compétences avancées avec les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPower et Adobe) afin de fournir du soutien en matière de traitement de texte dans l’ensemble du bureau, et ce, principalement en français.

Principales responsabilités

• Réception des demandes de travail et mise à jour des bases de données.
• Communication avec les clients internes au sujet des demandes de travail.
• Création de divers documents juridiques et autres par dactylographie, transcription et numérisation, entre autres.
• Tâches de traitement de texte, y compris la révision, la comparaison, le multipostage, les références croisées, l’indexation et la création de tableaux.
• Préparation et mise en page de présentations PowerPoint.
• Transcription de dictées numériques.
• Saisie et manipulation de données, et formulation dans des feuilles de calcul.
• Manipulation de documents PDF, y compris la création de formulaires à remplir, la rédaction ainsi que l’ajout de signets et d’hyperliens.
• Tâches techniques liées à la mise en page et à l’ajout de styles dans des documents, analyses, utilisation d’outils complexes créés sur mesure et résolution de problèmes liés aux documents.
• Relecture et vérification de la mise en page, de l’orthographe, de la grammaire et de l’exactitude du produit fini.
• Soutien téléphonique pour résoudre des problèmes liés aux documents.

Ce que vous apporterez à Miller Thomson

• Minimum de 3 à 5années d’expérience pertinente.
• Compétences techniques de niveau avancé avec Word.
• Maîtrise générale de PowerPoint et d’Excel.
• Grand souci du détail. Compétences en matière d’édition et de correction d’épreuves.
• Excellentes aptitudes de service à la clientèle et de communication.
• Capacité à répondre avec professionnalisme et efficacité aux divers intervenants des services internes.
• Capacité à taper à un rythme d’environ 55mots par minute.
• Souplesse pour effectuer des heures supplémentaires et travailler certains jours fériés.
• Connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques, un atout.
• Solides compétences pour l’analyse, souci du détail et capacité à utiliser les données pour résoudre les problèmes et prendre des décisions.

Ce que vous propose Miller Thomson

Chez Miller Thomson, nous croyons qu’il est important de proposer un programme de rémunération globale. C’est pourquoi nous veillons à ce que nos salaires et nos divers avantages sociaux soient concurrentiels en plus d’offrir un excellent équilibre travail‑famille. Nous proposons :

• Une gamme complète d’avantages sociaux qui comprend notamment l’assurance‑maladie, les soins dentaires, les soins de la vue, un programme d’aide aux employés, l’assurance‑vie, l’assurance invalidité de courte et de longue durée, plus de troissemaines de vacances et dixjours de congés personnels ;
• Un milieu de travail qui favorise la diversité et l’inclusion ;
• Des possibilités d’aménagement d’un horaire de travail flexible ;
• Une indemnité complémentaire avec les congés de maternité ;
• Un régime enregistré d’épargne‑retraite collectif avec cotisation patronale ;
• Un compte enregistré libre d’impôt individuel avec de faibles frais de gestion des fonds et des options de placement concurrentielles ;
• Un programme d’aide aux employés pour vous soutenir, vous et votre famille ;
• Une allocation de dépenses pour les activités de bien‑être ;
• Des occasions de perfectionnement professionnel ;
• Des célébrations pour la reconnaissance des employés ;
• Des programmes caritatifs.

Rémunération

Nous offrons un programme de rémunération globale compétitif, avec un salaire annuel estimé se situant entre 52,567$ et 72,625$.

Le salaire final sera établi en fonction du lieu de travail de l’employé et pourra varier selon ses qualifications, ses compétences et les tendances du marché, tout en respectant les normes internes et externes en matière d’équité salariale.

Aperçu du cabinet

Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au Canada, avec des bureaux implantés stratégiquement dans tout le pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers les avocats, les professionnels des Services d’affaires et les collectivités dans lesquelles les avocats exercent.

Miller Thomson souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés ; les agences priées.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service de gestion des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires.